Juridische valkuilen bij exportsales

2 Leveringsvoorwaarden zijn belangrijk

Wees daarnaast duidelijk over de leveringsvoorwaarden. Deze worden meestal geregeld door de ICC Incoterms® 2020. De Incoterms®-regels definiëren welke partij welke verantwoorde­lijkheden heeft, en wie welke kosten draagt voor de levering van de verkochte goederen. Free on Board betekent bijvoorbeeld dat de verkoper de goederen op een schip levert en dat de koper vanaf dat moment het risico draagt. Aan de andere kant betekent Cost, Insurance and Freight dat de verkoper betaalt voor verzekering en vracht tot aan de bestemming. Wie niet goed afspreekt welke Incoterms®­regels van toepassing zijn, kan worden geconfronteerd met onvoorziene risico's, kosten of heffingen.

3 Betaling en valutarisico's

Betaald krijgen is cruciaal, maar bij internatio­nale verkoop hebben bedrijven soms te maken met slechte betalers. Daarom is het verstandig de betalingsvoorwaarden duidelijk vast te leggen in het contract. Gebruik je hier­ voor een letter of credit (L/C), bankoverschrij­ving of documentair incasso? Letters of credit bieden meer zekerheid dan de andere twee methoden, maar kunnen duur en omslachtig zijn. Weeg de voor­- en nadelen dus goed tegen elkaar af.

Mogelijk is er ook een valutarisico: als je in een vreemde valuta verkoopt, hebben koers­ schommelingen invloed op het bedrag dat je uiteindelijk ontvangt. Om dit risico te beperken is het te overwegen hedgingstrategieën te gebruiken. Bijvoorbeeld door termijncon­tracten of opties af te sluiten.

4 Certificaten en vergunningen

Bepaalde producten vereisen specifieke documentatie om legaal geëxporteerd of geïmporteerd te mogen worden. Sommige landen vereisen bijvoorbeeld certificaten van oorsprong, terwijl andere vragen om fytosani­taire certificaten voor landbouwproducten.

Daarnaast kan de handel in bepaalde goederen, zoals rubber of hout, verboden of beperkt zijn onder lokale, Europese of interna­tionale wet­ en regelgeving. Controleer altijd welke vergunningen of certificaten eventueel vereist zijn om te voorkomen dat zendingen in beslag worden genomen of vertraging oplopen.

5 Compliance CSRD-vereisten

Internationaal handelende bedrijven krijgen in toenemende mate te maken met compliance. Als een klant zich in de Europese Unie bevindt, kunnen ze te maken krijgen met de vereisten van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) en binnenkort ook met die van de Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD).

De Europese CSRD-­richtlijn verplicht bedrijven transparant te rapporteren over de duurzaam­heidsaspecten van hun bedrijfsvoering (voor­ namelijk impacts, kansen en risico’s). De CSDDD is op 24 mei 2024 definitief aangenomen door de Europese Raad. Deze richtlijn gaat over de daadwerkelijke acties die bedrijven moeten ondernemen om duurzamer te opereren. De CSDDD gaat daarmee verder dan de CSRD en kijkt ook naar het voorkomen en verhelpen van misstanden in de keten (negatieve impacts). De verplichtingen richten zich niet alleen op de eigen activiteiten van Europese bedrijven, maar ook op die van hun toeleveranciers in de waardeketen. Niet compliant zijn kan leiden tot ernstige reputatieschade en hoge kosten. Ook al wordt de CSDDD pas in 2027 van kracht, bedrijven doen er goed aan zich daar nu al op voor te bereiden.

6 Agentuur, distributie, dealer

Bedrijven die vaak aan partijen in een bepaald exportland verkopen, kunnen overwegen daar een agent of distributeur aan te stellen. Een agent treedt op namens het verkopende bedrijf en verdient een commissie, terwijl een distribu­teur de goederen van het verkopende bedrijf voor eigen rekening en risico inkoopt en vervol­gens doorverkoopt. Elk van deze verkoop­modellen brengt zijn eigen juridische risico's met zich mee. In de Europese Unie hebben handelsagenten bijvoorbeeld speciale rechten, waaronder het recht op een zogeheten good­willvergoeding bij beëindiging van de overeen­komst (richtlijn 86/653/EEG). Het is ook aan te raden het territorium, de eventuele exclusiviteit van de agent of distributeur en de prestatiever­wachtingen (targets) duidelijk te definiëren om geschillen in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen. Bedrijven doen er verder verstandig aan goed vast te leggen of hun wederpartij ze mag vertegenwoordigen, of die hun merk­ of productnaam als dealer mag voeren, en wie geautoriseerd is om eventuele aftersalesservice of onderhoud aan hun producten te verrichten.

7 Contractduur en beëindiging

Soms zijn bedrijven ongewenst lang gebonden aan een con­tract. Besteed bij het opstellen van contracten daarom veel aandacht aan hoelang de overeenkomst duurt en hoe beide partijen die kunnen beëindigen. Vermijd verbintenissen voor onbepaalde tijd, tenzij je bereid bent verplichtingen voor de lange termijn aan te gaan. Zorg ervoor dat je clausules opneemt over beëindiging met een goede reden (bijvoorbeeld als de andere partij de overeenkomst schendt) en over de opzeg­termijn die nodig is om het contract te beëindigen zonder reden. Als de duur van de overeenkomst of de beëindigings­ rechten onduidelijk zijn, kun je vastzitten aan een ongunstige overeenkomst of schadeplichtig worden als je eenzijdig opzegt.

8 Voorkom ‘partnership’

Voor bedrijven die zakendoen met de Verenigde Staten, is het belangrijk arrangementen te vermijden die geïnterpreteerd kunnen worden als de vorming van een juridisch partnerschap met hun buitenlandse klanten of agenten. Partnerships brengen namelijk gedeelde aansprakelijkheid met zich mee. Dit betekent dat je verantwoordelijk kunt worden gehouden voor schulden of verplichtingen die je ‘partner’ aangaat. Een zuivere klant­ leverancier­ of principaal­agent­overeenkomst is een stuk vei­liger, want hiermee vermijd je onbedoelde aansprakelijkheden.

9 Pas op voor cybercriminaliteit

Nu zaken steeds meer online gaan, neemt het risico op cyber­criminaliteit toe. Fraudeurs kunnen communicatie onder­scheppen, betalingsinstructies wijzigen of zich zelfs voordoen als een bepaald bedrijf of een klant daarvan. Doe daarom zorg­vuldig onderzoek naar je contractpartner, onder andere om uit te zoeken wie bevoegd is die te vertegenwoordigen. Check goed dat je werkelijk met die persoon contact hebt en gebruik veilige kanalen voor gevoelige informatie en betalingsinstructies. Neem in contracten ook clausules op over cyberbeveiligingsnormen en ­verplichtingen om de aansprakelijkheid voor inbreuken te minimaliseren.

10 Aansprakelijkheid voor claims

Tot slot is het cruciaal in contracten de aansprakelijkheid te regelen. Wat gebeurt er als de goederen die je als exportbedrijf levert defect zijn of vertraagd, of schade veroorzaken? Bedrijven kunnen deze risico's verkleinen door met disclaimers bepaalde aansprakelijkheid uit te sluiten en bepaalde maximumbedragen voor aansprakelijkheden op te nemen. Wees je er wel van bewust dat deze clausules hun beperkingen hebben: sommige landen zullen uitsluiting van aansprakelijkheid niet accepteren, vooral in gevallen van opzet of grove nalatigheid. Bovendien vallen risico’s in sommige landen, zoals de Verenigde Staten, vaak niet onder de standaardverzekeringen. Die risico’s moeten dus apart of aanvullend verzekerd worden. Voor alle export­landen geldt: zorg ervoor dat je het juridische kader van het land van je handelspartner kent en vraag juridisch advies om de juiste clausules op te stellen.

Neem vooral de tijd

Hoewel verkoop via export fantastische mogelijkheden biedt voor internationale expansie en groei, brengt het ook aanzien­lijke juridische uitdagingen met zich mee. Door overeenkomsten te documenteren, de ICC Incoterms® 2020 te begrijpen, beta­lingsrisico's te beheren, te voldoen aan certificeringsvereisten en agentuur­ en distributierelaties zorgvuldig te structureren, kun je veel van de veelvoorkomende valkuilen vermijden. Neem vooral de tijd om duidelijke, weloverwogen contracten op te stellen die de belangen van je bedrijf beschermen. Voorkomen is immers beter dan genezen.