Wiko helpt bedrijven om processen te versimpelen

Vanaf dat moment is het voor Wiko duidelijk dat er in het bedrijfsleven veel te versimpelen valt. “Ik zeg niet dat dit allemaal fout is, maar het heeft me wel aan het denken gezet. Dit soort inefficiëntie is in processen en bedrijven geslopen. Complexe dingen simpel maken is vervolgens als een rode draad door mijn carrière gaan lopen. Iedereen vond dat fantastisch en ik werd keer op keer gevraagd om te helpen. Dat leidde uiteindelijk tot een boek en de trainingen die ik nu geef.” 

De titel van zijn boek heet ‘Terug naar simpel’, en die titel zegt volgens Wiko alles. “Alles wat we ooit zijn gestart was simpel. Ik ken geen proces dat ingewikkeld is begonnen. Maar meestal gaat het daarna mis en wordt vergeten waarom het proces simpel was. Iemand komt langs met een verzoek en we zijn van nature geneigd om geen ‘nee’ te zeggen en om samen te werken. Dan komt de volgende met een lijst en dan nóg iemand met een speciaal verzoek, en voor je het weet is het enorm complex geworden. Zie het als een mooi huis waarop steeds een dakkapel of verdieping is gezet. Op een gegeven moment kraakt het fundament en zakt het in.” 

Trend 

Wiko merkt dat er vaak van alles wordt bij­gesleept om ingewikkelde processen in de lucht te houden. “Dan wordt er gewezen naar wet- en regelgeving. Maar als je dan vraagt waar iets precies staat, blijkt het toch anders te liggen. Net als de AGV-privacywetgeving, deze wordt ook voor van alles en nog wat aangegrepen, terwijl er heel veel zaken ook niet onder vallen. De vraag ‘waarom doen we dit eigenlijk zo’ wordt te weinig gesteld.” 

Processen complexer maken is ook een maatschappelijke trend. “Je ziet het bij bedrijven, maar ook bij de overheid en we weten uit onderzoek dat het alleen maar erger wordt. We gaan steeds ingewikkelder werken en nemen dat voor lief. Laag op laag van managers en andere verantwoordelijken. Bovendien kopiëren mensen elkaar, waardoor het complexe werken ook door anderen wordt overgenomen. Nieuwe collega’s komen binnen en denken: oh, zo gaat dat hier. En passen zich vervolgens in no time aan.” 

Wat kun je als bedrijf doen om minder complex te gaan werken? Wiko: “Je kunt elkaar aanspreken op complexe zaken, maar dat is ook wel een risico, want voor je het weet ben je een betweter. Als ik vraag waarom bepaalde dingen gebeuren in een bedrijf, krijg ik vaak als antwoord ‘dat we dat al heel lang zo doen’. Maar is dat nog wel steeds de efficiëntste manier? Denk met elkaar na of het niet anders kan. Bijvoorbeeld door in een productieruimte tape altijd op dezelfde plek te leggen. Dan hoeven medewerkers niet steeds te zoeken en is meteen duidelijk of er nog voorraad is.” 

Mindset 

Versimpelen is vooral een mindset, zegt Wiko. “Dat probeer ik met mijn methodieken te bereiken. Waar gaat het nu in de kern om? En hoe bereik je dat? Dat kan per bedrijf en persoon echt verschillend zijn. Wat voor jou werkt, kan voor mij niet werken en vice versa. Ik denk dat het goed is om teams hun eigen werkwijze te laten ontwikkelen. En blijf je afvragen of wat we doen nog steeds het beste is.” 

Van dat laatste heeft Wiko een mooi praktijkvoorbeeld. “Ik was onlangs bij een bakkerij en die had een concurrent overgenomen. Er was daar een wasstraat voor broodblikken, maar die was niet heel duurzaam en kostte veel stoom, stroom en water. Zij namen contact op met de leverancier, en die kwam vervolgens langs met de prachtigste machines die een stuk minder verbruik zouden hebben. Ondertussen kwam er een monteur langs voor onderhoud aan de wasstraat en die stelde een belangrijk vraag: waarom wassen jullie die blikken eigenlijk? Want in een blik blijft alleen wat stof achter en dat kun je eruit zuigen met een stofzuiger. Eventuele resten die achterblijven, verbranden bij het bakken in de oven. Of die monteur zijn oude baan nog heeft, weet ik niet, maar die bakkerij werkt nu met een stofzuiger en heeft miljoenen euro’s bespaard met een simpele vraag.”