Ledenvraag | Moet ik gebruik maken van Free Carrier of Ex Works?

Vraag: “Wij hebben onlangs een levering gedaan op basis van de ICC Incoterms® 2020-regel FCA (Free Carrier) plus locatie in Nederland. Achteraf realiseerden wij ons pas dat er een uitvoeraangifte moest worden opgemaakt, omdat deze zending de Europese Unie (EU) zal verlaten. Het heeft ons veel extra tijd en geld gekost, waardoor we ons nu afvragen of we dit wel op deze manier willen doen. Eigenlijk willen we alleen laden en niets met de uitvoer van doen hebben. Wat raden jullie ons aan?”

Antwoord: “De ledenservice van evofenedex krijgt regelmatig vragen van deze strekking. We willen niet zomaar de ICC Incoterms® 2020 EXW (Ex Works) adviseren, die op zichzelf bedoeld is voor dit soort situaties. Zonder zich bewust te zijn van de consequenties is het namelijk een keuze waarmee veel mis kan gaan. Neem bijvoorbeeld het berekenen van de btw, want waarschijnlijk wil de klant de factuur ontvangen zonder btw. Voor exportzendingen (buiten de EU) of intracommunautaire leveringen (binnen de EU) mag je het btw-tarief van 0 procent hanteren op de factuur, als je maar kunt aantonen dat de goederen zijn uitgevoerd of vervoerd naar een andere lidstaat. Dit moet aantoonbaar worden gemaakt door boeken en bescheiden, zoals de Belastingdienst dit omschrijft. Het begrip 'boeken en bescheiden' wordt door de Nederlandse belastingdienst erg ruim genomen. Als het een zending buiten de EU betreft dan is de bevestiging op de uitvoeraangifte het sterkste bewijsmateriaal. Dan moet je deze natuurlijk wel in handen hebben, wat een probleem kan zijn als je niet zelf de aangifte doet zoals bij EXW het geval is. Wordt de uitvoeraangifte niet bevestigd, dan moet je alsnog (alternatieve) bewijsvoering overleggen. Is die er niet, dan riskeer je een naheffing en/of boete. Het opmaken van een uitvoeraangifte kun je in eigen beheer houden of uitbesteden. In beide gevallen moet er iemand binnen de organisatie zijn die hier toezicht op houdt. Bij zendingen die door klanten zelf wordt opgehaald, heb je uiteindelijk dus de medewerking van de klant nodig om dit administratief goed op orde te hebben. Dus laden en ‘klaar’ is er ook bij EXW niet bij.”