Slimmer werken met AI-agents op de binnendienst

Volgens Van Tol is dat een gemiste kans, omdat je met een AI-agent als binnendienstdienstmedewerker sneller data analyseert. “Op basis hiervan kun je de agent de opdracht geven uniforme informatie te genereren die alle medewerkers op dezelfde manier kunnen verwerken. Deze aanpak is veel efficiënter dan wanneer de medewerkers in het team allemaal op hun eigen manier AI gebruiken voor hun werkzaamheden. Ik ben er daarom van overtuigd dat zo’n agent ervoor zorgt dat een heel team beter gaat functioneren.”

Meer toepassingen

Als voorbeeld van een repeterende taak die een AI-agent kan uitvoeren, noemt Van Tol het snel ophalen van de juiste informatie uit binnengekomen orders of klantmails. “De vele mails met opdrachten die de binnendienst ontvangt, hebben hun eigen opmaak of format. Hierdoor kan het lastig zijn snel te zien wat er precies moet gebeuren. Een AI-agent kan helpen snel en efficiënt structuur aan te brengen in zo’n opdracht. Denk aan een helder overzicht van de belangrijkste gegevens en het signaleren van ontbrekende informatie om de opdracht te kunnen uitvoeren. Diezelfde agent kun je inrichten met een concept voor een bedankmail aan de klant, waarmee je direct de missende informatie opvraagt. En zo zijn er meer toepassingen te bedenken.”

Meewezen laat op donderdag 16 april meer toepassingen zien tijdens de derde sessie van de Online Kennis3daagse Binnendienst 2026.

Waarom is een AI-agent zo geschikt om repeterende taken uit te voeren en is een AI-tool dat minder? Meewezen: “Als je aan een AI-tool als ChatGPT of Copilot iets vraagt, krijg je een antwoord op basis van wat AI denkt dat goed is. Maar misschien is het antwoord wel fout, of antwoordt AI op een manier die jij niet fijn vindt om te lezen.”

In tegenstelling tot een AI-tool, kun je een AI-agent zien als een digitale collega aan wie je een vastomlijnde taak geeft, legt hij uit. “Je heet Piet, hebt deze functie en gaat mij dit altijd melden op deze manier. Bijvoorbeeld in duidelijke grafieken, met daarbij een korte samenvatting in begrijpelijk Nederlands. Omdat de agent dit altijd op dezelfde manier doet, genereert hij continu dezelfde output. Hierdoor kan iedereen op de afdeling dezelfde informatie op dezelfde manier verwerken in een CRM- of ERP-systeem. Om iedere keer de goede informatie in één keer te krijgen, moet je de agent wel goed instellen en opvoeden.”

Niet moeilijk

Moeilijk is het bouwen van een AI-agent volgens Meewezen niet. “Binnen vijftien minuten heb je al je eigen basisagent. Het is wel belangrijk eerst goed te bedenken hoe de output eruit moet zien. Daarna komt het vooral aan op testen. Vertel je agent wat je wel en niet goed vindt aan de antwoorden die hij genereert. Zo maak je hem en de informatie steeds beter. Daar kun je dan steeds meer mee doen, zonder dat er veel handwerk aan te pas komt. Houd als mens wel de controle, en bedenk dat de foutgevoeligheid afhangt van hoe ingewikkeld de vraag is.”