Minder fouten en meer tevreden klanten

Net als bij veel andere bedrijven kwam het idee om verder te digitaliseren een paar jaar geleden op tafel bij Allied Motion. Elligens: “We hebben digitalisering niet als doel, maar als middel om onze visie en strategie te ondersteunen. We zagen een paar jaar terug dat we nog ontzettend veel op papier deden, bijvoorbeeld in het magazijn. Mensen liepen daar rond met papieren picklijsten, waarop ze moesten afvinken en invullen hoeveel stuks ze hadden gepakt. Dat werd aan het einde van de dag handmatig in het systeem gezet. Dat leverde best wel fouten op. Want een 1 of een 7 lijkt voor sommigen veel op elkaar, en degene die het ’s avonds moest intikken kon dat verkeerd interpreteren. Of er werd bij het picken iets verkeerds gepakt, waardoor later bleek dat een product dat was gemaakt niet goed werkte, met alle gevolgen van dien.”

Samen optrekken

Ook bij de vestigingen in Amerika en Portugal wordt op dat moment de noodzaak om te digitaliseren gezien en samen trekken ze op om een plan te maken. “Het papierwerk leidt tot indirecte kosten als daardoor verkeerde voorraad ontstaat of verkeerd materiaal in een motor zit”, legt Elligens uit. “Ik heb een plan opgezet als een onderzoek, met mijn operationeel manager als opdrachtgever. Zijn steun was fijn, want dat gaf vertrouwen. We hebben in kaart gebracht wat het probleem is en zijn gaan zoeken naar oplossingen. Ik ben trainingen gaan volgen, heb de inspiratiesessie ‘Starten met scannen in het magazijn’ bij evofenedex gevolgd en me aangesloten bij het Supply Chaingers Netwerk [een community van ­evofenedex, red.]. Ook de masterclass ‘Succcesvol veranderen, maar hoe dan?’ ­van evofenedex is ontzettend waardevol geweest.”

Met al die kennis is Elligens aan de slag gegaan. “Het is natuurlijk best een verandering, want we zijn van papier naar scanners gegaan. Mensen liepen al zolang ze in dienst waren met papieren rond en dat ging best goed, was de algemene gedachte. Never change a winning team, zeg maar. In 2023 was er een update van ons ERP-systeem naar Microsoft Dynamics 365 en kregen we meer mogelijkheden, waaronder scanners toevoegen. We hebben toen goed in kaart gebracht wat de mogelijkheden en kansen zijn om het aantal fouten terug te dringen, wat daarvan de kosten zouden zijn en natuurlijk de opbrengsten.”

Elligens vervolgt: “We hebben externe partijen gevraagd om ons te laten zien wat ze te bieden hebben. Drie zijn er langs geweest met mooie verkooppraatjes. Alles kan en niets is te gek in deze wereld. Maar wij zijn een relatief klein bedrijf met honderd werknemers en zo’n externe partij voegt wel wat complexiteit toe, kwamen we achter. Wij wilden eigenlijk iets simpels waarmee onze collega’s meteen aan de slag konden.”

Handscanners en WMS

De zoektocht gaat verder en uiteindelijk schaft het bedrijf handscanners aan die rechtstreeks kunnen communiceren met het ERP- en WMS-systeem. Elligens: “Stap voor stap hebben we ons personeel daarin meegenomen. We hebben hun uitgelegd wat de voordelen zijn: minder administratie en minder fouten. De angst die er bij sommigen was hebben we kunnen wegnemen. Immers: veel mensen scannen ook hun producten bij de supermarkt met een boodschappenlijstje. Het was mooi om te zien dat juist deze groep werknemers al heel snel lol erin kreeg. Het is net zo gebruiksvriendelijk als je telefoon, merkten we.”

Nu wil Allied Motion nog meer stappen gaan zetten in digitalisering en ze hebben daarvoor aangeklopt bij Anneloes van Klaveren, projectleider Digitalisering bij evofenedex. “Voor ons gevoel waren we nog maar net bezig en hadden we nog nauwelijks wat gedaan, maar daar bleek Anneloes heel anders over te denken. We hadden ongemerkt al grote stappen gezet op het gebied van data en digitalisering.”

Verder digitaliseren

Maar achteroverleunen is er zeker niet bij voor Elligens. “Dit project heeft meer deuren geopend. Zo kunnen we echt nog wel wat systemen verder integreren, zoals het CRM- en het ERP-systeem. Zoals gezegd is digitalisering voor ons een middel en geen doel, dus het moet iets zijn waarmee we onze visie en strategie kunnen ondersteunen. We wisselen ook ervaring en software met andere vestigingen uit. Onze collega’s in Portugal hebben goede software om trays en batches te scannen. Ideaal, want zo kunnen we bij een defect meteen uitzoeken waar betreffende onderdelen uit die serie nog meer zijn gebruikt. Verder willen we kijken of we het gebruik van papier nog verder kunnen terugdringen.” 

Naast al het zojuist genoemde heeft Elligens nog een paar adviezen voor andere bedrijven die (verder) willen digitaliseren. “Vorm een projectteam met een mix van werknemers van de werkvloer en externe partijen die je kunnen helpen. Probeer ergens anders te kijken bij soortgelijke projecten om te leren van hun valkuilen en hobbels. En doe dat vooral aan het begin van het traject, want dan kun je nog sturen op wat je wel en niet ziet zitten bij oplossingen en mogelijkheden. Wij hadden het geluk dat we konden kijken bij collega’s door heel Europa die zijn aangesloten bij Allied Motion. Tot slot, betrek alle stakeholders en houd ze proactief op de hoogte. Daarmee heb je een breed draagvlak en weten zij wat er speelt. Als je dat te laat doet, is het lastig om iedereen op hetzelfde spoor te krijgen.”