Trade compliance-medewerkers zijn nu de cool kids

Europa vertegenwoordigde vorig jaar ongeveer de helft van de omzet, vervolgt Hendrickx. “Alle werkzaamheden die te maken hebben met de fysieke leveringen, hebben we uitbesteed aan vijf externe distributiecentra (DC’s). Deze zijn allemaal gecentraliseerd in hun eigen verkoopregio. De DC’s staan onder meer in Frankrijk, Hongarije en Nederland. Alle vijf hanteren ze een iets andere strategie voor de import en export. De ene douaneautoriteit communiceert namelijk veel soepeler dan de andere. In Hongarije bijvoorbeeld communiceer je in de lokale taal via een portal en moet je op een andere manier voldoen aan verplichtingen en licenties. Daarbij komt dat Hongarije een heel strikte cultuur heeft. Vanuit de DC’s leveren we rechtstreeks aan de klanten. Dat zijn voornamelijk groothandels en grote retailers.” Hendrickx ziet nu een toenemende vraag van grote klanten naar dropshipments. “Zij willen buiten de DC’s om rechtstreeks geleverd krijgen vanuit de fabriek. Het is een marktontwikkeling die voortvloeit uit de behoefte aan duurzaamheid en kostenreductie.”

Douane en duurzaamheid

Hendrickx, die een paar maanden na de afsplitsing in dienst kwam bij Versuni, blikt in het gesprek met hem terug op de beginjaren van het bedrijf: “We hebben in eerste instantie de bestaande processen van Royal Philips overgenomen. Maar we merkten al snel dat niet alle processen passend waren voor onze portfolio, daarom hebben we een aantal aanpassingen doorgevoerd. Zo werkte Royal Philips met interne douaneagenten, wat goed aansloot bij de scope van dat bedrijf. We hebben toen weloverwogen besloten de rol van douaneagent uit te besteden aan externe specialisten. Het is namelijk prettig om je te kunnen richten op je corebusiness en de extra services door een douaneagent te laten uitvoeren. Deze douaneagenten werken op onze licenties en volmacht, waarbij we wel controle uitoefenen.”

Het afgelopen jaar is Hendrickx zich steeds meer gaan verdiepen in duurzaamheids­wetgeving. “Deze krijgt een alsmaar grotere impact op trade compliance. Ik las laatst dat trade compliance-medewerkers belangrijker worden en nu de cool kids zijn. Ik verwacht dat dit ook gaat gelden voor medewerkers die met duurzaamheid bezig zijn. De autoriteiten focussen alsmaar meer op duurzaam en verantwoord ondernemen. Hierdoor worden duurzaamheidsaspecten steeds vaker onderdeel van strategische keuzes. Kennis op dit vlak is dus even noodzakelijk als de kennis van een douane- of trade compliance-specialist.

Sinds een paar maanden zijn we Europees breed gestart met twee­wekelijkse interne besprekingen over duurzaamheid. Hieraan nemen diverse disciplines, zoals inkoop, logistiek, finance en sales, deel. In deze meetings bereiden we hen voor op nieuwe duurzaamheidswet­geving zoals het Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM) en het digitaal productpaspoort (DPP). Doordat onze rol [van de compliance­medewerkers, red.] belangrijker wordt, kunnen we de nieuwe regels beter en breder implementeren in het bedrijf.”

Versuni werkt samen met toeleveranciers en produceert een deel zelf in Europa, bijvoorbeeld in Roemenië, vertelt Hendrickx. “Deze productiefaciliteit valt ook onder mijn verantwoordelijkheid, evenals een 4PL-bedrijf [Fourth Party Logistics, een bedrijf dat diensten levert rondom supply chain management, red.], van waaruit we service­onderdelen versturen. Hiermee komen we tegemoet aan de sterke vraag naar duurzaamheid.

Verder is India momenteel een groeimarkt voor ons. Eind vorig jaar hebben we daar een fabriek neergezet. Dat was een strategische keuze die mede ingegeven is door compliance met lokale wet- en regelgeving. In India mogen sommige elektronische producten namelijk niet als eindproduct worden geïmporteerd. De fabriek krijgt nu halffabrikaten aangeleverd die daar in elkaar worden gezet. Vervolgens sturen we die eindproducten naar de DC’s. Dat genereert ook werkgelegenheid, waarmee we de lokale bevolking helpen. En we kunnen de markt in India zo makkelijker bedienen, wat tevens een kostenreductie oplevert.

Voorheen bungelden de compliancefuncties, zoals trade compliance en douane, er een beetje bij, maar we worden strategisch gezien belangrijker. Het is een goede ontwikkeling dat we steeds meer betrokken worden bij strategische keuzes. Je kunt dan denken aan beslissingen rondom het eventueel verplaatsen van de productie naar andere landen. Naast mogelijke voordelen van kostenreductie en nabijheid tot de markt, krijgen de goederen hiermee ook een andere oorsprong. Dit kan ons tevens profijt uit handelsverdragen opleveren.”

Belang van correcte HS-codes

Belangrijke exportstromen zijn volgens Hendrickx bijvoorbeeld die van Europa naar Canada, Zuid-Afrika en Turkije. “Voor ons zijn de bestaande handelsverdragen dan ook erg belangrijk, want die zorgen ervoor dat we minder invoerrechten hoeven te betalen. Dat kan oplopen tot een besparing van enkele miljoenen euro’s per jaar. En daar komt compliance om de hoek kijken. Want om te kunnen voldoen aan de voorwaarden van de handelsverdragen, moet je je preferentiële oorsprongsdocumenten en de HS-codes op orde hebben.”

Andere interne afdelingen zijn zich vaak niet bewust van het belang van oorsprongsdocumentatie en het uitrekenen van de Europese waarde van een artikel, aldus de douane­manager. “Zo leeft er bij inkoop niet altijd de urgentie van het opvragen van leveranciersverklaringen die daarvoor nodig zijn. We zijn nu retrospectief leveranciersverklaringen voor halffabrikaten aan het opvragen bij onze leveranciers, zodat we die waardecalculatie kunnen doen voor 2025. Want zonder de calculatie moeten we invoerrechten betalen”, aldus Hendrickx.

Maar ook vanwege exportcontrole- en sanctiewetgeving en de komst van duurzaamheidsregelgeving is een correcte goederenclassificering belangrijker dan ooit, stelt Hendrickx. “Om compliant te kunnen opereren met al deze regelgeving is het borgen van je proces rondom HS-codes essentieel. Doordat je met HS-codes goede­ren indeelt, weet je ook direct welke goede­ren onder bijvoorbeeld de ontbossingsregelgeving (EUDR) vallen. Maar als je de verkeerde HS-codes gebruikt, kan het zijn dat je per ongeluk een artikel waarin hout is verwerkt, niet meeneemt in je ontbossingsrapportage. Een foutieve HS-code kan ook tot gevolg hebben dat je exportcontrole-en sanctiewetgeving overtreedt.” Hendrickx noemt als voorbeeld het exporteren van een robotstofzuiger waarin een chip zit. “Het kan zomaar zijn dat de chip op een sanctielijst staat. Met onjuiste of onvolledige HS-codes glipt deze levering ertussendoor.”

Correcte productgegevens, waaronder HS-codes, zijn de sleutel om compliant te kunnen zijn in de gehele waardeketen, benadrukt Hendrickx. “Daarom moet je deze masterdata goed inrichten in je systemen. Dit raakt ook aan het digitaal productpaspoort, dat vanaf 2026 in de Europese Unie verplicht wordt voor een groot aantal productgroepen. Het DPP moet onder meer gedetailleerde informatie bevatten over de samenstelling en de herkomst van de materialen en componenten. Doel van het DPP is informatie beschikbaar te stellen, zodat bedrijven en consumenten duurzamere keuzes kunnen maken. Met de komst van het DPP moet je nadenken over hoe je jouw data in de systemen gaat borgen, zodat je later makkelijker kunt voldoen aan onder meer duurzaamheidsrapportages. Als je het goed weet te automatiseren, kun je sneller werken en is de kwaliteit van je output een stuk hoger.”

Volgens Hendrickx kan artificial intelligence (AI) goede ondersteuning bieden om snel aan productinformatie te komen. “Als ik benieuwd ben naar lokale wetgeving, vraag ik het aan Copilot. Dan krijg ik keurig relevante artikelen en HS-codes aangeleverd. Het is een fijne hulp, maar controle van een mens blijft wel nodig. We merken namelijk dat niet alle informatie altijd even betrouwbaar is. Daarom ontwikkelen we momenteel onze eigen zogenoemde chatbot. Deze digitale assistent grijpt uit de door ons aangeleverde en gecontroleerde documenten of websites. Zoals CBAM-documentatie en AEO-richtlijnen. Als we een vraag stellen over bijvoorbeeld de belasting op plastic in Hongarije, weten we voor 95 procent zeker dat we correcte en relevante informatie ontvangen. We zitten nog in de testfase. Maar als het goed werkt, willen we iets dergelijks ook opzetten voor de afdelingen inkoop en tax.”

Omdat zijn werk als douanemanager veel raakvlakken heeft met dat van een trade compliance manager, is Hendrickx al enige tijd lid van de Trade Compliance Community Zuidoost van evofenedex. “Voor mij is dat de ultieme gelegenheid om in contact te komen met gelijkgestemden. Ik probeer daar zoveel mogelijk met mijn twee compliancecollega’s naartoe te gaan. Het is voor ons een mooie manier om te netwerken en op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen. Er worden zeer relevante workshops aan­geboden en in de community is er alle ruimte om vragen te stellen. Het is interessant van anderen te horen hoe zij omgaan met bepaalde onderwerpen. Er is veel informatie beschikbaar, maar er is in ons vakgebied slechts een kleine pool van specialisten.”

Door te netwerken met trade compliance- specialisten ontdekte Hendrickx dat er ook andere groepen van specialisten zijn voor specifieke onderwerpen. “Zo ben ik op deze manier in contact gekomen met SAP. Deze softwareproducent heeft een special­interest­groep voor mensen die gebruikmaken van zijn global trade compliance-systeem. Ik zit nu om de tafel met de Vereniging Nederlandstalige SAP Gebruikers, een specialinterestgroep. Met hen spar ik onder meer over het gebruik van nieuwe software-updates. Tijdens die bijeenkomsten ontmoet ik mensen van andere bedrijven zoals DOW, Fujifilm en FrieslandCampina. Daar ontstaat weer een nieuwe netwerkbubbel die heel relevant kan zijn voor je IT-structuur.”

Hendrickx is zeker van plan het Trade Compliance Congres van evofenedex en Customs Knowledge bij te wonen. “Tijdens het congres heb ik vorig jaar veel relevante kennis opgedaan. Van het komende congres verwacht ik dat er verder wordt ingegaan op AI en de verplichtingen rondom duurzaamheidsrapportages. Ik ga ernaartoe samen met mijn twee compliancecollega’s.”

Hendrickx benadrukt dat het belangrijk is samen met anderen in je bedrijf op te trekken. “Het is raadzaam dat medewerkers die zich binnen het bedrijf bezighouden met compliance, regelmatig overleggen en één team vormen. Want dan sta je sterker. Als je ergens een risico ontdekt, is het veel simpeler hiervoor intern aandacht te krijgen, zodat het wordt aangepakt. Ook wordt het makkelijker andere afdelingen bewust te maken van het belang van compliance. Bij Versuni maken we bijvoorbeeld in de samenwerking met sales vaak duidelijk dat we hetzelfde doel voor ogen hebben: samen willen we zoveel mogelijk omzet realiseren, maar wel op een manier zoals die door de lokale autoriteiten is voorgeschreven”, besluit Hendrickx.