Incompanytraining export- en transportdocumenten houdt DAF scherp

Ivo Roemgens, senior transportanalist bij DAF, vroeg de training aan. “Uiteraard hebben wij bij DAF afdelingen die ons gevraagd en ongevraagd kunnen voorzien van informatie en ons met raad en daad bijstaan op het gebied van douane en export, legal en dergelijke zaken. Maar door het vertrek van een collega liep ons transport niet altijd meer in het tempo dat we graag zouden zien. We moesten eigenlijk een ‘kennisgap’ zien te overbruggen. Toen was de keuze snel gemaakt. evofenedex is een bekende partner en heeft in het verleden al bij DAF diverse trainingen en cursussen gegeven. Dus hebben we onze scholings­behoefte kenbaar gemaakt.”

DAF besloot al snel tot een training in eigen huis, vertelt Roemgens. “Vooraf hadden we daar niet eens over nagedacht, maar toen werd verteld dat het tot de mogelijkheden behoort, hebben we er wel toe besloten. Er zijn redelijk wat stakeholders binnen DAF – we hebben een uitgebreid logistiek netwerk en behoorlijk wat vervoerders die onder ons beheer en bewind vallen – dus dan is het handig om 25 man bij DAF te laten trainen in plaats van 25 man het land in te sturen.” Het voordeel van incompany is evident: deelnemers hoeven niet of nauwelijks te reizen en op eigen terrein heeft DAF voldoende vergader- en trainingslocaties. 25 medewerkers volgden de training, opgesplitst in twee groepen. Dezelfde training werd dus twee keer gegeven.

Praktijkvoorbeelden

Deelnemer George Blomen, transportplanner bij DAF, vond die groepsgrootte aangenaam. “Het voordeel is dat iedereen voldoende aandacht van de docent en voldoende gelegenheid krijgt om vragen te stellen. Mark, de trainer, wist de mensen goed bij de les te houden. Als de scherpte af en toe even wegviel, hield hij cursisten wakker door zelf even wat vragen te stellen.” Muller beaamt dit: “Gemiddeld twaalf tot hooguit vijftien personen is een prima aantal voor een training. Ik splits de onderwerpen ook op, met ‘s morgens de nodige theorie en ’s middags wat meer praktijkvoorbeelden, vaak ook uit het bedrijf zelf.”

Roemgens onderschrijft dit: “De dynamiek was goed. Vooraf was met evofenedex besproken dat we eerst de algemene trainingsbehoefte in kaart zouden brengen. Er was een lijstje met onderwerpen waar we in elk geval doorheen zouden lopen. In het tweede gedeelte van de dag werd er iets specifieker ingezoomd op een aantal zaken waarbij we als DAF op uitdagingen waren gestuit. Het voorbeeld van die chauffeur in Hongarije was er daar een van.”

Na afloop van de training krijgen deelnemers een hand-out van het cursusmateriaal, waarin alle gepresenteerde informatie is samengevat. “Als er vragen achteraf zijn, kunnen ze altijd contact met mij opnemen”, zegt cursusleider Muller. “Dat gebeurt weleens, soms zelfs pas na twee maanden. Maar net zo vaak hoor ik helemaal niets meer. Ook goed, denk ik dan.” Volgens Roemgens is de informatie uit de hand-out toegankelijk voor het hele bedrijf. “We hebben alles opgeslagen in onze Logistic Academy. Alle logistieke stakeholders binnen DAF hebben toegang tot die documenten. Dat is heel handig.”

Klip en klaar

Volgens cursist Blomen is bijhouden van de informatie net zo belangrijk als dingen leren in de praktijk. “De Brexit heeft een flinke stapel douaneformaliteiten opgeleverd. Tot dan toe waren Noorwegen en Zwitserland zo’n beetje de enige Europese landen met een gebruiksaanwijzing. Vaak lieten we de vervoerder dat voor ons regelen. Maar bij export en import naar het VK komt er tegenwoordig ook heel wat kijken. Daar hadden we niet altijd de juiste kennis voor in huis.”

“We hebben momenteel een vast team op onze transportafdelingen”, vult Roemgens aan. “Dan is er voldoende kennis, maar het is toch goed regelmatig helder te krijgen welke partijen we allemaal kennen bij transport. Natuurlijk de vrachtwagenchauffeur, maar ook degene die het transport aanvraagt, het transport laadt, het transport ontvangt… Iedereen heeft z’n eigen rechten en plichten in die stroom en om dat allemaal nog eens klip en klaar op je vizier te krijgen is enorm verhelderend. Zeker als dat wordt gespiegeld aan actuele regelgeving en zaken waar je tegenaan kunt lopen.”

Roemgens vervolgt: “Niet iedereen weet dat DAF ook fabrieken heeft in Brazilië, het VK en België. Al die fabrieken worden beleverd door leveranciers uit de hele wereld. De transportstroom binnen Europa is de eenvoudigste die we kennen, maar met name onze transportplanner George en zijn team verzorgen óók transporten naar Brazilië en bijvoorbeeld de fabrieken van PACCAR [het Amerikaanse moederbedrijf van DAF, red.] in Amerika. En dan neemt de mate van complexiteit meteen enorm toe, en die van onze supply chain ook. Die is dan ook niet meteen heel aantrekkelijk voor een logistiek dienstverlener. Dat inzicht opdoen, die kennis vergaren en de processen kennen vergen veel tijd. Een transportorder inzetten kun je vrij snel leren, maar hem op de juiste manier begeleiden binnen de diverse divisies van PACCAR is een heel ander verhaal.”

Op weg helpen

Collega Blomen komt met een voorbeeld. “Stel, er staat een lading motoren in Amerika die moet terugkomen naar Eindhoven. Maar in Amerika hebben ze geen idee hoe ze dat moeten aanpakken. Bovendien denken ze daar: Eindhoven wil die motoren terug, die regelen dat wel. Dan word ik gebeld door een Amerikaanse collega die ik stap voor stap begeleid bij het aanvragen van documenten. Zoiets komt ook voor vanuit Engeland. Transport vanuit het VK is niet heel moeilijk, maar om daar de juiste papieren bij te krijgen is wel lastig. We moeten regelmatig mensen, dat kunnen ook collega’s zijn, op weg helpen. Die moeten we dan vertellen wat we allemaal nodig hebben om het exportdocument aan te vragen. Dit om te voorkomen dat de goederen ergens worden vastgehouden door de douane.”

Bijkomend voordeel van de training is dat, met dank aan trainer Muller, DAF meteen al geld heeft weten te besparen met de opgedane kennis. Roemgens: “Ik ben bepaalde dingen echt anders gaan doen. We kregen bijvoorbeeld veel info over hoe je geld kunt besparen op tijdelijke invoer van producten. De kennis van Mark hebben we omgezet in acties, we konden het allemaal meteen toepassen in de praktijk.”

Veel invoergeld besparen

Een mooi voorbeeld is dat DAF bezig is met elektrificatie van zijn trucks, waaronder de kleinste vrachtauto: de DAF XB, vult Blomen aan. “De grootste uitdaging daarbij is dat de XB alleen in Engeland geproduceerd wordt. Ten tijde van de cursus liep er een businesscase om enkele assemblageactiviteiten van de XB Electric te laten uitvoeren in Eindhoven. Zo’n truck, die niet klaar is voor verkoop, wordt dus geïmporteerd. Dan zijn er heel veel manieren waarop je die import kunt aanvliegen. Zo hebben we een aantal testvoertuigen onder ‘tijdelijke invoer’ weten te importeren, net als de onderdelen daarvan. Dat kan, omdat ze toch weer teruggaan naar de fabriek in Engeland voor een eindcontrole. Daar hebben we heel veel invoergeld mee weten te besparen, gebruikmakend van de mogelijkheden die er zijn.”