Koplopers vertellen hoe zij omgaan met de EUDR

Een van deze bedrijven is Wilmar Europe Trading. Vanuit het Rotterdamse hoofd­kantoor handelt deze firma in tropische oliën en vetten, zoals palm- en kokosolie en vet­alcoholen. “Onze producten vallen bijna geheel onder de reikwijdte van de EUDR”, vertelt Nancy Lindenhovius, compliance officer bij Wilmar. “Ons geluk is dat we deels eigen plantages hebben. Dit maakt het een stuk makkelijker de gegevens boven water te krijgen die vereist zijn volgens de EUDR. Maar als je niet zelf de controle hebt over waar je producten vandaan komen, is het belangrijk je te verdiepen in je leveranciers. Zorg dat ze open kaart spelen en check de door hen aangeleverde informatie door het raadplegen van open bronnen.”

Open eindjes

Verder is het volgens Lindenhovius belangrijk dat je tijdig toegang hebt tot het Trade Control and Expert System (TRACES), een onlinesysteem van de Europese Unie. “Hierin moet je onder meer de geolocatiegegevens invoeren van alle percelen waar de grondstoffen of producten vandaan komen. Ook moet je beschikken over documenten die bewijzen dat de goederen legaal verkregen zijn in het land van oorsprong. Helaas is voor ons nog steeds niet duidelijk welke documenten precies vereist zijn. We hopen hierover binnenkort uitsluitsel te krijgen van de Europese Commissie en/of de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA).

Ook moet je elektronisch een verklaring indienen die laat zien dat het product voldoet aan lokale wetgeving. Dat is ook voor ons een hele opgave, ook al hebben we een team van lokale mensen. Wij werken al ruim tien jaar volgens de vereisten van de EUDR. Daarom is het in de geest van de wet gesneden koek voor ons. Maar de uitvoering ervan, met alle open eindjes, vind ik best lastig.”

Onwetendheid bij Commissie

Op de vraag wie bij het bedrijf verantwoordelijk is voor compliance met de EUDR, antwoordt Lindenhovius: “Compliance is not a department. De verantwoordelijkheid ligt bij iedereen in het bedrijf. Ik zorg voor de interpretatie van de wet, voor de vertaalslag naar de businessprocessen. De eindverantwoordelijkheid voor EUDR-compliance ligt bij mij en de algemeen directeur.”

De onwetendheid van de Europese Commissie over de uitvoering in de praktijk, heeft Lindenhovius het meest verrast. “Zo gelden onder de EUDR bepaalde vereisten voor het apart opslaan van goederen, die geheel voorbijgaan aan de praktische uitvoerbaarheid ervan. We kunnen dit helaas niet apart digitaliseren en zullen een extra fte moeten inzetten om hieraan te kunnen voldoen.”

Ook Ricoh Europe SCM is zich al enige tijd aan het voorbereiden op de EUDR. “Vanuit Bergen op Zoom leveren we onder meer printers en toebehoren aan alle Ricoh-entiteiten in de EMEA-regio”, vertelt customs manager Joost Barel, waarbij EMEA staat voor Europa, het Midden-Oosten en Afrika. “Onze grote papierrollen, kleiner papierwerk en houten kantoormeubelen vallen onder de EUDR. Al deze producten laten we produceren door externe partijen.”

Hij vervolgt: “We dachten eerst dat ook heel wat rubberen service parts eronder zouden vallen. Maar na overleg met onze toeleveranciers in Japan bleek dat het overgrote deel van synthetisch rubber en níet van natuurlijk rubber wordt gemaakt. Dat heeft ons nog het meest verrast, dat bepaalde in het verleden gemaakte aannames over onze producten niet blijken te kloppen. Dit heeft ons er nog bewuster van gemaakt dat je het belang van correcte masterdata niet moet onderschatten. Verder hebben we de items die worden gemaakt van natuurrubber intussen vervangen door synthetisch rubber”, aldus Barel.

Werken in projectteam

De productmarketeers onderhouden, samen met inkoop, contact met de leveranciers om de due diligence-statements te verzamelen, vervolgt hij. “Spin in het web is de douaneafdeling. Deze moet ervoor zorgen dat alle gegevens aanwezig zijn op het moment van het importeren en exporteren van de producten. Onze compliance manager is projectmanager van de implementatie van de EUDR en is ook de eindverantwoordelijke. Om ons voor te bereiden op de handhaving, werken we in een projectteam dat regelmatig overlegt”, aldus Barel.

“Ter ondersteuning hebben we ons onlangs aangesloten bij het platform Prewave”, vervolgt hij. “Onze leveranciers kunnen zelf via een link de vereiste due diligence-informatie invoeren in Prewave. Dit wordt vervolgens automatisch naar TRACES gelinkt, waarna een due diligency-statement wordt aangemaakt. Vervolgens komt er een terugkoppeling naar onze systemen.”

Uitstel van wetgeving

Het feit dat EU-wetgeving vaak wordt uitgesteld of de scope ervan weer wordt veranderd, maakt het lastig voor bedrijven om zich goed voor te bereiden, constateert Barel. “De inwerkingtreding van de EUDR is al een keer een jaar uitgesteld. Dat helpt een complianceafdeling niet. Maar we werken wel naar een actuele implementatiedatum toe, leunen niet achterover en houden de vaart erin.”

Barel vernam dat het voor de Japanse papierindustrie momenteel onmogelijk is aan de EUDR te voldoen. “Ik ben benieuwd hoe dat gaat lopen. We zijn nu de nodige voorraad aan het opbouwen voor de ingangsdatum van de EUDR, zodat we kunnen blijven leveren na 30 december. Zo hopen we ook wat tijd te winnen om eventueel naar alternatieven te kijken.”

Als groothandel in woonaccessoires en hobbymaterialen, veelal met of van hout, heeft Hogewoning al jarenlang te maken met de Europese houtverordening EUTR, zegt Therèse Boersma, sustainability manager bij het bedrijf. “Nieuw onder de EUDR is onder meer dat je de geolocatie moet opgeven van waar het hout afkomstig is. En je moet bewijzen dat er geen sprake is van ontbossing. Maar dat is informatie die je niet even uit je mouw schudt. We selecteren en ontwerpen zelf onze producten en laten ze maken in China en India, waar ook het hout vandaan komt. Onze buying offices in India en China zitten nog in de fase van overleg met onze leveranciers. We merken dat de partijen in India welwillend zijn de gevraagde informatie te verstrekken. China daarentegen is een ander verhaal. Doordat ze daar erg gesteld zijn op privacy, is er veel terughoudendheid om de gegevens te verstrekken. Als er leveranciers zijn die de gevraagde informatie niet aanleveren, kunnen we helaas niet meer van hen afnemen. Het is voor ons dan onmogelijk de producten te importeren in de Europese Unie”, aldus Boersma.

Eisen vertalen

Om destijds aan de EUTR te voldoen, had Hogewoning samen met zijn certificerende instelling een format opgesteld. Hiermee is de hele supply chain van elk artikel dat onder die wetgeving viel, in kaart gebracht, legt Boersma uit. “Dit document hebben we nu aangepast aan de eisen van de EUDR. Zo hebben we de ‘verdiepende due diligence’ toegevoegd, het proces van extra risicoanalyse en verificatie van herkomstgegevens om te bewijzen dat producten ontbossingsvrij en legaal verkregen zijn. Dit proces is zeer complex, zeker gezien ons assortiment met veel individuele artikelen die onder deze wet­geving vallen. We zoeken daarom aansluiting bij een digitaal platform dat ons helpt de administratieve last te verlichten en volledig te voldoen aan de vereisten van de EUDR.”

Het is zijn taak duidelijk te krijgen aan welke eisen Hogewoning moet voldoen, vervolgt Boersma. “Deze eisen vertaal ik vervolgens naar de uitvoerende functies, zoals onze buying offices en degenen die verantwoordelijk zijn voor de douaneformaliteiten. Iedere schakel heeft zo een bepaalde verantwoordelijkheid. De eindverantwoordelijkheid ligt bij de directie.”

De Themagroep Ontbossing, een van de community’s van evofenedex, is zeer waardevol voor Boersma. “Hierin delen we kennis en ervaring. Klankborden met collega’s uit diverse branches is heel nuttig. De bijdrage van de medewerkers van evofenedex is ook belangrijk. Zij zitten boven op de materie en pluizen het goed uit. Doordat deze medewerkers goede contacten hebben bij de Europese Commissie en de NVWA, kunnen zij duidelijke informatie geven over onder meer aanstaande veranderingen. Hierdoor kun je al in een vroeg stadium rekening ermee houden.” Tot slot merkt Boersma op dat je altijd vooruit moet denken. “Als je je pas in de EUDR gaat verdiepen en erop gaat voorbereiden op het moment dat de eisen ingaan, ben je te laat.”

Kort na het afnemen van de interviews kondigde de Europese Commissie aan dat ze overweegt de inwerkingtreding van de EUDR opnieuw met een jaar uit te stellen, dus tot eind 2026. Een dergelijk uitstel levert opnieuw onzekerheid en onduidelijkheid op voor de drie geïnterviewde bedrijven en andere ondernemingen die onder de EUDR vallen. Het is daarom mogelijk dat de geciteerde personen niet meer achter al hun uitspraken kunnen staan.