Vernieuwingen bij Douane zorgen voor meer digitale verplichtingen

Een belangrijk instrument voor de benodigde procesoptimalisatie is de invoering van het digitale EU CSW-CERTEX-systeem (European Union Customs Single Window Certificate Exchange), ook wel CERTEX genoemd. Dit systeem koppelt de nationale douanesystemen aan databases van de EU voor niet-douaneformaliteiten. CERTEX maakt digitale verificatie mogelijk van certificaten, vergunningen en toegestane hoeveelheden ingevoerde of uitgevoerde goederen.

Een voorbeeld: een importeur van CBAM-goederen die vanaf 2026 meer dan vijftig ton wil invoeren, moet beschikken over een CBAM-account in het EU-register. Bij de invoeraangifte wordt het vermelde accountnummer automatisch via CERTEX gecontroleerd op geldigheid. CERTEX vereist daarom aanpassingen van bedrijven in douaneprocessen, software en bedrijfsvoering.

CERTEX wordt uitgebreid

Momenteel vallen elf niet-fiscale formaliteiten, afkomstig uit zes Europese wetten, onder het verplichte CERTEX. Sommige lopen al via dit systeem (onder meer ozonafbrekende stoffen, cultuurgoederen en F-gassen), de rest (zoals CBAM-goederen, biologische goederen en goederen die NVWA-keuring vereisen) volgt de komende zes maanden. De verwachting is dat CERTEX op termijn wordt uitgebreid naar onder meer producten die onder wetten vallen die gaan over ontbossing, kritische grondstoffen, ecodesign (inclusief digitaal productpaspoort), dwangarbeid, verpakkingen (PPWR), speelgoedveiligheid en chemische stoffen (REACH).

Een ander belangrijk instrument voor de Douane om processen verder te optimaliseren is de invoering van het Digitaal Dossier en Centralised Clearance, ook wel DD en CC genoemd. Het Digitaal Dossier maakt het voor bedrijven mogelijk documenten zoals facturen en paklijsten rechtstreeks te uploaden in het aangiftesysteem. Momenteel gebeurt dit nog per e-mail, wat leidt tot vertragingen en beperkte mogelijkheden om doorlooptijden te monitoren. Het Digitaal Dossier is bovendien een noodzakelijke stap naar Centralised Clearance. Naar verwachting wordt het Digitaal Dossier in mei 2026 geïmplementeerd voor invoer- en uitvoeraangiften via DMS en DECO.

Aangifte in één lidstaat

Centralised Clearance maakt het mogelijk een douaneaangifte in te dienen in één lidstaat, terwijl de goederen in een andere lidstaat worden aangeboden. Dat lijkt op de huidige SASP-vergunning, maar Centralised Clearance verbetert de informatie-uitwisseling tussen Supervising Customs Office en Presentation Customs Office.

De Nederlandse implementatie van Centralised Clearance begint in het derde kwartaal van 2026 voor IIAA-procedures. Daarna volgt de ‘invoer via de normale procedure’. De implementatie voor uitvoer staat gepland voor 2027. De nieuwe werkwijze kan bedrijven aanzienlijke efficiëntievoordelen opleveren, omdat zij de douaneafhandeling kunnen centraliseren. Nationale verplichtingen rond bijvoorbeeld btw en accijnzen blijven echter per land geregeld.

Intussen bereidt Brussel ook een grote hervorming van het Douanewetboek van de Unie (DWU) voor. Het huidige DWU trad in 2016 in werking en sluit niet meer aan op de huidige praktijk. De definitieve tekst van de nieuwe wetgeving wordt medio 2026 verwacht. De invoering ervan zou dan vanaf 2028 kunnen beginnen.

De hervorming van het DWU betekent onder meer de oprichting van een EU Customs Agency en het realiseren van een EU customs data hub. Deze centrale datahub wordt eerst in gebruik genomen voor e-commerce, waarschijnlijk in 2028. Vanaf 2038 moeten alle bedrijven het systeem gebruiken. De de-minimisvrijstelling van 150 euro voor e-commerce wordt overigens afgeschaft; op 13 november is in Brussel overeenstemming bereikt om dit vanaf 2026 al te laten ingaan. Verder komen er mogelijk handling fees voor e-commerce, en wordt de status Trust & Check (T&C) ingevoerd. Deze status houdt hogere eisen in dan de AEO-status, zoals realtime toegang tot transactiedata, maar ook voordelen zoals het zelf vrijgeven van goederen.

De combinatie tussen directe vertegenwoordiging en T&C-faciliteiten is nog onderwerp van discussie. Dit kan gevolgen hebben voor bedrijven die hun douaneafhandeling uitbesteden en voor de toekomstige vorm van vertegenwoordiging en het daarbij behorende prijskaartje.

Opnieuw beoordelen

De basis voor een soepele douaneafhandeling van goederen begint bij kwalitatief goede data. Voor bedrijven is het belangrijk te zorgen voor correcte goederencodes (veel VGEM-verplichtingen en vaak ook sancties en exportcontrolemaatregelen zijn daaraan gerelateerd) en duidelijke goederenomschrijvingen. En natuurlijk voor andere goede data die nodig zijn voor een snelle afhandeling.

Toetsing van productkwaliteit, productveiligheid en duurzaamheidseisen wordt steeds vaker onderdeel van de douaneafhandeling. Bedrijven die zorgen voor compliance op het gebied van productkwaliteit en duurzaamheid en voor digitale beschikbaarheid van relevante data en certificaten, kunnen rekenen op een goede samenwerking met de Douane. Daarnaast is het verstandig de keuze over de manier van douaneafhandeling (zelf doen of uitbesteden) opnieuw te beoordelen, gezien de mogelijke veranderingen in de vorm van vertegenwoordiging.