Gastcolumn: Bezint eer ge begint

Een TMS, WMS of FMS wordt gemiddeld elke zeven jaar vervangen. Bijvoorbeeld vanwege wijzigingen in het bedrijf of bij de huidige leverancier. Daarnaast heeft de omgeving, bijvoorbeeld de overheid, steeds meer invloed op de technische en functionele eisen die aan een applicatie worden gesteld. Je moet je als logistiek bedrijf continu de vraag stellen of je automatisering nog wel toekomstbestendig is en aan de huidige eisen voldoet. En als dat niet zo is: hoelang kun je er nog mee werken en hoelang duren de zoektocht naar en de implementatie van een nieuw systeem, wetende dat er een enorm tekort is in de IT-sector? Voor je het weet, ben je een paar jaar verder.

Veel gebruikers van software hebben een jarenlange relatie met hun leverancier. De eerste gebruikers werkten nog met tapes en diskettes, maar nu staat alles in de cloud, benaderbaar met tablet of smartphone. De vraag is of je leverancier al die technische ontwikkelingen kan bijhouden en betalen. De geschiedenis leert dat het vele niet gelukt is. Het pakket zelf is niet altijd de reden om te wisselen van leverancier. Het kan ook gaan om een verstoorde relatie of dat nieuwe medewerkers geen klik hebben met de leverancier. De gegevens in jouw ‘oude’ pakket moet je wel bewaren voor de toekomst, bijvoorbeeld om analyses te doen of voor de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Of om vrachtbrieven te kunnen tonen aan de verzekeraar. 

Ook de krimp of groei van een bedrijf kan een reden zijn voor de aanschaf van een nieuw pakket. Stel dat je ineens een vestiging moet openen in Engeland omdat jouw klant daar een vestiging opent. Dan moet je mee, en dat betekent dat de applicatie Engelstalig moet zijn, met tijdzones moet kunnen werken en met vreemde valuta moet kunnen omgaan.