Hoe krijg je een werkbare letter of credit?

Om te illustreren hoe je tot een werkbaar en veilig L/C komt, lichten we een recente praktijkervaring van Van Mourik Yeast and Packaging BV toe. Dit bedrijf ontving een order van een klant uit Algerije voor hoogwaardige industriële verpakkingsmachines ter waarde van in totaal circa 2,5 miljoen euro. De productietijd was ongeveer 14 maanden en de looptijd van de L/C ongeveer 15 maanden. De al afgesproken betalingsconditie was een onherroepelijke L/C, geopend door een first class-bank in Algerije en was geconfirmeerd door een Nederlandse bank. De leveringsconditie was CIF Algerijnse haven, Incoterms^® 2020.

De koper stelde het volgende voor:

• 15 procent vooruitbetaling met een advance refund ­guarantee van een gerenommeerde bank;
• 85 procent betaling via een L/C at sight;
• confirmatiekosten voor rekening van de leverancier;
• diverse vereiste documenten zoals: originele facturen, vrachtbrieven, certificaten, EUR.1 en EX.1 (beide gerelateerd aan export en preferentiële oorsprong), paklijsten, gewichtsverklaringen en conformiteitscertificaten.

Grondig onderzoek

Voordat Van Mourik het contract tekende, deed het bedrijf grondig onderzoek naar het confirmeren van de L/C en eventuele juridische knelpunten. Vanwege de looptijd van 15 maanden was het lastig een Nederlandse bank te vinden die bereid was de L/C te confirmeren. Er was sprake van grote verschillen in confirmatietarieven (tussen 0,5 en 3 procent per jaar), die afhankelijk waren van het risicoprofiel en de compliance-eisen. Confirmatie werd uiteindelijk verkregen, onder voorbehoud van inhoudelijke acceptatie en goedkeuring door de risk & compliance-afdeling.

Er bleken twee juridische knelpunten te zijn. Allereerst is de ICC Incoterms®-regel Cost, Insurance and Freight (CIF) volgens de Algerijnse wetgeving niet toegestaan als le­veringsconditie. Dit werd gecorrigeerd door een toegestane variant te kiezen. Verder bleek de gevraagde bankgarantie voor de 15 procent aanbetaling problematisch: Algerijnse wetgeving verbiedt dat een ingezetene rechtstreeks een garantie ontvangt van een buitenlandse bank. In plaats daarvan is een contragarantie vereist via een lokale bank, zonder einddatum. Dit creëerde een onaanvaardbaar risico. De oplossing: de aanbetaling werd volledig geschrapt en het volledige bedrag via de L/C afgehandeld.

Hoewel de L/C formeel was geopend en geadviseerd aan de leverancier, kwam de koper alsnog met aanvullende eisen. Hij wenste onder andere een derde van de originele bill of lading en andere originele documenten rechtstreeks te ontvangen. Maar deze eis zou een risico vormen voor de betaling. In overleg met de bank is besloten dit op te lossen door een extra document in de L/C op te nemen: een zogeheten beneficiary’s certificate. Hierin werd verklaard dat de documenten zijn verzonden na verscheping, zonder dat fysiek bewijs van verzending was vereist. Na goedkeuring van de aangeboden documenten onder de L/C door de confirmerende bank zijn de documenten per koerier verzonden naar de koper.

Voorkom schade

Deze casus onderstreept het belang van een zorgvuldige voorbereiding en uitvoering. Zo is het voor de verkoper allereerst belangrijk dat zijn afdelingen sales, administratie, finance en logistiek vooraf duidelijke afspraken met elkaar maken. Ook is het raadzaam de eigen bank vroegtijdig bij de transactie te betrekken, zeker als de transactie complex of risicovol is. Wees ook kritisch op leverings- en betalingscondities en toets die aan wet- en regelgeving in het land van de koper. Vergeet ook niet voor realistische documentvereisten te zorgen, want elk detail telt. Bewaak tot slot altijd goed de tijdslijnen door te zorgen voor voldoende tijd voor productie, verscheping en documentverwerking.

Een L/C is een krachtig instrument, maar ­vereist kennis, discipline en samenwerking. Alleen dan is het een werkbaar middel in plaats van een blokkade bij transacties. Zorg daarom dat je team goed is opgeleid, maak gebruik van externe kennis waar nodig en neem geen genoegen met standaarddocumentatie. Een goed opgestelde en beheerde L/C voorkomt financiële schade en zorgt voor succesvolle leveringen over de grens.