Banken doen grondiger onderzoek als gevolg van exportcontrole en sancties

Het is goed om te weten dat financiële instellingen als ‘poortwachters’ dienen voor ongebruikelijke transacties. Ze zijn verplicht ervoor te zorgen dat hun klanten geen ongebruikelijke of ongeoorloofde transacties verrichten. De banken dwingen de hoge mate van compliance die van hen wordt verwacht ook af bij hun klanten. Dat betekent dat ze hun exporterende klanten kritisch onder de loep nemen. Eerder speelde dit vooral bij op handen zijnde transacties. Nu zien we steeds vaker dat banken ook terugkijken naar eerdere transacties en hun onderzoek mede hierop richten.

Zo bekijken de banken reeksen van transacties en doen ze navraag over bepaalde risicovol geachte transacties, waarbij ze diverse onderliggende stukken opvragen. Hiermee willen ze achterhalen of er sprake is of was van een ongeoorloofde transactie. Die ongeoorloofdheid kan bijvoorbeeld blijken uit de soort goederen (dual-use of gesanctioneerd) of de soort klant (wat voor bedrijf betreft het).

Als de antwoorden van de bedrijven niet binnen de gestelde termijn komen of niet naar tevredenheid zijn, willen banken nog weleens dreigen met het opzeggen van de klantrelatie. Dat betekent dat een bedrijf geen bankrekening en daarmee ook geen bestaansrecht meer heeft. Dit is een uiterst sterk machtsmiddel, dat banken kunnen én ook daadwerkelijk inzetten. Er is daarom veel aan gelegen om adequaat en correct te handelen.

We zien regelmatig dat klanten zelf de beantwoording oppakken en daarbij soms problemen over zich afroepen, terwijl daar eigenlijk geen reden voor bestaat. Vaak beperkt het onderzoek zich daarna niet meer tot de geselecteerde transacties, maar wil de bank een volledig beeld van de onderneming krijgen.

Waar vragen over goederencodes en eind­gebruikersverklaringen doorgaans concreet zijn, ervaren bedrijven een vraag naar trade compliance-beleid als veel vager. Toch is dit beleid van essentieel belang. De bank wil namelijk kunnen vaststellen of en hoe de wetgeving wordt nageleefd. Een bedrijf kan op basis van goederencodes en eindgebruikersinformatie goed beoordelen of één specifieke transactie wettelijk in orde is. Maar hoe zit dat met de tweede, derde, tiende of honderdste transactie? Kan het bedrijf die inschatting systematisch en gedocumenteerd blijven maken? Als het antwoord daarop ‘ja’ is, zal dat veelal gebaseerd zijn op trade compliance-beleid.

Veel bedrijven worstelen met de vraag hoe ze dit beleid moeten maken. De wetgeving en officiële richtlijnen geven wel handvatten en aandachtspunten, maar blijven vaak abstract. Een ICP opstellen is dan ook geen eenvoudige oefening. Bedrijven vragen ons geregeld of er standaardtemplates zijn. Een ICP is echter geen document dat een bedrijf zomaar kan kopiëren van een ander bedrijf. Het is maatwerk. De aanbevolen eerste stap is een risicobeoordeling: breng in kaart welke producten, markten en klanten mogelijk onder exportcontrole of sanctieregimes vallen. Drie vragen moeten daarbij in ieder geval aan bod komen:

1. Verhandelt het bedrijf technisch geavanceerde producten die als dual-use kunnen worden aangemerkt? Zo ja, voor welke landen of toepassingen zijn er export­restricties?
2. Levert het bedrijf aan landen buiten de Europese Unie die politiek gevoelig liggen of op de sanctieradar staan? Dan zijn vaak bijkomende vergunningen of verboden van toepassing en bestaat het risico op het omzeilen van sancties.
3. Wie zijn de klanten en eindgebruikers? Zijn die op enigerlei wijze gesanctioneerd of verbonden aan defensie- of nucleaire activiteiten?

Door deze vragen te beantwoorden, krijgt het bedrijf (en de bank) inzicht in de risicozones en kan het gericht maatregelen nemen en beleid uitschrijven. Cruciaal daarbij zijn de termen ‘consistent’ en ‘aantoonbaar’. Consistent betekent dat iedereen in het bedrijf weet wat er van hem of haar wordt verwacht en er geen willekeur ontstaat. Aantoonbaar houdt in dat een bedrijf bij een audit, een bankvraag of een overheidscontrole kan aantonen hoe intern wordt gehandeld, dat incidenten worden geregistreerd en verbetermaatregelen worden genomen.

Tot slot: een ICP is geen louter juridische oefening, maar moet de dagelijkse praktijk van het bedrijf zijn en niet een map in de kast. Een doeltreffend ICP vereist een geïntegreerde aanpak: van offerte tot levering, van top to bottom. Met een helder, op maat gemaakt en breed gedragen ICP kun je niet alleen met een gerust hart die lastige bankvragen beantwoorden, maar vooral met een gerust hart exporteren.