25-06-2025
Gastcolumn - Cultureel effectief communiceren is belangrijker dan ooit
GWat zeg je als binnendienstmedewerker deze dagen tegen je Amerikaanse klanten of Roemeense leveranciers? Is het business as usual of heb je het ook over de situatie in de wereld? Politieke ontwikkelingen zijn het gesprek van de dag en je kunt snel een opmerking maken over crazy tariffs of Russian trolls. Gemeend of bij wijze van grap.
In deze polariserende wereld is het echter verstandig op je woorden te letten. Zeker in het internationale zakenverkeer. Als stelregel is het beter geen politiek getinte opmerkingen te maken tegen je buitenlandse contacten. Zeker wanneer je die (nog) niet goed kent. Wil je mensen niet onbedoeld voor het hoofd stoten, dan kun je op twee zaken letten: wat je zegt (de boodschap) en hoe je het zegt (toonzetting, woordgebruik en communicatiekanaal).
Amerikanen willen geen doemscenario’s maar opties
Gastdocent bij evofenedex en directeur van Culture-Inc.
Stel dat je klanten in de Verenigde Staten moet informeren over hogere transportkosten als gevolg van de door de Amerikaanse invoerheffingen verstoorde handelsstromen. Een Nederlandse boodschap zou kunnen luiden: “We are sorry to inform you that the shipment costs have increased due to higher US import tariffs.” Ook al klopt dit, een Amerikaans contact hoort liever: “For our next delivery we have checked the shipment options currently available and here’s the best deal on offer: …” Amerikanen willen geen doemscenario’s maar opties. Dus benoem niet het probleem zelf (dat is typisch Nederlands), maar kom met oplossingen. Daarmee laat je ook zien dat je erbovenop zit en dat geeft vertrouwen.
In andere culturen ben je effectiever wanneer je problemen juist wel benoemt, zodat je er samen tegen kunt strijden. Heb je bijvoorbeeld te maken met een Roemeens contact, dan kan een sarcastische opmerking over greedy politicians wel in goede aarde vallen. Want de meeste Roemenen vinden dat ook en maken er graag grappen over. Maar pas op met badinerende opmerkingen over het land. En wanneer je de politieke voorkeur van je gesprekspartner niet kent, kun je de Russische trollen er maar beter even buiten laten.
Zakendoen in het buitenland draait om vertrouwen en relaties. Goede communicatie is daarbij essentieel. Als binnendienstmedewerker communiceer je de hele dag met buitenlandse contacten, veel per e-mail en telefoon en soms via videogesprekken of social media. Wanneer er spanningen in een land zijn, is het goed om je betrokkenheid of medeleven te tonen. Maar houd het neutraal, tenzij je zeker weet hoe de ander erin staat. Better be safe than sorry!
Esther Janssen