Trainingen verhogen efficiëntie bij groothandel Sasma

Vooral de laatste vijf jaar kent Sasma een forse groei. Schouten: “In die periode is het aantal medewerkers verdubbeld. Dat vraagt om meer professionaliteit en procedures. Daarvoor is nodig dat medewerkers weten waar ze mee bezig zijn en begrijpen waarom je dingen op een bepaalde manier doet. Bovendien is werken met accijnsgoederen en gevaarlijke stoffen niet zomaar iets. De gevolgen kunnen groot zijn als er iets fout gaat.”

Hij vervolgt: “Daarom zijn we vijf jaar geleden gestart met het trainen van onze logistieke medewerkers. Sinds dit jaar hebben we de door evofenedex verzorgde incompany­trainingen verplicht gesteld voor ál ons personeel. Elke twee jaar volgt iedereen trainingen waarin de volgende onderwerpen aan bod komen: ICC Incoterms^® 2020, de letter of credit (L/C), oorsprong, douanedocumenten, accijnsgoederen en gevaarlijke stoffen.” Schouten vindt het belangrijk dat iedereen in het bedrijf regelmatig zijn kennis over alle onderwerpen opfrist. “Je belandt namelijk snel in een cirkeltje van ‘ik weet het wel en doe mijn ding’. Omdat de logistieke medewerkers wat dieper op de onderwerpen ingaan en andere vragen hebben, is er een aparte trainingsdag voor hen en een andere voor de medewerkers met andere functies.”

Fouten voorkomen

Bepaalde trainingen voor iedereen verplichten is mede ingegeven door de certificeringen van Sasma, waaronder ISO, licht Schouten toe. “Een van de certificeringsvereisten is regelmatige (bij)scholing van de medewerkers. Vooral voor de mensen die zich bezighouden met gevaarlijke stoffen is dit van cruciaal belang. Bij elke training gaan we opnieuw door de hele basis heen: hoe moet je omgaan met gevaarlijke stoffen, en welke documentatie en regelgeving horen erbij. Dan ontstaat er meer begrip van de materie; dat vind ik belangrijker dan gewoon maar doen.”

Medewerkers maken daardoor minder of geen fouten, en dat bespaart tijd en kosten, aldus de logistiek manager. “Een kleine fout in de documentatie bij een zending van gevaarlijke stoffen kan al gauw een rekening opleveren van duizend dollar als daardoor iets vast komt te staan in de haven. Zoveel mogelijk fouten voorkomen is ook essentieel bij L/C’s. Er kan namelijk verschrikkelijk veel misgaan bij het werken met deze betalingszekerheid. Mede dankzij de trainingen is onze collega die zich bezighoudt met L/C’s zover dat hij tijdig foutloze L/C’s opmaakt die geaccepteerd worden door de bank. Daardoor ontstaat er geen vertraging in de verzending. Dit scheelt een heleboel gedoe en kosten.”

Bewustwording

Op de vraag of alle onderwerpen nuttig zijn voor bijvoorbeeld sales, antwoordt Schouten bevestigend. “Mijn mening is dat wanneer je iets verkoopt, je ook basiskennis moet hebben van bijvoorbeeld het hele proces van documentatie. Het is belangrijk dat sales weet waarom ze moeten checken of de klant een invoervergunning heeft. Anders krijg ik een order op mijn bureau die we niet kunnen uitvoeren. Het draait erg om bewustwording: waar moet je op letten. Tegen de mensen in mijn team zeg ik vaak: ‘Het maakt je werk ook leuker als je beter weet waar je mee bezig bent en waarom iets belangrijk is.’”

Schouten merkt wel dat niet alle medewerkers enthousiast reageren op de verplichting om alle trainingen te volgen. “Dan krijg ik reacties als: ‘Ik weet het toch allemaal wel.’ En na de training hoor ik ze weleens zeggen: ‘Daar had ik niet zoveel aan, ik vond het een beetje saai.’ Maar onbewust heb je er veel aan, omdat je op een andere manier naar bepaalde zaken leert kijken, en weet waarop je moet letten. De kennis vervaagt overigens wel weer wat na verloop van tijd. Daarom is regelmatig trainen zo belangrijk.”

Uiteindelijk werken de medewerkers van Sasma door de trainingen een stuk effi­ciënter, constateert Schouten. “Naast het reduceren van fouten gaan mensen tien tot twintig procent sneller werken. Ze worden bijvoorbeeld vaardiger in het opstellen van documenten. Door de trainingen kunnen ze bovendien hun collega’s beter ondersteunen, maar ook onze klanten. Het liefst regelen we alles van A tot Z voor hen, zodat ze volledig worden ontzorgd.”

Schouten waardeert het dat de trainingen van evofenedex zo klantspecifiek zijn. “Het is heel erg maatwerk. Doordat we van tevoren casussen en voorbeelden van onze documenten kunnen toesturen, wordt precies ingegaan op wat wij doen. Het helpt ook dat vaak dezelfde docenten komen lesgeven. Zij zijn dan al bekend met ons bedrijf en de producten. Overigens kunnen we met onze vraagstukken ook goed terecht bij evofenedex. Een bedrijfsadviseur van evofenedex stelt onze material safety data sheets (MSDS’en) op. En een veiligheidsadviseur voert ieder jaar een audit bij ons uit, wat een vereiste is voor bedrijven die handelen in gevaarlijke stoffen.”

Lokale omstandigheden

Inmiddels zijn collega’s Mitchell Stouthart, die trader Afrika is bij Sasma, en Moon Nguyen, logistics & procurement coordinator, aangeschoven. Beiden volgden de afgelopen jaren diverse trainingen. De Incoterms^®-training helpt Stouthart vooral om de ICC Incoterms^® 2020 correct toe te passen bij verschepingen naar Afrika. “In veel Afrikaanse landen verschilt de douaneafhandeling sterk per regio, en klanten verwachten duidelijke informatie over wie wat regelt. Dankzij de training begrijp ik beter hoe ik leveringsvoorwaarden moet afstemmen op de lokale situatie. Dit voorkomt vertragingen aan de grens en zorgt ervoor dat onze ethanolzendingen zonder problemen ­aankomen.”

Ook Nguyen let nu meer op de lokale omstandigheden bij het overeenkomen van ICC Incoterms^® 2020: “Een beoordeling die uitsluitend gebaseerd is op kosten of risico’s is onvoldoende. We moeten ook rekening houden met geografische uitdagingen op de laadlocatie en de plaats van bestemming om te bepalen welke Incoterms^®-regel het best past bij verschillende orders. Zo heb ik onlangs aanbevolen om Delivered at Place (DAP) in plaats van Ex Works (EXW) in een contract te gebruiken, omdat de koper geen ervaring had met lokale laad- en douane­procedures − iets wat ik eerder over het hoofd zou hebben gezien. Sommige klanten zijn niet bekend met het hele importproces in hun eigen land. Daarom kan het aanbieden van DAP zorgen voor een soepelere afhandeling.”

Zowel Stouthart als Nguyen merken dat de trainingen hen ook helpen om beter te samenwerken met andere afdelingen. Nguyen: “Door de training over oorsprong kan ik sales beter adviseren over de meest nauwkeurige oorsprongsinformatie voor onze producten. Bij ons is dit vrij complex, omdat we meerdere ingrediënten importeren en de productie in een ander land plaatsvindt.” Stouthart: “Bij sales werken we veel samen met de afdelingen logistiek en exportdocumentatie. De trainingen zorgen ervoor dat we duidelijker communiceren met collega's. En dat we beter anticiperen op wat er nodig is voor transport en documenten. Dit verhoogt onze gezamenlijke slagkracht richting de klant, zeker in complexere markten zoals Afrika.”

“Doordat ik nu beschik over meer kennis van handel en logistiek, kan ik de verantwoordelijkheden van Sasma en de logistieke processen beter identificeren. En we maken minder fouten bij het opstellen van orders”, zegt Nguyen. Ook geeft het meer zekerheid bij het opstellen van offertes”, vult Stouthart aan. “Klanten in Afrika verwachten vaak dat wij alles regelen, terwijl de verantwoordelijkheden anders liggen volgens de gekozen Incoterms^®-regel. De douanetraining helpt ons dit professioneel uit te leggen en juridisch correct te onderbouwen. Dat voorkomt discussies en onverwachte kosten bij de klant.”

Waardevolle hulplijn

Stouthart vindt het erg prettig dat hij na de training de docenten kan benaderen met vraagstukken waar hij zelf niet goed uitkomt. “Zo hadden we nadien nog contact over een zending naar Kenia. Hierbij bestond onduidelijkheid over wie verantwoordelijk was voor de inklaringskosten. Een reactie kwam snel en was heel bruikbaar. Het voelt als een waardevolle hulplijn, ook na de training.”

Tot slot benadrukt Schouten dat de ervaringen van zijn collega’s duidelijk illustreren hoe de trainingen bijdragen aan meer begrip van waar ze mee bezig zijn. “Zoals eerder gezegd maken ze daardoor minder of geen fouten. Ook zijn ze beter in staat klanten en collega’s te ondersteunen. Daar is het ons in de eerste plaats om te doen. En indirect levert dat tijd- en geldwinst op.”