Ex Works is niet altijd de beste Incoterms®-regel

“Regelmatig zien we dat bedrijven Ex Works (EXW) aanbieden aan klanten die te weinig kennis hebben van alle uitvoerformaliteiten of die niet kunnen verrichten. Hoe eenvoudig deze Incoterms® 2020-regel ook lijkt, in de praktijk kan er van alles mee misgaan. Zeker bij internationale handel”, zegt bedrijfsjurist Shari Touw van evofenedex. “Kopers beseffen vaak niet dat ze verantwoordelijk zijn voor alle stappen van het transport. Van het magazijn van de verkoper tot aan de eindbestemming, inclusief de export- en importformaliteiten. Als die kennis en ervaring ontbreken, ontstaan er vaak al snel problemen. In dit geval bleven de goederen nog dagenlang in het magazijn van de verkoper in de weg staan. En de binnendienst had veel tijd nodig om uit te zoeken welke documenten er nodig waren voor het uitklaren van de goederen. Wat bedoeld was als een vlotte levering mondde uit in frustratie. Dergelijke problemen leveren niet alleen vertraging op, maar kosten ook geld door extra opslagkosten en soms zelfs boetes”, aldus Touw.

CIP en FCA goede alternatieven

Ex Works vraagt om een realistische inschatting van het kennisniveau van de koper. evofenedex adviseert daarom deze Incoterms®-regel alleen te gebruiken als je zeker weet dat de koper over de juiste kennis en middelen beschikt. Als de koper niet weet hoe hij het transport moet regelen, ligt het voor de hand dat de verkoper de verantwoordelijk hiervoor op zich neemt. Om geen transportrisico’s te lopen is de Incoterms® 2020-regel Carriage and Insurance Paid to (CIP) een goed alternatief. De exporteur regelt bij CIP alles 'huis-huis', maar loopt geen transportrisico’s. Bedrijven kiezen ook nog wel eens voor de Incoterms® 2020-regel Delivered at Place (DAP), maar dan loopt de verkoper juist álle risico’s.

Als de koper geen uitvoerformaliteiten kan ­verrichten of niet weet hoe dat moet, is Free Carrier (FCA) een goed alternatief. Bijvoorbeeld bij een zending naar een land als Ecuador. Want bij exportzendingen naar een land buiten de EU moet de verkoper de uitvoeraangifte bij de Douane verzorgen. Bij de Incoterms® 2020-regel FCA geeft de verkoper de goederen aan de koper of diens vervoerder op een afgesproken plaats. Vanaf dat moment zijn alle vervoerskosten en het risico van verlies van of schade aan de goederen voor de koper. De afgesproken plaats is meestal het bedrijfspand van de verkoper of anders een groupageloods of terminal in de zeehaven van vertrek.

“Zorg naast heldere communicatie met je klant ook intern voor een goede afstemming als je afwijkt van de Incoterms®-regels die je bedrijf meestal gebruikt. Eén telefoontje kan soms duizenden euro’s schelen. Verkoop draait niet alleen om commercieel denken, maar ook om logistiek bewustzijn”, benadrukt Touw.

Incoterms®-expert Fred Koning, docent bij evofenedex, beaamt dit: “Denk als sales en binnendienst samen goed erover na of je wel wilt dat de klant de goederen zelf gaat inladen en vervoeren en dat die verantwoordelijk is voor alle bijbehorende documentatie. Mijn ervaring is dat de meeste bedrijven dit niet willen, omdat zij hun klanten willen ontzorgen en risico’s willen vermijden. Ook om reputatieschade te voorkomen.”

Volgens Koning ligt het dan voor de hand dat je niet kiest voor Ex Works, maar voor een andere Incoterms®-regel. “Bijvoorbeeld Free Carrier, waarbij de koper verantwoordelijk is voor het laden en de documenten. Want besef goed dat Ex Works de enige van de elf Incoterms® is waarbij de verkoper de goederen alleen maar in zijn magazijn hoeft klaar te zetten voor de chauffeur van de koper. Omdat de verkoper verder geen enkele operationele verplichting heeft, is Ex Works een vreemde eend in de bijt.”