Samenwerken op basis van vertrouwen

Het begin van de samenwerking ontstond tijdens de bouw van het pand. “We hebben het pand van de verhuurder samen ingericht met de bouwer. Tijdens de ontwikkeling zijn we samen opgetrokken. Wat willen jullie, wat willen wij? Hoe kunnen we het buitenterrein zo optimaal mogelijk inrichten? Zo leerden we elkaar kennen en raak je in gesprek over elkaars uitdagingen. Wij zitten bijvoorbeeld altijd met de vraag naar ruimte, en onze buren hadden een kwestie met hun personeel in het laagseizoen. Zij wilden hun goede mensen niet zomaar kwijtraken omdat er onvoldoende werk is en vroegen aan ons of wij ze misschien konden gebruiken. Dat valt precies goed samen, want hier hebben we dan de drukte van Black Friday en kerst, terwijl het bij hen rustiger is.”

Weet wat je krijgt

Voor Blaauwgeers is deze oplossing fijn. “We hoeven niet op zoek te gaan naar personeel en weten dat we kwalitatief goede mensen erbij krijgen om ons te helpen. Zij kennen de weg inmiddels en kunnen gewoon in hun vertrouwde omgeving aan de slag. En hun reisafstand naar het werk blijft hetzelfde. Wij kunnen de pieken zo goed opvangen en zijn erg blij met deze samenwerking. Wij huren ze gewoon in bij hen, dus dat is allemaal goed afgedekt. We hebben geen ingewikkelde contracten afgesloten; het gaat op basis van vertrouwen.”

Ook een stuk intern transport dat bij VAHB na de verhuizing minder goed kan worden ingezet blijkt in de samenwerking goed van pas te komen. “Onze buren zaten met een truck die in het nieuwe pand minder goed inzetbaar bleek. Maar ze hadden wel een goede overeenkomst met hun leverancier afgesloten. Wij waren juist op zoek naar een extra truck en dankzij de samenwerking konden wij die voordelig in gebruik nemen op basis van de afgesloten voorwaarden. Dat scheelt heel veel, want als je zelf weer een contract moet afsluiten, ben je duurder uit. Wij blij, de buurman blij.”

Last minute

Voor Trexico is het lastig om vooruit te kijken naar hoeveel opslagruimte er nodig is. “Klanten komen nog weleens ad hoc met vragen, omdat ze ineens meer willen opslaan vanwege onrust in de wereld. Tijdens voorraadpieken kan er dan voor bepaalde producten, welke niet onder de kwaliteitscertificering vallen en waarvoor de klant nadrukkelijk toestemming heeft gegeven, aan de buurman worden gevraagd of er nog ruimte beschikbaar is. Vaak lukt dat. Maar als die net de nieuwe collectie kampeerartikelen binnen heeft of heel veel artikelen verwacht, is het gewoon een duidelijke nee. Dan moet ik verder nadenken over een oplossing. Maar het is fijn om een buur te hebben waar je kunt beginnen.”

Blaauwgeers zou niet zomaar met ieder bedrijf in de buurt zo’n afspraak maken. “Bij VAHB voelt het samenwerken vertrouwd. Vertrouwen hierbij is echt de basis. Gewoon normale ge­sprek­­ken met elkaar voeren over wat wel en niet kan. Als de buurman een keer een zware heftruck nodig heeft, helpen we hem. Die hoeft hij dan niet elders te huren voor een eenmalig klusje. Door elkaar te helpen worden we beide sterker.”

Laagseizoen

Bas Verheijen, logistiek manager bij VAHB, beaamt het verhaal van Blaauwgeers. Het bedrijf zit momenteel in zijn laagseizoen. “Het logistiek personeel neemt bij voorkeur vakantiedagen op in het laagseizoen, na de schoolvakantie. Het is fijn dat een deel van hen bij Trexico aan de slag kan. Daarnaast hebben we nog met twee andere bedrijven in de buurt een overeenkomst gesloten om personeel uit te lenen. Dat is fijn en geeft zekerheid voor onze mensen. We berekenen dat kostenneutraal, we zijn geen uitzendbureau. Maar ook seizoensmedewerkers als scholieren delen we samen. Stel dat die in de winter weer aan de slag willen en Harm kan ze goed gebruiken, dan geven we dat door. Dan weet hij dat er goede, gemotiveerde scholieren komen.”

In het begin was het voor het personeel wel wennen, aldus Verheijen. “Het moest eerst landen. Want wat moet ik dan doen bij de buren? vroegen de medewerkers zich af. Ze hadden een heel ander beeld van hoe het er bij Trexico aan toe ging. Maar na een bezoek was dat snel over en zagen ze dat het niet veel verschilde met wat ze bij ons doen. We hebben ook gezegd dat ze hier gewoon pauze kunnen houden als ze dat willen. Maar nu bestellen ze gewoon daar [bij Trexico, red.] broodjes en vinden ze het werken bij de buren heel gewoon. Het is fijn dat onze mensen niet hun hele sociale leven hoeven om te gooien, omdat ze ineens 30 kilometer verderop aan de slag moeten. Verande­ring kost tijd.”

Meer delen

Maar het bleef niet alleen bij het delen van personeel, ruimte en intern transport. “We gebruiken ook dezelfde hovenier“, zegt Verheijen. “Wij waren niet tevreden en jullie hadden een goede rondlopen, dus die loopt nu ook bij ons. Dat is ook prettig voor de uitstraling van het pand.” Omdat Trexico een eigen douane- entrepot heeft, biedt dat ook mogelijkheden voor VAHB. Verheijen: “Als wij in de toekomst zendingen hebben uit het buitenland die douaneplichtig zijn, kunnen we daar gebruik van maken.”

Volgens hem is het voor bedrijven die een samenwerking zoeken belangrijk om verder te kijken dan hun eigen processen. “Wees geïnteresseerd in een ander en blijf nadenken over je eigen proces.” Voor Blaauwgeers was de uitnodiging van evofenedex om via een bijeenkomst van de vereniging een kijkje te nemen bij een ander bedrijf erg waardevol. “Een kijkje in de keuken bij een ander is altijd waardevol.”

Zijn er grenzen aan samenwerken? “Ik denk dat als onze buurman ook een logistiek dienstverlener was geweest, ik een stuk terughoudender was geweest om samen te werken”, zegt Blaauwgeers. “Nu hebben we een gentlemen’s agreement en zitten we elkaar niet in de weg als concurrent. Zij doen echt iets anders dan wij, behalve dat ze ook logistiek en opslag gebruiken. Ik wil natuurlijk niet hebben dat mijn klanten overstappen als ik zou samenwerken met een andere logistiek dienstverlener. Maar verder is, wat mij betreft, veel mogelijk in een samenwerking als je het gesprek aangaat en vertrouwen hebt in elkaar.”