AEO-tool versnelt douane-audits en bespaart weken werk

Zaalberg, Customs Advisor & Freight Support Europoort zoals zijn formele titel luidt, zit in zijn kantoor met uitzicht op de kade en het schip dat daar ligt te wachten op vertrek. Samen met zijn collega Henk-Jan van der Gaag en de medewerkers van het vrachtkantoor is hij verantwoordelijk voor de douanefaciliteiten vanuit de rederij. Dit betekent een constante stroom van papieren formulieren, digitale vervoersbrieven, vragen per telefoon, mail of via welk kanaal dan ook. En aan de andere kant de Douane die om gegevens vraagt en controle uitoefent op het uitgaande en inkomende verkeer. Dat verkeer bestaat uit containers, trailers, vrachtauto’s met chauffeur (eigen rijders) en personen­auto’s. De losse containers worden door P&O Ferries geladen en gelost, en opgeslagen op het terrein totdat de eigenaren ze met een eigen vrachtauto komen ophalen.

Hij heeft een spannende en enerverende baan, vindt Zaalberg. “Het is hier voortdurend druk, want er gebeurt altijd wel iets. Een trein die te laat komt of te laat vertrekt, een vervoerder die niet komt opdagen, een boot die vertraging heeft... Elke dag gaan er honderd eigen rijders met de boot en zo’n duizend passagiers stappen in. En dat naast de containers die wij aan boord brengen”, vertelt hij.

Voordelen AEO-vergunning

Al die auto’s, containers, vracht, alles moet langs de Douane. Die kijkt mee en controleert de inkomende goederen. P&O Ferries heeft vanzelfsprekend een AEO-vergunning. Die afkorting staat voor de Engelse term Authorized Economic Operator. De gedachte achter de AEO is ontwikkeld door de Wereld Douane Organisatie. Dit om bedrijven en douane­autoriteiten nauw te laten samenwerken om de veiligheid van internationale logistieke ketens te verbeteren.

De AEO-vergunning faciliteert legale logistieke handelsstromen en vormt de basis voor veel andere douaneregelingen waarvan P&O Ferries in Rotterdam gebruikmaakt. Voor internationale handel is zo’n vergunning steeds meer een noodzakelijke basis geworden. Bovendien kunnen gecertificeerde bedrijven met een AEO-S-vergunning aantonen dat ze onderdeel zijn van een veilige logistieke keten. Er zijn drie soorten AEO-vergunningen: een voor de veiligheid, een voor de douanevereenvoudiging en als bedrijven deze alle twee hebben krijgen ze de derde, de volledige AEO-vergunning.

De vergunning wordt in de hele Europese Unie erkend. De belangrijkste voordelen van een AEO-vergunning zijn volgens senior projectadviseur Internationaal Ondernemen Ronald Kok van evofenedex minder controles en voorrang als je voor controle bent geselecteerd. En verder keuze van de plaats van controle, kennisgeving vooraf bij selectie voor controle en wederzijdse privileges bij de douaneafhandeling van inkomende en uitgaande zendingen. Zo krijgen AEO-gecertificeerde bedrijven gemakkelijker andere gewenste douanevergunningen en gaat de Douane bij een bedrijf met een AEO-status anders om met fysieke douanecontroles.

De vergunning krijgen en onderhouden is een hele klus. Daarom hebben evofenedex en Beurtvaartadres samen een speciale tool ontwikkeld: de AEO Customs Compliance Tool. Hiermee is het eenvoudiger geworden om het self­assessment te doorlopen en de AEO-status te onderhouden. Want bij elke audit van de Douane – gemiddeld om de drie tot vijf jaar – moeten bedrijven aantonen dat ze nog steeds aan alle eisen voldoen. Deze verplichting nemen bedrijven op zich als ze een AEO-vergunning aanvragen.

P&O Ferries werkt inmiddels met de AEO Customs Compliance Tool. Zaalberg: “Toen ik hier kwam, werkte Henk-Jan hier in z’n eentje als douaneadviseur. Hij verzoop in het werk. Alle formulieren, digitaal en op papier, moesten worden geüpload naar de Douane. Er was hier nog een ouderwets softwaresysteem. Ik ben erbij gekomen en wij moesten samen dat oude systeem optuigen. We kregen van een docent een cursus hoe om te gaan met douaneprocedures, een docent die ook als consultant is verbonden aan evofenedex. Daar hoorden we over de AEO Customs Compliance Tool. Ik dacht: deze moeten we hier hebben. En zo is het gegaan.”

In het geval van P&O Nederland had de Douane geen vraagtekens bij het bedrijf. “Wijzelf vonden dat we iets moest verbeteren”, zegt de douaneadviseur. “Voor het krijgen en behouden van een AEO-status is actuele en gespecialiseerde kennis vereist. En alle douane­procedures moeten goed georganiseerd zijn. Maar er moet ook een continue monitoring van die processen zijn. Die interne monitoring ontbrak bij ons. Je kunt wel zeggen dat je alles bijhoudt, maar dat moet je ook kunnen aantonen.”

Dat is volgens Zaalberg het grootste pluspunt van de AEO Customs Compliance Tool. “Het is een levend document. Je kunt elke update eraan toevoegen. De administratie is meteen aan te passen, waardoor je als terminal veel meer in control bent. We deden voorheen ons best, dat zei de Douane ook, maar we konden het onvoldoende aantonen. Neem het ‘incidentenregister’, waar de Douane in is geïnteresseerd. Dat is een leidraad voor de Douane tijdens een audit. Bij die periodieke controle spit de Douane echt alles door. Lijncontroles op dagelijkse douaneprocessen, maar ook controles op het gebied van veiligheid, IT en HR. Het moet op orde en up-to-date zijn. Dat betekent een heel boekwerk bijhouden. Met de tool kun je iets invullen op het moment dat er iets moet worden veranderd. Dat scheelt veel tijd. Dat is het voordeel van een levend document, zoals wij dat noemen. Je bent met één druk op de knop klaar. Anders ben je drie tot vier weken kwijt aan informatie verzamelen en de bijbehorende papieren voor dat boekwerk.”

Dat de vrachtauto’s en losse containers op het terrein van de rederij een risico vormen, is niet echt prettig vanwege zaken als drugs en illegale immigratie naar Engeland. Kijk wat er in Calais aan de orde van de dag is. Daar staan op de snelwegen borden met de waarschuwing: let op, mensen te voet op de rijbaan. “Met drugs hebben wij niet veel te doen”, lacht Zaalberg. Het is hier niet de snelweg van drugs, zoals dat misschien wel is tussen Zuid-Amerikaanse landen en Europa. We moeten wel letten op illegale immigratie. De boetes in Engeland zijn torenhoog. We hebben er hier overigens niet zoveel last van. We zitten in een uithoek van Europoort en zijn niet makkelijk te bereiken zonder vervoer. Bovendien beschikken wij als terminal met AEO-status over een hoog beveiligingsniveau, waaronder dag en nacht cameratoezicht, omheining met hekwerk en inzet van ­surveillancehonden.”

De vergunning is niet alleen goed voor een snelle afhandeling en andere voordelen bij de Douane, weet Zaalberg: “Klanten kiezen bewust voor een terminal met een volledige vergunning, met het oog op de nodige veiligheidsgaranties. Zij dringen er zelfs op aan. Je moet als rederij in dat geval gewoon leveren.”

Maar dan moet het bedrijf wel ervoor zorgen dat de AEO-vergunning behouden blijft. Hiervoor is de tool van evofenedex en Beurtvaartadres van bijzondere waarde, heeft Zaalberg ervaren. De periodieke audit is net achter de rug. Alle benodigde gegevens kwamen tevoorschijn met één druk op de knop. Geen wekenlang formulieren invullen en papieren erbij zoeken. Zaalberg: “De douane­ambtenaren waren onder de indruk. Niet veel bedrijven in de Rotterdamse haven gebruiken de tool al. Ik heb wel vernomen dat een andere rederij hier in de haven over de tool heeft gehoord van de Douane. Zij zijn zeker ook geïnteresseerd, heb ik begrepen.”

Advies op maat

Ronald Kok, senior projectadviseur Internationaal Ondernemen bij evo­fenedex, kan bedrijven bijstaan bij het gebruik van de tool. Daarnaast kan evo­fenedex bedrijven begeleiden bij het verwerven van een AEO-vergunning en voorzien van kennis over de douane­procedures die hierbij nodig zijn. Ronald Kok is bereikbaar via 06 2907 6792 en [email protected].