Hoe Veco met een incompanytraining grip kreeg op oorsprongsregels

“De Douane zag dit in haar systeem”, legt Sangers uit. “Voor hen leek het alsof wij facturen bewust aan het splitsen waren om onder de grens te blijven waarbij je een formele vergunning nodig hebt voor het afgeven van oorsprongsverklaringen. Dat was helemaal niet onze intentie, maar het was wel de trigger voor een bezoek.”

Toen de Douane eenmaal bij het bedrijf binnen was, bleken de factuurbedragen niet het grootste probleem. Het echte pijnpunt was de onderbouwing. Op de vraag ‘Waarom heeft dit product de preferentiële oorsprong EU?’ had Veco niet direct een antwoord. Sangers: “De kennis die er tien of vijftien jaar geleden waarschijnlijk wel was, was langzaam weggeëbd door personele wisselingen in het management.”

Race tegen de klok

De Douane liet weten waar een tandje moest worden bijgezet. Veco kreeg een bepaalde periode om te laten zien dat zijn processen op orde waren. “Ze lieten ons weten dat we de kennis binnen vier weken moesten borgen en vastleggen in een procedure om de vergunning ‘Toegelaten Exporteur’ te kunnen behouden”, aldus Sangers. Het wegvallen van deze vergunning zou betekenen dat voor elke zending buiten de Europese Unie (EU) fysieke documenten moeten worden opgehaald bij de Kamer van Koophandel of de Douane, iets wat in de praktijk een flinke uitdaging zou zijn voor het bedrijf.

Veco schakelde daarom hulp in van evo­fenedex. Er was geen tijd voor een reguliere cursus van enkele maanden, er was behoefte aan een snelle chirurgische ingreep. Hans Kokje, docent Oorsprong bij de vereniging, werd ingevlogen voor een incompanytraining op maat.

Het grote voordeel van een incompanytraining is de focus. Waar een algemene training vaak breed uitwaaiert over diverse sectoren, zat Kokje bij Veco direct aan de knoppen van hun eigen systeem. “Het gesprek aan tafel veranderde direct”, vertelt Kokje. “We hebben gelijk de vijf statistiekcodes [HS-codes, red.] die Veco gebruikt onder de loep genomen. En we keken naar de grondstoffen, in dit geval nikkel, en de bewerkingen die in Eerbeek plaatsvinden.”

Het hart van de training was het begrijpen van de ‘tariefpostverspringing’, waarbij het ROSA-systeem (Rules of Origin Self-Assessment) te gebruiken is als toetsings­mechanisme. Voor Veco was dit de verlossing. Uit de analyse bleek dat de grondstoffen die ze inkopen, onder een andere statistiekcode vallen dan de eindproducten die ze exporteren. Omdat deze transformatie substantieel genoeg is volgens de douane­regels, krijgt het product de EU-oorsprong.

“Het kwartje viel die ochtend echt”, zegt Anouk Vredenberg, logistics employee bij Veco. “Voorheen was een oorsprongsverklaring een stukje tekst dat we plakten. Nu begrijpen we de matrix. We hebben heel 2025 doorgelicht en geconcludeerd dat in vrijwel alle gevallen de statistiekcodeverschuiving voldoende is om de verklaring te mogen afgeven. Dat geeft een enorme professionele rust.”

Brede borging

Een cruciaal inzicht dat tijdens de training naar boven kwam, is dat trade compliance geen ‘feestje van de logistiek’ is. Het is een ketenverantwoordelijkheid. “Wanneer Inkoop een nieuwe leverancier zoekt voor nikkel uit een land buiten de EU of R&D een nieuw pro­duct ontwikkelt, heeft dat direct invloed op onze status bij de Douane”, legt Sangers uit.

Daarom schoven niet alleen de logistiek medewerkers aan bij de training, maar ook de technical support-medewerkers die de artikelen aanmaken in het systeem. Hierdoor is de controle naar de ‘bron’ verplaatst. In de nieuwe procedure van Veco is vastgelegd dat bij het aanmaken van elk nieuw artikel direct de oorsprong wordt getoetst. De logistieke afdeling fungeert vervolgens als een tweede slot op de deur voordat de daadwerkelijke export plaatsvindt.

Naast de directe exportdocumentatie bracht de training nog een ander risico aan het licht: de inkomende en uitgaande leveranciersverklaringen. Veel bedrijven geven deze verklaringen af aan hun klanten binnen de EU zonder de achterliggende bewijsvoering te controleren.

Ook bij Veco bleek dat deze procedure beter kon. Zo wordt voortaan elke aanvraag voor een leveranciersverklaring standaard behandeld als een nieuwe casus, waarbij eerst de calculatie en de oorsprong van de grondstoffen worden gecheckt. Het is een extra stap in het proces, maar wel één die het bedrijf beschermt tegen financiële claims bij eventuele naheffingen in de keten. Wat opvalt in de ervaringen van de medewerkers van Veco is dat de training niet alleen over regels ging, maar ook over een cultuuromslag. Praten met een externe expert die ‘neutraal in de markt staat’ hielp om de urgentie intern te verkopen aan de directie.

In vier uur tijd

Vredenberg benadrukt de fijne sfeer: “Omdat we met een kleine groep van onze eigen organisatie zaten, durfde iedereen vragen te stellen. Je hoeft je niet groot te houden tegenover vreemden. De docent begreep onze specifieke vragen over de douane­deadline en dat zorgde voor een heel constructieve ochtend. Het werd rustiger in ons hoofd.”

Docent Kokje vult aan: “Het succes van zo’n training valt of staat met de interactie. Bij Veco zaten mensen aan tafel die écht wilden leren. Ze waren ‘onbewust onbekwaam’ en wilden die stap naar bekwaamheid maken. Dan kun je in vier uur tijd meer bereiken dan in vier dagen theorie.”

Toen Veco de nieuwe procedures en bewijzen van de gevolgde training presenteerde aan de Douane, veranderde de toon van het gesprek direct. “Ik kon laten zien wat we samen met evofenedex hadden gedaan. Daardoor werd het rustiger aan de andere kant van de lijn”, zegt Sangers met een glimlach. “Ze zagen dat we het serieus namen. De dreiging van het intrekken van de vergunning is van tafel. We moeten nog wel de puntjes op de i zetten in de tekstuele uitwerking van de procedures, maar de basis is solide.”

Ook heeft de training Veco sterker gemaakt voor de audits vanuit de Amerikaanse moederorganisatie. IDEX voert strenge controles uit op trade compliance. Veco kan nu aantonen dat het niet alleen voldoet aan de Nederlandse regels, maar ook aan de wereldwijde standaarden voor verantwoording.

Advies aan anderen

Het verhaal van Veco staat niet op zichzelf. Veel bedrijven opereren op dit moment in een grijze zone van onwetendheid. De boodschap van Sangers aan collega-ondernemers is dan ook helder: “Wacht niet tot de Douane belt. De wetgeving wordt strenger en de automatisering bij de Douane zorgt ervoor dat ze afwijkingen sneller signaleert. Investeer in de kennis van je mensen. Het geeft niet alleen rust ten opzichte van de autoriteiten, maar verbetert ook de kwaliteit van je interne processen.”