Fouten met HS-codes en onvoldoende controle leiden tot boetes en exportrisico’s

Bedrijven onderschatten vaak de risico’s die verkeerde HS-codes met zich meebrengen. Ze vertellen ons dat het “al jaren goed gaat” en dat ze geen problemen verwachten. Maar tijdens een douanecontrole bij vertrek van de producten blijkt dan ineens dat de HS-code niet klopt. De Douane zoekt dan de juiste code op en checkt of deze onder sanctieregel­geving valt. Als dit het geval is, moet het bedrijf uitleggen hoe de fout is ontstaan. Ook moet het bedrijf aantonen dat het zorgvuldig heeft gehandeld. Dat laatste is niet eenvoudig. Soms volgt een onderzoek en kan zelfs strafrechtelijke aansprakelijkheid aan de orde zijn.

Een andere oorzaak waarom het voor mkb-bedrijven moeilijk is compliant te blijven, zijn veranderende handelsstromen. De meeste bedrijven weten dat ze niet zomaar alles kunnen exporteren naar landen als Cuba en Rusland. Maar de laatste jaren zijn allerlei nieuwe handelspatronen ontstaan, waarbij handel niet meer direct maar via een omweg naar sanctie­landen gaat. Via tussenpersonen in andere landen wordt die handel georganiseerd.

Stel, je hebt in het verleden communicatie­apparatuur geleverd aan Rusland. Ineens komt er een order voor reserveonderdelen uit Kazachstan, een land waar je nog nooit aan hebt geleverd. Dit vraagt om extra alertheid, zeker als een order niet logisch of moeilijk te verklaren is. Het is dan noodzakelijk om bij de klant door te vragen naar het eindgebruik van de producten en naar wie de eindgebruiker is. Is dit de klant zelf of gaat hij de reserveonderdelen verder exporteren? Dit onderzoek en de uitkomsten daarvan moet je vastleggen en archiveren. Zo kun je aantonen dat je er alles aan hebt gedaan om zorgvuldig te handelen.

Banken steeds kritischer

Banken spelen een steeds grotere rol in het complianceproces, omdat ze bij risicovolle transacties medeverantwoordelijk kunnen worden. In het slechtste geval kan dit gevolgen hebben voor de bankvergunning van de bank. Dit maakt dat banken veel kritischer kijken naar de internationale handel van hun klanten dan een aantal jaar geleden. Om eventuele risico’s te kunnen beoordelen, vraagt een bank naar gerichte informatie over transacties en risico’s. Om de vragen van de bank goed te kunnen beantwoorden, stellen veel mkb-bedrijven een interne procedure op voor risicovolle transacties. Zo’n procedure staat bekend als een internal compliance program (ICP).

Als mkb-bedrijf kun je zelf verschillende stappen zetten om risico’s te beperken. Zorg allereerst dat je je producten correct classificeert en de juiste HS-codes vastlegt in je ERP-systeem. Stem dit bij twijfel af met je expediteur of vraag advies aan evofenedex, maar blijf je bewust van je eigen verantwoordelijkheid.

Daarnaast is het belangrijk je klanten te kennen. Voer bij nieuwe klanten een grondige controle uit en wees alert op afwijkende orders. Leg bij risicovolle transacties het eindgebruik vast in een eindgebruikers­verklaring. Tot slot helpt het om een eigen risicoanalyse te maken en die vast te leggen in een ICP. Dat geeft houvast en maakt het makkelijker om vragen van bijvoorbeeld banken te beantwoorden.

Er is software beschikbaar die kan controleren of je exportproducten hebt die onder sanctieregelgeving vallen. En of je zaken met landen of bedrijven doet die op de zwarte lijst staan. Door dat soort software te gebruiken, krijg je beter inzicht in risico’s en kun je onderbouwde keuzes maken.

Onwenselijk

Vooral bij het mkb leeft soms het beeld dat voldoen aan sanctieregels veel extra werk oplevert. Dat is begrijpelijk, maar werken met onjuiste HS-codes vereist sowieso actie. Ook voor het vaststellen van invoerrechten, zowel bij invoer in de Europese Unie als in het land van bestemming, zijn juiste HS-codes noodzakelijk. Gebruik je een onjuiste code, dan loop je het risico op boetes en naheffingen.

Achteraf uitleg geven aan de Douane moet je als bedrijf hoe dan ook zien te voorkomen. Toch komt dit met regelmaat voor. De boete die volgt is fors en doet het commerciële voordeel meer dan teniet. Bovendien kan het leiden tot reputatieschade.