E-facturatie en digitale btw-rapportage: dit betekent ViDA voor internationaal ondernemers

De e-facturatie en digitale rapportage van VAT in the Digital Age (ViDA) van de Europese Commissie hebben betrekking op grensoverschrijdende verplichtingen. Concreet: bij b2b-leveringen van goederen en diensten aan ondernemingen in andere EU-lidstaten moet binnen tien dagen na de prestatie een digitale factuur worden verstuurd in EN 16931-formaat. Dit moet gebeuren via een gestandaardiseerd netwerk voor elektronische facturatie, waardoor de data beschikbaar zijn voor de afnemer én de belastingdienst.

Een aantal EU-lidstaten voert op korte termijn digitale vereisten in, of heeft deze al ingevoerd voor lokale leveringen en diensten om binnenlandse btw-fraude te beteugelen. Internationaal ondernemers kunnen daardoor in die landen te maken krijgen met dergelijke verplichtingen. Bijvoorbeeld bij lokale inkoop en verkoop van handelsgoederen, installatie- en montageleveringen of diensten met betrekking tot onroerend goed. Ook b2b-diensten gefactureerd aan Belgische ondernemingen vallen onder die verplichtingen. In Nederland onderzoekt het ministerie van Financiën of e-facturatie en digitale rapportage ook voor lokale transacties moeten worden ingevoerd. Hiervoor bestaan momenteel nog geen concrete plannen.

Buitenlandse ondernemingen zonder zogeheten vaste inrichting in de betreffende EU-lidstaat worden niet altijd verplicht aan de lokale e-facturatie- en digitale rapportageverplichtingen te voldoen. Wel zullen leveranciers en afnemers in die lidstaten steeds vaker en op korte termijn eisen dat e-facturen worden uitgereikt of afgenomen om aan hun eigen verplichtingen en de eisen van hun ERP-systeem te kunnen voldoen.

Signalen vanuit België

Met name ondernemingen die voor de btw geregistreerd zijn in andere EU-lidstaten doen er verstandig aan hun verplichtingen na te gaan. Zo moeten in Roemenië ook buitenlandse bedrijven aan verplichtingen voor e-facturatie voldoen en vereist Kroatië vanaf 2026 CPA-codering op de facturen. Belgische afnemers wijzen Nederlandse ondernemers er al een aantal maanden op dat ze vanaf 2026 voor intracommunautaire diensten een e-factuur eisen. Dat een goede voorbereiding belangrijk is, blijkt uit de vele signalen die we vanuit België krijgen over problemen bij de belastingdienst naar aanleiding van de recente invoering van de e-facturatie. Ook krijgen we signalen over de gebrekkige voorbereiding bij bedrijven, boekhouders en accountants.

Vereisten digitale factuur

Om de e-facturen te kunnen versturen, moet worden voldaan aan specifieke factuurvereisten en coderingen zoals CPA (zie voor meer informatie het kader ‘Over CPA’). Daarom is het aan te raden een standaard e-facturatieformat te gebruiken, zoals UBL of Peppol BIS. Let op: als de factuur niet voldoet aan de digitale vereisten, is het onmogelijk die te versturen.

Ook al wordt de e-factuur digitaal door het systeem beoordeeld, het is nog steeds de verantwoordelijkheid van de onderneming te toetsen of de inkomende en uitgaande facturen voor de btw juist zijn. Zodra de factuur door het netwerk is ontvangen en gevalideerd, is het niet meer mogelijk die te wijzigen. Juist de betrouwbaarheid van data in de originele factuur is de kern voor belastingdiensten. Er zijn speciale procedures om fouten of correcties door te geven. Maar deze procedures vormen juist een trigger voor audits door belastingdiensten.

Daarom is het steeds belangrijker bij het opmaken en ontvangen van de e-facturen in het financiële systeem ze op juistheid voor de btw te beoordelen. Wij zien ook bij het gebruik van btw-matrixen dat de kwalificatie voor de btw nog vaak misgaat. Het is belangrijk dat de verantwoordelijke medewerkers voldoende getraind zijn op btw-kennis om foute verwerking te herkennen en te corrigeren vóór het digitaal versturen van de factuur.

Peppol is een gestandaardiseerd netwerk en protocol voor elektronische facturen en andere documenten. Het wordt in de EU-lidstaten veel gebruikt voor business to government-transacties en ook steeds vaker voor b2b-transacties. Bedrijven koppelen Peppol meestal aan hun ERP-systeem, dat de e-factuur in het juiste formaat genereert, maar hiervoor kan ook een externe SaaS-applicatie (Sofware as a Service) gebruikt worden.

Zo snel mogelijk starten

Het bedrijf verstuurt de factuur via het Peppol Acces Point. Dit moet binnen de daarvoor gestelde termijn gebeuren, zoals de tiendagentermijn in het ViDA-pakket voor grens­overschrijdende transacties. Peppol checkt het dataformat en valideert de data voordat de factuur elektronisch naar de ontvanger en de belastingdienst wordt doorgestuurd. Alle uitwisselingen zijn traceerbaar en beveiligd. Veel EU-lidstaten gebruiken voor e-facturatie Peppol of Peppol-compatible netwerken, waardoor dit een veilige keuze is. Om op korte en lange termijn probleemloos te kunnen voldoen aan de Europese verplichtingen voor e-facturatie, is het verstandig zo snel mogelijk te starten met het digitaal op orde brengen van de facturatieprocessen en -systemen. En om medewerkers voor te bereiden, zowel qua btw-kennis als op systeemveranderingen. Het is handig voor het digitaliseringsproces een coördinator aan te stellen. Hiervoor kun je het stappenplan gebruiken.

Over CPA

De CPA-code (Classification of Product by Activity) is een Europese standaard voor het classificeren van goederen en diensten. Op basis hiervan kan de transactie voor de btw beoordeeld worden bij de data-uitwisseling. De codering is gekoppeld aan de NACE-indeling. NACE laat zien wie welke activiteit verricht en CPA wat voor product het is. CPA begint met de NACE-Code (SBI in Nederland) en voegt hieraan codes toe. Bij e-facturatie moet er een product- en dienstenkwalificatie aangegeven worden. Hoewel er andere standaarden zijn, is het aan te raden de CPA-code te gebruiken. Zoek op de website van Eurostat naar CPA-code.