ViDA verplicht realtime btw-rapportage en e-facturatie

E-facturatie vereist dat de gegevens bij verzender en ontvanger exact overeenkomen. Bedrijven kunnen berichten rechtstreeks uitwisselen via koppelingen tussen systemen, maar ook via hubs, platforms of roamingnetwerken zoals Peppol. Hierdoor verschuift btw-compliance van een administratieve controle achteraf naar een continu digitaal proces.

E-facturen moeten voldoen aan een uniforme EU-standaard en binnen tien dagen na levering worden verzonden naar de belastingdienst en de klant. De traditionele ‘opgaaf intracommunautaire prestaties’ verdwijnt. In plaats daarvan moeten bedrijven transacties vrijwel direct digitaal rapporteren aan de belastingdienst van een land volgens de zogenoemde Digital Reporting Requirements. Voor dit alles moeten ERP-, facturatie- en boekhoudsystemen naadloos kunnen communiceren met klanten, leveranciers én belastingdiensten.

Foutloze data cruciaal

ViDA raakt alle schakels van het order-to-cash­proces, dus van orderinvoer tot betaling en rapportage. Omdat de afdelingen Finance, IT, Operations en Compliance hierbij allemaal betrokken zijn, is een gezamenlijke aanpak noodzakelijk. Handmatige processen verdwijnen grotendeels doordat bedrijven e-facturen moeten kunnen genereren, verzenden, archiveren én koppelen aan realtime btw-rapportages.

Voor een goed verloop van deze processen zijn foutloze en gestandaardiseerde data heel belangrijk. Fouten in order- of factuurgegevens kunnen leiden tot vertragingen, afwijzingen of fiscale risico’s. Achteraf corrigeren wordt bovendien lastiger, omdat transacties vrijwel realtime worden gecontroleerd. ViDA is daarom niet alleen een IT-project, maar een brede businesstransformatie.

ViDA betekent dus veel meer dan alleen nieuwe btw-regels. Het versnelt de digitale transformatie van financiële processen en stelt hogere eisen aan systemen, data en samenwerking binnen organisaties. Hoewel 2030 nog ver weg lijkt, is de voorbereidingstijd beperkt. Organisaties hebben vaak meerdere jaren nodig om systemen, processen en data op orde te brengen. Bedrijven die nu starten, creëren een efficiënter, toekomst­bestendig en compliant order-to-cashproces en voorkomen zo dat ze later achter de feiten aanlopen.

Stappenplan voor ViDA

1. Breng het volledige order-to-cashproces in kaart.

• Welke factuurstromen bestaan er?
• Waar worden data handmatig ingevoerd?
• Welke systemen zijn erbij betrokken?
• Waar zitten risico’s op fouten of vertragingen?
• Zijn leveranciers en klanten voorbereid? Zo ja, hoe?

2. Onderzoek of je huidige ERP-, boekhoud- en facturatiesystemen geschikt zijn voor:

• e-facturatie volgens EU-standaarden;
• realtime rapportage;
• actuele btw- en SBI-codes;
• koppelingen met CRM-, betaal- en rapportagesystemen.

En breng in kaart welke software moet worden aangepast, gekoppeld of vervangen.

3. Stel een multidisciplinair projectteam samen en laat dit:

• impactanalyses uitvoeren;
• budgetten en deadlines bepalen;
• verantwoordelijkheden vastleggen;
• softwareleveranciers en platforms beoordelen, zoals Basware, Coupa, Peppol en Tungsten. En serviceproviders als Pagero, Sofos en Universal Post.

4. Volg wet- en beleidsontwikkelingen op de voet

De EU-lidstaten werken de Europese regels de komende jaren verder uit in nationale wetgeving. Blijf deze ontwikkelingen volgen via de Belastingdienst, Rijksoverheid, brancheorganisaties en evofenedex. De implementatie is voor Nederland gepland in juni 2028. Bereid je daarom tijdig goed voor.

5. Zet een strategie uit om ViDa te implementeren en plan testfases in.