Magazijn optimaliseren zonder investeren #8 | Skills

Een medewerker is overgekwalificeerd voor een functie wanneer hij of zij over meer vaardigheden, een hoger opleidingsniveau of ruimere werkervaring beschikt dan voor de functie nodig is. Meestal is een persoon niet op alle functie-eisen overgekwalificeerd. Als iemand overgekwalificeerd is kun je verwachten dat de persoon uitdaging in zijn werk gaat missen. Zeker als die extra kwalificaties ook niet worden benut om de organisatie en werkprocessen te verbeteren. Dit gaat onherroepelijk leiden tot een slechtere samenwerking tussen werkgever en werknemer.

Er is sprake van onderkwalificatie voor een functie wanneer een medewerker over minder vaardigheden, een lager opleidingsniveau of minder werkervaring beschikt dan voor de functie nodig is. Je kunt zo’n medewerker nog steeds aannemen om hem nog in de functie te laten groeien. Je moet dan wel zeker weten dat die groei mogelijk is. Ook hier geldt overigens dat de onderkwalificatie meestal niet op alle functie-eisen van toepassing is.

Tijdens sollicitatiegesprekken kunnen eenvoudige tests worden uitgevoerd die uitwijzen of iemand bepaalde vaardigheden of inzichten heeft, zoals nauwkeurig werken, taalbeheersing, rekenen of ruimtelijk inzicht. Een praktijkvoorbeeld:

• Bij een verfproducent werd voor de aanschaf van een nieuw WMS-systeem een ICT-er aangetrokken die ervaring had met ERP-implementaties bij multinationals. De ICT-er werkte altijd projectmatig en stuurde teams aan die samen eisen en wensen voor het project in kaart brachten. Zo ontstond een goed overzicht van de benodigde functionaliteiten van het systeem.Toen hij aan zijn opdracht begon tuigde de ICT’er meteen een enorm projectplan op met  allerlei teams en een uitgebreid systeem van stakeholdersmanagement. In het magazijn werkten echter maar tien medewerkers en één leidinggevende die ook nog nooit eerder met een WMS-systeem had gewerkt. De ICT-er maakte een veel te ingewikkeld plan voor de organisatie die er mee moest werken. Daardoor kwam het project niet van de grond.

Het komt regelmatig voor dat het bij de ene afdeling in het magazijn erg druk is, terwijl bij andere afdeling nauwelijks werk te doen is. Een voorbeeld:

• De afdeling ‘goederenontvangst’ heeft het druk omdat een grote partij goederen op kwaliteit gecontroleerd moeten worden. De medewerkers dienen dan ‘beoordelingskennis’ van de binnengekomen goederen te hebben. Tegelijkertijd zitten de orderverzamelaars met hun duimen te draaien omdat ze wachten op de goederen die nog gekeurd moeten worden. Omdat voor het keuren van de goederen specifieke vaardigheden vereist zijn, kun je de orderverzamelaars daar niet voor inzetten.
  
  Deze situatie lijkt op het eerste gezicht een verspilling van tijd, maar is in feite een verkeerde balans in beschikbare vaardigheden. Het loont hier de moeite om de situatie dieper te analyseren. Als je de benodigde tijd voor bepaalde taken en de daarbij behorende vaardigheden afzet tegen de pieken in werkaanbod dan kun je uitrekenen welke extra vaardigheden je bij welke medewerkers moet aanleren om het proces efficiënter te laten verlopen.
  
  Een goed hulpmiddel hierbij is een vaardighedenmatrix. Hierdoor krijgen medewerkers ook afwisselender werk en lopen de processen flexibeler. Het is dan belangrijk om door taakroulatie medewerkers de extra vaardigheden te laten onderhouden. Toepassen van taakroulatie is vaak lastig, omdat we de neiging hebben om mensen die goed en snel zijn in bepaalde taken juist op die posities houden. Het is daarom belangrijk om te zoeken naar de juiste balans.​

Bedrijven die groeien of te maken hebben met tijdelijke pieken, zetten vaak medewerkers in om extra taken uit te voeren. Vaak maakt men dan iemand die goed is in uitvoering van een taak daarvoor ook meewerkend voorman. Een voorbeeld:

• De snelste orderverzamelaar wordt voorman van de orderverzamelaars. Maar soms heeft die niet de vaardigheden om anderen te instrueren en aan te sturen. Dat kan leiden tot teleurstelling bij hem en het team waardoor ze gezamenlijk  slechter gaat presteren net wanneer het druk is.
  
  Het is daarom belangrijk om van medewerkers te weten welke taken ze leuk vinden en of ze bij hem of haar passen Dat hoeft niet met uitgebreide tests. Vaak kom je al een heel eind door iemand bijvoorbeeld te vragen naar zijn hobby’s  Zo is de kans groot dat iemand die in zijn vrije tijd een voetbalteam coacht het leuk vindt om leiding te geven.

Het komt vaak voor dat de kennis en vaardigheden van de magazijnmedewerkers slecht benut worden. Ik geef enkele voorbeelden:

• Er is een tekort aan BHV-ers maar je kijkt niet naar personen die thuis of in een vereniging mantelzorger, EHBOer of verzorger van voetbalteam zijn.
• De looproutes, inrichting of locatiebepaling van artikelen in het magazijn zijn al jaren niet meer aangepast omdat de leidinggevende maar beperkte vaardigheden heeft op dat gebied, of er geen tijd voor kan vrijmaken. Terwijl in de avonduren werkstudenten rondlopen om orders te verzamelen die een studie big data analytics volgen.
• Er is door medewerkers al enige tijd gewezen op meerdere onveilige situaties in het magazijn Het management wil dat probleem oplossen en huurt daarvoor een adviesbureau in. Het adviesbureau onderzoekt de zaak en komt met een rapport vol ‘technische’ maatregelen . De medewerkers zien die maatregelen echter niet zitten omdat ze leiden tot veel extra handelingen terwijl ze al nauwelijks de opgelegde productiedoelstellingen kunnen halen.
  
  Om draagvlak te krijgen voor de maatregelen was het hier beter geweest om medewerkers zelf om oplossingen te vragen en aan te bieden om daarbij de kennis van een adviseur te kunnen inzetten. Een bijkomend voordeel is dat de advieskosten zo ook lager zullen uitvallen. De kans is vervolgens groot dat de gekozen oplossing bij alle medewerkers draagvlak heeft en het zal bijdragen dat de productiedoelstellingen gehaald kunnen worden.

Wanneer medewerkers onder grote tijdsdruk werken, zet je vaardigheden van medewerkers niet goed in. Iemand die graag overzicht heeft en de tijd neemt voor beslissingen zal onder tijdsdruk gestrest raken en sneller inschattingsfouten maken. Iemand die het prettig vindt om hard te werken zal zich onder tijdsdruk in het werk verliezen en niet meer zien wat er in zijn naaste omgeving gebeurt. Dit heeft een negatieve effecten op de veiligheid en de betrouwbaarheid van uitleveren.

Omgekeerd geldt dat als het te rustig is, de focus om nauwkeurig en efficiënt te werken vervaagt. Vaak zie je in de betrouwbaarheidscijfers van een proces dat bij zowel over- als onderbezetting het aantal fouten in het proces omhoog gaat. Het is daarom belangrijk goed naar werkdruk te kijken .

Besteed dan ook tijd om drukke en rustige periodes te voorspellen en de organisatie daarop aan te passen. Misschien heb je slimme medewerkers rondlopen die kunnen helpen om hiervoor een dashboard te ontwikkelen. Daarmee kun je met minder urgente werkzaamheden en orders de werkdruk afvlakken.