Misverstanden over Incoterms® blijken hardnekkig

FCA (Free Carrier) en DAP (Delivered at Place) zijn bij export en import duidelijk de meestgebruikte Incoterms®-regels. Tegelijkertijd blijft EXW (Ex Works) opvallend vaak voorkomen bij internationale transacties. Deze Incoterms®-regel sluit in de praktijk echter vaak slecht aan bij de feitelijke verantwoordelijkheden rond laden en exportformaliteiten. Dit brengt dan extra risico’s met zich mee.

Vaak discussies

Uit het onderzoek blijkt verder dat Incoterms® goed bruikbaar zijn om de rechten en plichten van kopers en verkopers bij het transport van goederen vast te leggen, mits zij daarover voldoende kennis hebben. Het kennisniveau blijkt echter een structureel knelpunt. Respondenten schatten hun eigen kennis doorgaans hoger in dan die van collega’s, klanten en leveranciers. Dit kennisverschil is een belangrijke oorzaak van fouten, discussies en afwijkingen van gemaakte afspraken.

Ook is er vaak onduidelijkheid over rechten en plichten. Veel bedrijven ervaren dat de uitvoering in de praktijk afwijkt van de gekozen Incoterms®-regel. Bijvoorbeeld als ze FCA afspreken, maar als verkoper toch een CMR-vrachtbrief opmaken. Of EXW overeenkomen met een koper buiten de Europese Unie (EU) en dan plotseling geconfronteerd worden met een verplichting om de uitvoeraangifte te doen.

Een ander voorbeeld is onduidelijkheid over het wel of niet doorberekenen van transportkosten bij een C- of D-term. Hierdoor ontstaan vaak discussies, onder andere over wie waarvoor verantwoordelijk is als het gaat om transport, documentatie, verzekeren en douaneformaliteiten. Respondenten lieten duidelijk weten dat ze behoefte hebben aan betere uitleg en praktische ondersteuning. Zoals e-learnings, trainingen en uitleg via concrete praktijkvoorbeelden.

Concreet bedrijfsrisico

Het is belangrijk te benadrukken dat een kennisverschil binnen en tussen organisaties een concreet bedrijfsrisico vormt. Voor ondernemers die internationaal opereren is het niet voldoende om alleen zelf de Incoterms®-regels te kennen. Zij moeten ook zorgen dat collega’s, afdelingen en handels­partners dezelfde uitgangspunten hanteren. Onduidelijkheid over rechten en plichten komt vaak pas aan het licht wanneer zich een probleem voordoet, zoals schade, vertraging of een douane­controle. De gevolgen zijn dan meestal financieel en juridisch.

Een positieve ontwikkeling is dat steeds meer organisaties met een (formeel of informeel) Incoterms®-beleid werken. Dit zorgt voor meer consistentie in keuzes en wijst erop dat bedrijven over Incoterms® nadenken. Helaas hebben nog niet alle bedrijven hun interne afspraken organisatiebreed vastgelegd of geborgd. Daarbij rijst ook de vraag hoe een Incoterms®-beleid tot stand komt bij bedrijven die dit wel hanteren.

Het kiezen van de juiste Incoterms®-regels is voor internationaal ondernemers niet eenvoudig, blijkt uit het onderzoek. Het is een beslissing met directe gevolgen voor kosten, risicoverdeling en juridische aansprakelijkheid. Wie de Incoterms®-regels routinematig toepast zonder stil te staan bij de praktische uitvoering, loopt het risico dat verantwoordelijkheden anders uitpakken dan contractueel bedoeld zijn.

Voor ondernemers betekent dit dat ze kritisch moeten kijken of de gekozen Incoterms®-regel aansluit bij de feitelijke logistieke en douaneprocessen. Regelmatig kiezen bedrijven voor FCA en DAP. Deze regels bieden houvast, maar alleen als duidelijk is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor bijvoorbeeld transportboekingen, export- of importformaliteiten en documentatie. Ontbreekt deze duidelijkheid, dan ontstaat er ruimte voor interpretatie en discussie, vooral bij vertragingen of schade.

Verstrekkende gevolgen

Het aanhoudende gebruik van EXW bij internationale transacties heeft specifieke gevolgen. In de praktijk nemen verkopers vaak toch taken op zich die formeel bij de koper liggen, zoals het laden van goederen of verzorgen van uitvoeraangiften. Daardoor ontstaat er een verschil tussen wat contractueel is afgesproken en wat feitelijk gebeurt. Dat maakt de positie van de verkoper juridisch kwetsbaar. Voor ondernemers betekent dit dat zij het gebruik van EXW moeten heroverwegen en moeten beoordelen of een andere Incoterms®-regel beter past bij hun rol in de keten.

Ook het gebruik van DDP (Delivered Duty Paid) heeft verstrekkende praktische en juridische gevolgen. Ondernemers die deze regel toepassen, krijgen te maken met verplichtingen rond invoerrechten, btw en mogelijke aansprakelijkheid in het land van bestemming. Dit vraagt om voldoende kennis, interne afstemming en vaak ook lokale ondersteuning. Ontbreken die randvoorwaarden, dan kan DDP leiden tot onverwachte kosten en juridische complicaties.

Zoals gezegd hebben steeds meer bedrijven intern een Incoterms®-beleid. Dat is positief, maar brengt ook verantwoordelijkheid met zich mee. Ondernemers die met een Incoterms®-beleid werken, doen er verstandig aan dit organisatiebreed vast te leggen en toe te passen. Zonder duidelijke richtlijnen blijft het risico bestaan dat afdelingen verschillende Incoterms®-regels gebruiken. Dit leidt tot inconsistente contracten en vergroot de kans op fouten.

Alle betrokken afdelingen

Bij de totstandkoming van een dergelijk beleid pleit evofenedex ervoor om alle betrokken afdelingen, dus zowel verkoop als de binnendienst, logistiek en finance, mee te nemen in de overwegingen. Vaak opereren deze afdelingen nog apart van elkaar, wat voor miscommunicatie en problemen kan zorgen.

De ICC herziet de Incoterms®-regels eens in de tien jaar. In aanloop naar de editie 2030 hebben de respondenten van ons onderzoek verschillende verbeterpunten aangedragen. Behalve een oproep tot vereenvoudiging en meer duidelijkheid, klinkt regelmatig ook de wens om de bepalingen rond EXW en DDP aan te scherpen of zelfs te laten vervallen.

Nog vaak automatisch

Ook vragen veel gebruikers om meer aandacht voor multimodale Incoterms®-regels, met name bij containervervoer. In de praktijk worden bij zeecontainerzendingen nog vaak automatisch FOB (Free on Board), CFR (Cost and Freight) of CIF (Cost Insurance and Freight) toegepast, terwijl de multimodale equivalenten FCA (Free Carrier), CPT (Carriage Paid To) en CIP (Carriage and Insurance Paid To) beter aansluiten. Een set Incoterms®-regels die toepasbaar is op alle vormen van vervoer kan hierin mogelijk meer duidelijkheid bieden.

De onderzoeksresultaten maken dan ook duidelijk dat internationaal ondernemers actief moeten sturen op hun Incoterms®-keuzes. Dit vraagt om een bewuste selectie van de juiste regel, vastlegging in beleid en contracten, en blijvende aandacht voor kennis binnen de organisatie. Alleen dan dragen de ICC Incoterms® bij aan duidelijkheid en beheersing van risico’s in de inter­nationale handel.