De zegen van een papierloos certificaat van oorsprong

Om de impact van een papierloos CvO alleen al voor Nederland te schetsen heeft Van der Weide een paar interessante weetjes. “Van het niet-preferentiële CvO-document verstrekken we als KVK ongeveer 450.000 stuks per jaar, voor alle bestemmingen in de wereld. Het is heel divers waarvoor het wordt gebruikt; de term ‘oorsprong’ is duidelijk. In de internationale handel is het heel belangrijk te weten waar iets vandaan komt, dat heeft een politieke en handelspolitieke achtergrond.”

Heineken is geen kleine exporteur, de bierbrouwer maakt algauw gebruik van een paar duizend CvO’s per jaar. Al was het maar omdat die op dit moment nog ‘zending­gebonden’ zijn. Elke container die wordt verstuurd heeft een certificaat nodig, net als een pallet die op een vliegtuig wordt gezet. Al is dat laatste een beetje afhankelijk van de bestemming. Binnen Europa is er zelden sprake van een CvO. Een uitzondering is Turkije, omdat dat half in het Midden-Oosten ligt. “Wij lopen als Heineken al een tijdje mee”, vertelt De Vrij. “Wij komen uit de tijd van het fysiek op kantoor printen, met een kopie erachter. De KVK had toen nog een kantoor in Leiden en dan ging zo’n document per koerier daarnaartoe. Dan kwam het de volgende dag ondertekend weer terug. De zending kon dan trouwens al wel onderweg zijn, je moest alleen zorgen dat de documenten tijdig bij de klant waren. We stuurden de CvO’s vervolgens altijd met DHL naar de klant, omdat het officiële documenten waren.”

Digitaal gemaakt

In 2013 heeft de KVK het hele proces gedigitaliseerd. Alle balies werden eind dat jaar gesloten, omdat er een goedwerkend digitaal systeem was. “Dat was een enorme vooruitgang”, zegt De Vrij. “De documenten gingen niet meer fysiek heen en weer, maar konden direct vanuit het systeem worden geprint op speciaal papier.” Sinds 2018 is de KVK 100 procent digitaal en met een pilot hebben de KvK en Heineken nu getest hoe een CvO voortaan op gewoon papier kan worden geprint. Anders gezegd: het is helemaal digitaal gemaakt, als pdf.

Dat moest nog wel even worden ontworpen, legt Van der Weide uit. “Het is niet eens zo baanbrekend”, zegt hij bescheiden, “maar de officiële certificaten konden alleen worden besteld bij een aantal drukkerijen die daar toestemming voor hadden gekregen. En nu is er deze witte versie. Alle vakken staan hierop, we hebben in de pdf alleen nieuwe lagen aangebracht zodat die vakken worden meegeprint, met de tekst. Een pdf is net een taart hè, waar je naar kijkt zijn allemaal laagjes die op elkaar liggen. Je kunt vrij eenvoudig een laagje toevoegen of weghalen.”

De voordelen zijn volgens hem duidelijk: je hoeft als exporteur geen officieel documentpapier meer op voorraad te hebben en je hoeft niet zelf meer te printen. “Dat kun je net zo goed de klant laten doen. Het begrip ‘originele kopie’ is ook verdwenen, die gebruikten bedrijven vaak voor hun eigen administratie. Maar waarom zou je dat doen? Met dit document ben je veel flexibeler”, stelt Van der Weide.

Een mooi voorbeeld is volgens De Vrij Taiwan. “Daar is een CvO het enige document dat we moeten meesturen. Er gaan heel wat zendingen naar Taiwan, dus die CvO’s moest je allemaal op kantoor inscannen en dan – want het is een officieel document – met DHL laten opsturen. Dat is nu niet meer nodig. We kunnen het printen, maar we hebben het inmiddels zo geregeld dat we het document als pdf in onze mailbox krijgen – inmiddels ook inclusief naam van de klant en ordernummer. Wat we nu bijvoorbeeld voor Taiwan doen is dat we ze bij elkaar pakken en doorsturen. Je kunt dat zelfs vanuit huis doen. Dan heeft de klant het CvO al, terwijl de container nog onderweg is.”

Importklaar

Heineken is vol lof over de begeleiding van de KVK bij de pilot. “Er waren goede gesprekken vooraf, we hebben het echt samen opgezet. We kregen van de KVK ook een begeleidende brief bij het document, waarin werd beschreven wat er veranderd was. Dat legt toch net even meer gewicht in de schaal bij onze klanten dan als wij tegen ze zeggen: ‘Hier heb je het nieuwe CvO.’ Bij de eerste CvO’s met de nieuwe opzet hebben we die brief bijgevoegd en dat sloeg goed aan. Er zijn genoeg landen die enorm behoudend zijn als het om veranderingen gaat, maar dit werkte goed. We hebben maar aan één klant een beetje extra uitleg moeten geven.”

De pilotfase bij Heineken is inmiddels voorbij. “Echte problemen waren er niet”, vertelt De Vrij. “Klanten kregen ineens een ander document, maar voor wat betreft het importklaar maken zodat de containers op weg konden gaan, ging het allemaal prima. En door de douane in de andere landen is het ook goed geaccepteerd.”

De begeleidende brief uit de pilot stuurde de KVK ook naar een aantal ambassades in Nederland en er zijn wat bezoeken afgelegd, vertelt Van der Weide. “Dat ging met name over ambassades van landen waarvan we weten dat ze nog weleens wat vragen hebben over wijzigingen. Ook het ministerie van Buitenlandse Zaken – waar formulieren nog weleens langs moeten voor een extra stempel – hebben we geïnformeerd. En daarna hebben we Heineken de documenten geleverd en zijn we in de wachtstand gegaan: hoe reageren ze? Deels was dat wel spannend, want zo’n CvO is toch een import­­do­cument en als je aan de grens vragen krijgt, blijft in het ergste geval jouw container op de kade staan. Aan de andere kant: als Nederlandse KVK zitten we dusdanig goed in het internationale netwerk dat we bij 80 of 90 procent van de landen in staat zijn om het allemaal weer vlot te trekken.”

Heineken voelt zich geen proefkonijn, maar eerder eerste gebruiker van een welhaast ideaal product, zegt De Vrij. “Ik ben niet zo bang voor veranderingen, en als je ziet wat dit oplevert voor ons, dat is alleen maar fantastisch. Niet alleen vanwege het gemak, maar ook vanwege duurzaamheid: geen papier meer de wereld over slepen. Er staat ook een nummer van uitgifte op het document. Als de klant inlogt op onze website, zouden ze ‘m zelf eraf kunnen halen. Dat zou een interessante volgende stap kunnen zijn.”

“Het is echt een gamechanger”, vat Van der Weide samen. “Lang niet iedere IT’er zal onder de indruk zijn van de techniek, maar in je proces als bedrijf heb je er vooral heel veel voordelen van. Heineken gaat ermee door en we gaan het nu ook verder uitrollen. We hebben een aantal softwareleveranciers – die een koppeling hebben met ons systeem – geïnformeerd over onze nieuwe functionaliteit. Bij de een merk je wat koudwatervrees, maar de ander is er juist heel actief mee geworden. We zetten als KVK er ook wel op in dat het geen keus meer is, straks. Ik ben niet zo van het pappen en nathouden, maar als het werkt en het heeft voordelen, wordt dit de norm. Voor het eind van dit jaar moet iedereen over zijn op blanco papier.”

Enorme tijdswinst

Oorsprongsexpert Hans Kokje van evofenedex is positief gestemd over de pilot tussen de KVK en Heineken. “Het levert natuurlijk een enorme tijdwinst op, als je een document overal kunt printen waar je dat maar wilt. En dat er geen voorgedrukte formulieren meer nodig zijn, scheelt in de kosten. Een pdf kan ook niet zoekraken. Met geprinte formulieren loop je altijd het risico dat er bij het opsturen wat misgaat, maar bij een digitaal document heb je dat niet. Er is ook geen kopie meer nodig, zoals nu nog wel gebruikelijk is.”