Compliance is bij ERIKS geen extraatje meer

Trade compliance was al een kernactiviteit toen Amelink bij ERIKS in dienst trad. “Sindsdien is het alleen nog maar belangrijker geworden”, vertelt de ethics & compliance director. “Dit heeft te maken met de veranderingen in de wereld en de lastige geopolitieke situatie waarin we ons bevinden. Dus we werden min of meer gedwongen ons meer te ontwikkelen op het vlak van trade compliance. Ook hebben we externe audits op onze douane­processen gehad in verschillende landen. Dit was voor ons een trigger om de procedures rondom invoer en uitvoer van producten nog beter en efficiënter in te richten. Met de hulp van specialisten van evofenedex hebben we een jaar geleden onze product­managers getraind in het toewijzen van de juiste goederencodes. We hadden gemerkt dat niet altijd de juiste codes in ons systeem stonden. Onjuiste codes kunnen leiden tot vertragingen, incorrecte invoertarieven en boetes. Eerder hadden we al onze dual-usegoederen geïdentificeerd. Parallel daaraan is in ons ERP-systeem een pop-up ingebracht. Als iemand van Sales een product toevoegt aan zijn order en het betreft een dual-useproduct, verschijnt een melding dat contact moet worden opgenomen met het complianceteam. Vervolgens kijken we of een exportvergunning nodig is.”

Mensenrechten

Alle wet- en regelgeving bijhouden vormt voor Amelink en haar collega’s de grootste uitdaging om compliant te werken. “We kennen talrijke handelsstromen, zitten in diverse markten en hebben veel verschillende producten. Dat is de kracht van ERIKS, maar maakt het compliancebeleid ook uit­dagend. Er is veel regelgeving die we in de gaten moeten houden. De regels voor internationale handel veranderen continu − het gaat zo ongelofelijk snel. Vooral op het vlak van duurzaamheid zit momenteel heel veel beweging. En dit onderwerp wordt steeds belangrijker, ook voor onze klanten.”

Als voorbeeld noemt ze de bescherming van mensenrechten. “Bij ons staan mensenrechten centraal in de hele keten. We werken in lijn met internationale standaarden zoals de United Nations Guiding Principles en de OECD-richtlijnen. De Europese Forced Labour Product Ban (FLPB), waaraan bedrijven eind 2027 moeten voldoen, onderstreept het belang daarvan. Producten die met dwangarbeid zijn gemaakt, worden simpelweg van de markt geweerd. Dit vraagt van bedrijven dat ze hun keten goed kennen en risico’s actief beheersen. Daarom ontwikkelen we onder meer een formeel mensenrechtenbeleid, waarmee we onze ambities verder verankeren en onze verwachtingen ten opzichte van medewerkers en leveranciers duidelijk maken. De belangrijkste uitdaging ligt in het verder vergroten van transparantie en beheersen van risico’s binnen een complexe internationale supply chain, conform de eisen van de FLPB. Daarnaast vraagt het om een voortdurende versterking van processen en nauwe samenwerking met leveranciers. Ook is goede data­kwaliteit vereist, zodat we naleving kunnen aantonen”, aldus Amelink.

Hoe blijf je compliant, nu internationaal on­dernemen constant in beweging is? Amelink: “Compliant blijven is niet iets statisch; het blijft werk in uitvoering. Onze kracht ligt in goed samenwerken en hanteren van korte lijnen, vooral met de business. We weten elkaar goed te vinden en houden elkaar doorlopend op de hoogte van wat er speelt. En we houden grip door afdelingsoverstijgende overleggen.

Maar uiteindelijk moet de business het doen. Compliance informeert en helpt de business om aan wet- en regelgeving te voldoen. Een voorbeeld: als volgens Amerikaanse wetgeving een certificaat noodzakelijk is voor de verkoop van een bepaald product in de Verenigde Staten, informeren wij de salesmensen daarover. We vertellen hun wat er in zo’n certificaat moet staan. Maar de uitvoering ervan ligt bij de business.”

Strak ingeregeld

De ethics & compliance director vervolgt: “Ook zijn we sterk in het stellen van prioriteiten. We kunnen goed uitzoomen om de grootste risico’s in kaart te brengen en daarop actie te ondernemen. Onlangs hebben we een nieuwe tool geïnstalleerd, waarmee we al onze potentiële klanten en leveranciers screenen. Zo gaan we na of ze op een sanctielijst voorkomen. Dit proces hebben we strak ingeregeld: een medewerker kan geen nieuwe klant of leverancier aanmaken voordat er een screening is geweest.”

Voor het aanstellen van distributeurs en handelsagenten hanteert ERIKS een aangescherpt beleid. “Op het moment dat de business een vertegenwoordiger wil aanstellen, nemen we deze partij onder de loep”, vertelt Amelink.

“Bij handelsagenten is het zelfs zo dat we een extern bureau een extended due diligence laten doen. Dit is veel uitgebreider dan onze eigen screening van distributeurs. De externe partij doet onderzoek naar onder meer de eigenaren van het bedrijf en gaat na of de onderneming ooit op een negatieve manier in het nieuws is geweest. Dit doen we alleen voor handelsagenten, omdat zij een hoger risico vormen als het gaat om compliance. Zij handelen namelijk in naam van ERIKS in een bepaald land. Dat is bij distributeurs niet het geval. Overigens screenen wij zowel handelsagenten als distributeurs elk halfjaar opnieuw.”

Complianceclausule

Een andere risicoverlagende maatregel die ERIKS heeft genomen is het opnemen van een aparte complianceclausule in handelscontracten. “Dit is een paragraaf die we standaard in elk contract opnemen. Hierin staan verplichtingen, zoals voldoen aan sanctie- en exportcontrolewetgeving, en een verbod op het aannemen van steekpenningen. Onze gedragscode voor zakenpartners maakt ook onderdeel uit van het contract. Hierin belichten we onderwerpen als mededingingsrecht en anticorruptie.”

Zoals gezegd heeft ERIKS ook voor eigen medewerkers een gedragscode opgesteld. Amelink: “Tijdens de onboardingsdag voor nieuwe medewerkers staat de gedragscode altijd op de agenda. Om die ‘levend’ te houden bij medewerkers, werken we met diverse tools. We hebben net een nieuwe e-learning over onze gedragscode uitgerold naar alle medewerkers van ERIKS. Daarnaast ontvangen medewerkers een aantal keer per jaar micro-e-learnings. Dit zijn korte filmpjes die een onderwerp uit de gedragscode belichten. Het onderwerp stemmen we af op wat er speelt. Stel dat dataprivacy aandacht nodig heeft, dan kunnen we zo’n micro e-learning over dat onderwerp inzetten. Daarnaast sluiten we aan bij overleggen. Zo schuiven we geregeld aan bij interne salesteams en diepen we een onderwerp uit.”

Desgewenst anoniem

De interne meldregeling ‘Speak Up’ is een belangrijk onderdeel van de gedragscode voor de medewerkers, legt Amelink uit. “Onlangs hadden we een campagne waarmee we meer bewustzijn rond dit thema hebben gecreëerd. Directe aanleiding hiervoor was de overgang naar een nieuwe provider van een digitaal platform waarop medewerkers, desgewenst anoniem, melding kunnen maken van ongewenste situaties. We wijzen overigens medewerkers er altijd op dat ze veel andere mogelijkheden hebben voordat ze besluiten melding te doen op dat platform.”

Om ervoor te zorgen dat medewerkers gebruikmaken van de interne meldregeling, is het volgens Amelink belangrijk te blijven wijzen op die mogelijkheid. “Sommige afdelingen nemen de Speak Up-regeling mee in de weekstart. Daarnaast is op alle meldingen ons antivergeldingsbeleid van toepassing. Hierin staat dat je nooit nadeel ondervindt als je een melding doet van een ongewenste situatie, tenzij blijkt dat je iemand opzettelijk wil benadelen vanwege bijvoorbeeld wroeging. Maar het blijft moeilijk het sentiment ‘ik meld niet want anders raak ik mijn baan kwijt’ uit te bannen. Als wij een gegronde melding krijgen, zit daar altijd een verbetering in voor de hele organisatie. Dit kan zorgen voor het aanscherpen van processen, maar het leidt ook echt tot een verbetering van de werksfeer.”

Op de vraag of een sterke compliancecultuur helpt bij internationale groei, antwoordt Amelink stellig: “Jazeker, voor honderd procent. Als je internationale handel wilt blijven drijven en mee wilt in internationale groei, moet je een gedegen complianceprogramma hebben. Het is geen leuk extraatje meer. Dat is op zich natuurlijk heel prettig voor de compliance officer.”

Het afgelopen jaar is er in de hele supply chain meer aandacht gekomen voor compliance, constateert Amelink. “We zien een exponentiële groei van vragen op dat vlak. Klanten informeren steeds specifieker naar wat we in huis hebben om te zorgen dat we voldoen aan diverse regelgevingen. Omdat we merkten dat steeds dezelfde vragen terugkomen, hebben we voor hen een compliancestatement opgesteld. Hierin vatten we op één pagina ons complianceprogramma samen. Dit scheelt ons een heleboel tijd. Je merkt heel sterk dat veel klanten alleen nog maar in zee willen met een leverancier die z’n zaakjes op orde heeft. Oftewel een leverancier die onder meer duurzaam produceert, mensenrechten goed waarborgt en voldoet aan sanctiewetgeving. Dat hebben wij andersom ook bij onze leveranciers. Daarom moeten ook onze leveranciers akkoord gaan met onze gedragscode voor zakenpartners.”

Voor internationaal ondernemers heeft Amelink een belangrijk advies: “Betrek je compliancecollega’s op tijd. Als er geen interne complianceafdeling is, vraag dan hulp van externe specialisten als je er zelf niet uitkomt. Neem geen risico’s. Zet niet even snel je handtekening onder een certificaat met het idee dat het wel zal kloppen. Het kan er uitzien als iets onbelangrijks, maar de gevolgen ervan kunnen desastreus zijn of conflicteren met je eigen gedragscode. Ook een partij als evofenedex kan een belangrijke rol spelen bij ondersteuning. We halen zelf veel relevante informatie bij de ondernemersvereniging vandaan. Heel waardevol is ook de Trade Compliance Community van evofenedex, waar ik bij ben aangesloten. Vooral het netwerk van compliance officers die bij de deelnemende bedrijven werken, is erg interessant voor ons.”

Amelink deelt nog een belangrijk inzicht dat ERIKS heeft opgedaan. “Compliance is pas echt effectief als het goed verankerd is in de dagelijkse praktijk en als leidinggevenden in het bedrijf het belang ervan uitstralen. Essentieel is dat het niet blijft bij alleen een document. Wij hebben ervaren hoe belangrijk het is om beleid te vertalen in concrete processen, duidelijke richtlijnen en praktische handvatten.”