nDWU: van aangifte naar datagedreven vertrouwen

Onder het nDWU wordt een importeursrol geïntroduceerd, waardoor de importeur nadrukkelijker verantwoordelijkheid draagt voor de goederen die hij in de Europese Unie invoert. Het gaat hierbij niet alleen om de betaling van douanerechten en andere heffingen, maar ook om het naleven van niet-fiscale wetgeving, zoals die voor productveiligheid, markttoezicht, milieuregels en consumentenbescherming. De Douane kijkt daarmee steeds meer naar de vraag of goederen veilig, legaal en aantoonbaar compliant de markt op gaan.

Trust & Check Trader

Een belangrijke nieuwe bouwsteen is de status van Trust & Check Trader (T&CT). Deze status gaat verder dan die van Authorised Economic Operator (AEO). Een T&CT moet een hoog niveau van interne beheersing aantonen en de Douane realtime toegang geven tot relevante commerciële, logistieke, financiële en compliancegegevens. Daar staan voordelen tegenover, zoals een snellere vrijgave van goederen, minder douane-interventies, uitgestelde betaling en in bepaalde gevallen het vervallen van de verplichting om een T1-document op te maken. Voor ondernemingen met volwassen data governance kan compliance daarmee een concurrentievoordeel worden.

Rol verandert mee

De rol van de douanedienstverlener verandert mee. Dienstverleners blijven belangrijk voor vertegenwoordiging, kennis, procesinrichting en operationele afhandeling, maar hun positie wordt afhankelijker van de kwaliteit van de data van de opdrachtgever. Een dienstverlener kan in zijn rol als directe vertegenwoordiger zijn eventuele T&CT-status alleen optimaal benutten als de vertegenwoordigde partij ook de T&CT-status heeft. Anders blijven de voordelen van T&CT weg en zijn vooral de AEO-voordelen relevant. Daarnaast worden activiteiten in andere lidstaten en e-commerce-invoer sterker gekoppeld aan de status van AEO-C (Customs) of T&CT. Dit dwingt dienstverleners om hun eigen vergunningen, systemen en contractuele afspraken opnieuw tegen het licht te houden.

Ook op indirecte vertegenwoordiging heeft het nDWU veel impact. Wanneer een niet-EU-importeur via een indirecte vertegenwoordiger werkt, kan de laatstgenoemde onder het nDWU als importeur worden beschouwd. Daarmee verschuift niet alleen de operationele rol, maar ook de aansprakelijkheid naar de vertegenwoordiger. De vraag is dan of dienstverleners bereid zijn die verantwoordelijkheid te dragen en onder welke voorwaarden. Heldere afspraken over het delen van data, productcompliance, vrijwaringen, auditrechten en informatieplichten worden daarom essentieel.

Een goede voorbereiding op het nDWU vraagt om multidisciplinaire samenwerking. De afdelingen IT, Legal, Finance, Inkoop, Logistiek en Compliance moeten samen bepalen welke data beschikbaar moeten zijn, wie verantwoordelijk is voor de kwaliteit ervan en hoe bewijsstukken digitaal worden vastgelegd en beheerd. Denk aan correcte goederenomschrijvingen, de GN- en TARIC-indeling, oorsprong, douanewaarde, vergunningen, productveiligheidsdocumentatie, sanctiechecks en duurzaamheidsvereisten.

Grootste opgave

Juist daar zit voor veel ondernemingen de grootste opgave: de benodigde informatie komt vaak uit verschillende systemen, afdelingen en schakels in de keten. Data voor product compliance worden vaak aangeleverd door Inkoop en bewaard in andere systemen dan het ERP. Het ERP-systeem bevat masterdata, maar het is niet altijd duidelijk wie verantwoordelijk is voor het beheer van die data. Waarderingsinformatie wordt vaak bepaald door Finance, oorsprongsverklaringen moeten worden opgevraagd bij de leveranciers. Maar wie moet die aanvragen, verzamelen en waar opslaan?

Als al deze gegevens niet actueel, volledig of digitaal beschikbaar zijn, kan dat onder het nDWU sneller leiden tot vertragingen bij de import en export van goederen. Maak daarom nu al inzichtelijk welke gegevens per goederenstroom nodig zijn voor de Douane, wie eigenaar is van die gegevens en hoe eventuele fouten worden gecorrigeerd. Leg ook met leveranciers en logistieke partners vast wie welke informatie aanlevert, binnen welke termijn en met welke bewijsstukken. Als de risicoanalyse vóór de vrijgave gebeurt, wordt herstellen achteraf immers minder vanzelfsprekend.

Aan de slag met nDWU

Bereid je organisatie dus goed voor op het nDWU door goederenstromen, de importeursrol en vergunningen te inventariseren. Beoordeel ook data governance en de koppelingen tussen de systemen, en neem productcompliance, export control en sanctiechecks structureel op in het douaneproces van je bedrijf. Vergeet ook niet vertegenwoordigings-overeenkomsten en contracten met ketenpartners te herzien.

Tot slot: verken of de Trust & Check Trader-status past bij je organisatie of dat de AEO-status voldoende is. T&CT biedt voordelen zoals vrijgave zonder tussenkomst van de Douane en uitgestelde betaling. Maar het vraagt – naast eisen die vergelijkbaar zijn met die van AEO – ook realtime datatoegang en een nóg hoger complianceniveau.