Trade compliance onder druk: zo bereiden bedrijven zich voor op nieuwe handelsregels

Geopolitieke spanningen, sancties, Europese wet- en regel­geving als het Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM) en de European Deforestation Regulation (EUDR), douanewetgeving, enzovoort. Door een grote stroom aan uitdagingen maken internationaal handelende bedrijven steeds meer werk van trade compliance. Zo ook Ampleon Netherlands, een halfgeleiderbedrijf in Nijmegen dat wereldwijd opereert en tien jaar geleden werd afgesplitst van NXP.

“Geopolitieke ontwikkelingen hebben ertoe geleid dat er bij ons veel meer aandacht is gekomen voor trade compliance”, zegt Wim Bremer, senior director Export Control en Trade Compliance. Het bedrijf maakt power transistors voor onder andere mobiele infrastructuur (4G/5G-zendmasten) en industriële lasers, MRI-scans en radarsystemen. Bremer: “Een deel van ons portfolio is dual-use, dus exportlicentieplichtig. Deze plicht bestond al toen we nog onderdeel waren van NXP.”

Maar volgens de directeur begon trade compliance pas echt bij het bedrijf te leven in de zomer van 2020. “In mijn vakantie kreeg ik het bericht dat een Amerikaanse exportcontrolemaatregel zodanig was aangepast dat het nagenoeg onmogelijk was nog voor een grote klant te produceren. We werden met de neus op de feiten gedrukt dat onze invulling van export control niet meer toereikend was. Export control veranderde geleidelijk van een bijtaak in 2020 naar een fulltime job in 2025 voor trade compliance, waarbij een groot deel van de organisatie betrokken moet zijn”, vertelt Bremer. Inmiddels wordt hij ondersteund door een medewerker in Nijmegen en een in de Filipijnen, waar een fabriek van Ampleon staat.

Groeiend bewustzijn

Het bedrijf zette processen op om uitgebreide due diligence te borgen. Zo worden nieuwe leveranciers, klanten en contracten direct gescreend op risico’s. “Awareness is in een deel van de organisatie inmiddels volop aanwezig. Twee jaar geleden zijn alle vestigingen van Ampleon geïnformeerd over diverse aspecten van compliance, waarna een examen is gehouden. Bijkomend effect daarvan is dat medewerkers het makkelijker vinden om vragen te stellen.”

De afgelopen jaren heeft Ampleon in de Filipijnen een op dat land toegespitst intern complianceprogramma opgezet en geïmplementeerd. Alle medewerkers daar moeten nu jaarlijks een intern awarenessprogramma volgen. Ampleon wil iets vergelijkbaars introduceren bij de overige vestigingen. Bremer: “Bevindingen en successen delen helpt ook enorm om awareness te vergroten. Het afgelopen jaar hebben we bijvoorbeeld een aantal bedrijven in kaart kunnen brengen die toch probeerden aan Rusland te leveren. Met hulp van velen hebben we uiteindelijk ook kunnen aantonen dat die bedrijven een gemeenschappelijke eindgebruiker en eind­gebruik hebben.”

Als we Bremer vragen naar de grootste uitdaging rond trade compliance voor 2026, antwoordt hij: “Ik verwacht dat geopolitiek nog sterker de agenda zal bepalen. Maatregelen die landen ten opzichte van elkaar nemen, volgen elkaar steeds sneller op. Ook worden er steeds hogere eisen aan bedrijven gesteld. Bedrijven moeten de gevolgen van maatregelen steeds sneller analyseren en sneller hierop reageren door bijvoorbeeld processen aan te passen.”

Een bedrijf dat trade compliance ook hoger op de agenda heeft gezet, is KWS Vegetables Netherlands BV, dat een Duitse moeder heeft en groentezaden ontwikkelt en exporteert naar allerlei landen. “De afgelopen vijf jaar is compliance bij ons heel erg veranderd”, zegt Martine Appelman, die sinds medio 2023 als trade compliance officer bij de Nederlandse vestiging werkt. “Voor mijn komst werd voor elke vraag rond trade compliance een externe specialist ingeschakeld. Maar toen PopVriend BV werd overgenomen door KWS en nieuwe gewassen aan het assortiment werden toegevoegd, werd al snel besloten dat een interne expert een waardevolle toevoeging zou zijn. De afgelopen twee jaar ben ik vooral bezig geweest met het bouwen van structuur en het schriftelijk vastleggen van processen en procedures.”

Makkelijk hulplijn inroepen

Dat wierp zijn vruchten af. “Trade compliance veranderde van een onderwerp met veel vraagtekens in een onderwerp waarover meer eigen kennis beschikbaar is en waarvoor medewerkers makkelijker een hulplijn kunnen inroepen”, aldus Appelman. Regelmatig schuift zij nu aan bij een afdelingsoverleg en maakt zij een rondje door het bedrijf. “Dan blijf ik op de hoogte van wat er leeft en kan ik collega’s informeren over relevante regels en wijzigingen. Op deze manier weten ze meteen dat ze bij mij terechtkunnen voor vragen.”

Appelman helpt collega’s bijvoorbeeld om douanewetten en fytosanitaire landeneisen te begrijpen, zodat ze compliant kunnen werken. “Om het interessant en relevant te houden, gebruik ik voorbeelden die dicht bij hun werk liggen en praten we over maat­regelen en regels die specifiek betrekking hebben op hun gewassen en processen.”

Voor KWS is nieuwe Europese wetgeving dit jaar een van de grootste uitdagingen. Appelman: “Veel bedrijven hebben in 2026 te maken met EUDR en CBAM. Voor onze gewassen zijn die wetten niet van groot belang. Maar bij het aankopen van nieuwe machines en verpakkingen moeten we wel opletten dat we aan de regels ervan voldoen. Voor EU-regelgeving krijgen we veel support van ons moederbedrijf in Duitsland. Met hen zijn we bezig om de details duidelijk te krijgen, zodat we vooraf weten wat wel en niet kan.”

ALS Customs Services, kortweg ALS, is een van de bedrijven die wel direct te maken krijgt met CBAM. De onafhankelijke douaneagent, die voor bedrijven douanezaken rond lucht-, zee- en wegtransport afhandelt, ziet CBAM als dé uitdaging voor 2026. “Wij zijn erkend CBAM-aangever met IACBAM 3001:2025-certificering, waarmee we inzetten op de hoogste kwaliteit in CO₂-rapportage”, zegt Elma Spekman, manager Customs Compliance & Consultancy.

CBAM als uitdaging

“Compliance is belangrijk voor mijn team, onze declaranten en onze klanten”, vervolgt Spekman, die vier mensen aanstuurt die zich bezighouden met customs compliance. “De grootste uitdaging is: hoe krijgt CBAM een plek in onze organisatie? Werken de processen zoals bedacht? Zijn de risico’s goed ingeschat en afgedekt? En zijn klanten tevreden?”

De manager is inmiddels gewend geraakt aan de onzekerheden die Europese wet­geving zoals CBAM met zich meebrengt. “Beslissingen nemen we op basis van de informatie die op dat moment beschikbaar is. Blijkt het later anders? Dan gaan we opnieuw rekenen. De EU deelt helaas geen kant-en-klaar wetgevingspakket, dus soms moet je aannames doen om vooruit te kunnen. Logisch nadenken en kennis van douanewetgeving brengen je een heel eind.”

Net als bij Ampleon en KWS Vegetables is compliance bij ALS de afgelopen vijf jaar behoorlijk veranderd. “Er zijn verschillende kernonderwerpen bijgekomen. Denk aan ­uitbreiding van sancties en denied party screening [controle van handelspartners op sanctielijsten, red.], maar ook aan nieuwe wetten als CBAM en veranderde btw-wet­geving. Dit brengt nieuwe taken en uitdagingen met zich mee”, zegt Spekman. “Voor onze declaranten is het soms te veel om te behappen. Het is aan mijn team om informatie begrijpelijk te maken en systeem­ondersteuning in te zetten om fouten te voorkomen. Tegenwoordig kunnen wij bulkdata uit ons systeem halen, waardoor we controles kunnen uitvoeren op honderd ­procent van de data. Zo ontdekken we niet alleen fouten, maar ook patronen die tot fouten leiden, waardoor we een echte kwaliteitsslag kunnen maken.”

De afgelopen jaren wordt er ook anders omgegaan met fouten. Spekman: “Voorheen werd een fout gesignaleerd en gezegd: zorg dat het niet meer gebeurt! Nu geven we ­verbeteradviezen en monitoren we of deze worden toegepast en wat het resultaat is. Voor mij is het cruciaal om niet met de vinger te wijzen. Gebeurt er iets, dan is het gebeurd. Belangrijk is: hoe voorkomen we dat in de toekomst?”

Collega’s meenemen

Om collega’s mee te nemen in het belang van trade compliance en te informeren over nieuwe onderwerpen, organiseert Spekman bijeenkomsten. Ook helpt zij de werklast van declaranten behapbaar te maken. “Ik probeer collega’s enthousiast te maken over mogelijkheden om hun werk te vereenvoudigen, bijvoorbeeld door het gebruik van automatiseringstools, waardoor de kwaliteit omhooggaat en vervelende taken minder tijd kosten.” Een tip die ze andere bedrijven wil geven is: wees enthousiast, motiveer collega’s en deel vooral ook successen. “Als je via een systeem voorkomt dat er fouten worden gemaakt en je ziet dat terug in de cijfers, maak iedereen daar dan deelgenoot van.”

De bedrijven waar Bremer, Spekman en Appelman werken, opereren allemaal in een andere sector. Toch hebben de drie specialisten vaak met dezelfde uitdagingen te maken. Daarover sparren zij met hun vak­genoten in een van de community’s rond trade compliance van evofenedex, waar zij bij zijn aangesloten.

Toegevoegde waarde community

Bremer: “Het is zeer interessant te horen waarmee trade compliance-verantwoordelijken worstelen, maar ook om je eigen uitdagingen te delen. Uit elke bijeenkomst neem ik nieuwe ideeën en/of tips mee en daarom zijn ze voor mij zeer inspiratievol.” Spekman: Het is fijn om ervaringen van anderen te horen. Dit brengt je op ideeën en geeft je nieuwe inzichten in ontwikkelingen. En Appelman: “Voor mij heeft de community echt een toegevoegde waarde. Het is fijn dat we elkaar een aantal keer per jaar ontmoeten. We bespreken dan recente ontwikkelingen en onderwerpen die we zelf aandragen. De meer ervaren communityleden zijn altijd bereid om nieuwe leden te ondersteunen. Ook tussen de bijeenkomsten door kunnen we elkaar bereiken via het communityplatform van evofenedex. Het geeft echt een gevoel dat we er niet alleen voor staan.”