Roadmap: Digitale vrachtbrief wint terrein

Generaties van ondernemers zijn opgegroeid met de bleekgele papieren vrachtbrief, het ‘AVC’tje’. Met voor transporten over de grens de iets uitgebreidere CMR-vrachtbrief. Een vrachtbrief is een in het beroepsvervoer verplicht juridisch document dat politie, inspectiediensten en douane bij een controle kunnen inzien. Tot 2016 werden vrachtbrieven alleen in papieren vorm toegelaten, daarna kwam er ook een digitale vorm. Deze elektronische versie ofwel de e-CMR is juridisch sluitend, mits hij aan de wettelijke eisen voldoet.

Andere landen

In Nederland is Transfollow een van de softwareleveranciers die een e-CMR aanbiedt, met Beurvaartadres als partner voor implementatie. Ook in landen als Duitsland, Luxemburg, Italië en sinds kort Hongarije en Oostenrijk wordt de e-CRM geaccepteerd. Verder loopt in België momenteel een pilot waaraan alleen erkende softwareleveranciers mogen meedoen. Een e-CMR van een niet-­erkende softwareleverancier is dus ongeldig.

Een van de gebruikers van de e-CMR van Transfollow is Hurkmans Transport. Dagelijks laden en lossen zijn chauffeurs bij klanten en hún klanten in Nederland, Duitsland, België en Noord-Frankrijk. Maarten van Oosterhout, logistiek manager bij Hurkmans, is van mening dat digitalisering de toekomst is en de richting aangeeft voor investeringen. De begin dit jaar in gebruik genomen e-CMR is hiervan een voorbeeld. “De chauffeur krijgt de digitale vrachtbrief bij het laden te zien. Veel laadlocaties voor bouwstoffen voorzien alleen in een weegbon met het geleverde gewicht. Onze chauffeurs moeten dan ter plekke zelf de vrachtbrief opmaken. Bij de papieren variant gaf dat veel werk, en de leesbaarheid en nauwkeurigheid waren lang niet altijd optimaal”, aldus Van Oosterhout.

Koppeling met TMS

De digitale vrachtbrief is bij Hurkmans en andere bedrijven rechtstreeks gekoppeld aan het transportmanagementsysteem (TMS) en geïntegreerd in de mobiele boordcomputers. Op de laadlocatie opent de chauffeur de vanuit het TMS ingevulde vrachtbrief, met informatie van afzender en ontvanger. Het enige wat de chauffeur vervolgens hoeft te doen is de vrachtbrief aftekenen als er geen afzender aanwezig is. Want officieel moet de afzender het document opstellen. Bij Hurkmans komt daar dan nog bij dat bij het laden van bulk de chauffeur met de boordcomputer een foto van de weegbon maakt. 

Eenmaal op het losadres aangekomen tekent de ontvanger op de mobiele computer voor ontvangst. Tenzij er niemand met tekenbevoegdheid aanwezig is, zoals bij bulktransport. Bij Hurkmans tekent de chauffeur in dat geval ook. Alle digitale vrachtbrieven zijn direct daarna realtime zichtbaar in het TMS van Hurkmans. Scannen van bonnen is daarmee verleden tijd. Van Oosterhout: “We kunnen nu direct digitaal factureren. En dat kunnen onze klanten ook, want direct na vertrek van de chauffeur ontvangen ze een e-mail met de vrachtbrief en weegbon.”