04-12-2024
Binnendienstprofessional moet van alle markten thuis zijn
BGoede samenwerking met interne en externe partijen nodig
Voor de medewerkers op de binnendienst was 2024 een roerig jaar. Het is voor deze professionals bijna een taak op zich om op de hoogte te blijven van alle nieuwe wet- en regelgeving, geopolitieke ontwikkelingen en veranderende klantverwachtingen. Wat hield hen dit jaar bezig en wat kunnen zij verwachten voor 2025?
Omdat nieuwe Europese wet- en regelgeving vooral gericht is op verduurzaming, worden compliance en internationaal maatschappelijk verantwoord ondernemen steeds belangrijker in de internationale handel. Zo zijn de ontbossingverordening (EUDR) en mogelijk het Carbon Border Adjustment Mechanism ook op de binnendienst een hot issue dat nieuw werk oplevert. Op haar jaarlijkse Dag van de Binnendienst in juni heeft evofenedex daar ruim aandacht aan besteed. Hoewel we nog merken dat veel medewerkers de noodzaak tot verduurzaming nog niet in hun dagelijkse praktijk ervaren, groeit het besef dat dit onderwerp impact gaat hebben op hun werk.
Hoge werkdruk
Ook de veranderende geopolitieke situatie in de wereld heeft grote invloed op de werkzaamheden van medewerkers die zich bezighouden met het faciliteren van internationale handel. Bijvoorbeeld door het toenemende aantal sancties. Het voldoen aan de gestelde regels – dus compliant zijn – kost veel extra tijd. Vaak komen deze extra taken op het bordje van de binnendienstprofessional, die voor het afhandelen van een order inzicht moet hebben in alle interne en externe eisen en voor de benodigde documentatie moet zorgen. Dit zorgt vaak voor een hoge werkdruk.
Wendbaar zijn als operationele spin in het web is in deze tijden van onzekerheid essentieel om aan de verwachtingen van klanten te blijven voldoen, en om te kunnen inspelen op uitdagingen die zich voordoen. De handelsketen en de eventuele risico’s hiervan inzichtelijk maken, helpt om export te optimaliseren en de efficiëntie te vergroten. Hiervoor heeft evofenedex de nieuwe cursus ‘Optimaal inrichten exportproces’ gelanceerd.
Het voldoen aan de gestelde regels – dus compliant zijn – kost veel extra tijd
Documenten en data
Alle documenten verzorgen en de juiste data daarvoor verzamelen waren ook het afgelopen jaar een uitdaging voor veel binnendienstmedewerkers. Bijvoorbeeld door de gefaseerde uitrol van het Border Target Operating Model door het Verenigd Koninkrijk (VK). Wat even lucht geeft, is dat de invoering van de vereiste veiligheidsverklaring (ENS) voor alle zendingen vanuit de EU naar de VK is uitgesteld van 31 oktober 2024 naar 31 januari 2025.
Onze ledenservice Internationaal Ondernemen ontving dit jaar veel vragen over invoerreglementering in doellanden, over oorsprongsdocumenten en over de ICC Incoterms® 2020. Een greep uit de vragen waar onze achterban zoal mee te maken heeft: “Mijn klant vraagt om document X, moet ik dit aanleveren voor bestemming Y?” of “De douane in land Y geeft aan dat ze een fysiek document nodig hebben, is dat waar?” Of: “Wat moet ik allemaal regelen wanneer ik de Incoterms®-regel DDP gebruik?”
AI wordt steeds vaker ingezet om de binnendienst te ondersteunen
Productmanager Exportbinnendienst bij evofenedex.
Overzicht en controle
Vooruitblikkend naar het nieuwe jaar, zien we dat kunstmatige intelligentie (AI) steeds vaker wordt ingezet om de binnendienst te ondersteunen. Bijvoorbeeld bij het beantwoorden van veelvoorkomende vragen en om proactieve inzichten in leveringsproblemen en de realtime voorraadstatus te bieden. Maar medewerkers blijven nodig voor individuele klantbehoeften, persoonlijke communicatie en klantrelaties. Alleen goed opgeleide medewerkers kunnen gepersonaliseerde service bieden en specifieke klantvragen beantwoorden. Het begrijpen van en kunnen inspelen op culturele verschillen en het daarop afstemmen van de communicatie, is iets waar zij zich mee kunnen onderscheiden om ook op lange termijn goede relaties te onderhouden met internationale klanten.
De wet- en regelgeving rond duurzaamheid en transparantie zal in 2025 verder worden aangescherpt. Afspraken nauwkeurig vastleggen en rapportages maken worden daarom steeds belangrijker. Hierbij is een goede samenwerking tussen verschillende interne disciplines nodig, evenals het inzichtelijk maken van het hele exportproces door vast te leggen welke benodigdheden wanneer en door wie opgeleverd moeten worden. Dit alles maakt dat de binnendienst de puzzelstukjes goed en tijdig kan samenvoegen voor een levering aan de klant. En dat is van essentieel belang, omdat inzicht in de herkomst en de milieueffecten van producten steeds belangrijker worden.
In de waan van de dag kan het lastig zijn een stapje terug te doen om te focussen
Competenties en tools
Kortom: medewerkers op de binnendienst moeten in 2025 meer dan ooit van alle markten thuis zijn. Hiervoor is ook een goede samenwerking met externe partijen nodig om overzicht en controle te houden. En om compliant te zijn, eventuele risico’s te vermijden en geen kansen te missen. In de waan van de dag kan het lastig zijn een stapje terug te doen om te focussen op een goede interne en externe samenwerking. Toch is ons devies: maak er tijd voor vrij, ook voor verdere professionele en persoonlijke ontwikkeling.
Het jaar 2024 heeft laten zien hoe belangrijk het is voor de binnendienst om wendbaar en weerbaar te zijn in deze steeds veranderende wereld. Allerlei uitdagingen vragen om een proactieve aanpak en het vermogen snel te reageren op nieuwe omstandigheden. Tegelijkertijd gaan de zaken van alle dag gewoon door, daarin zal volgend jaar niet veel veranderen. De binnendienstprofessional heeft het er maar druk mee. Des te belangrijker dus dat de binnendienst hiervoor de juiste competenties en tools aan boord heeft.
Lisette van Tol
Getty Images