Vogel’s Products scherpt douanekennis aan met training van evofenedex

Vanwege het ruime productassortiment en de vele handelsstromen heeft Vogel’s Products (hierna Vogel’s) te maken met honderden unieke goederencodes. “Dit maakt het soms lastig de juiste codes toe te passen”, zegt Bart van Middelkoop, die een incompanytraining van evofenedex over de materie aanvroeg. Hij werkt inmiddels zo’n 25 jaar bij het Brabantse familiebedrijf. In zijn huidige rol van businessmanager Supply Chain houdt hij zich samen met zijn team onder meer bezig met het indelen van producten in het juiste douanetarief. “Dit gebeurt in nauwe samenwerking met de inkoopafdeling”, vertelt Van Middelkoop.

Vogel’s ontwerpt en levert innovatieve bevestigingssystemen voor audiovisuele apparatuur. Het bedrijf telt 170 medewerkers en is wereldwijd actief. Van Middelkoop: “De meeste producten laten we op basis van een eigen ontwerp produceren in de Europese Unie (EU) en Azië. De overige producten en componenten betrekken we van leveranciers uit deze regio’s. We exporteren momenteel naar zo’n zestig landen, waarbij de EU de belangrijkste afzetmarkt is.”

Discussies met Douane

Naast Van Middelkoop woonde onder meer Ron Brouwer, strategic purchaser bij Vogel’s, de training van evofenedex bij. “Bij het indelen van goederen voor het douanetarief draait het om het toewijzen van een goederencode aan een product bij import en export”, legt Brouwer uit. “Het zijn enkel wat cijfertjes achter elkaar, maar een code verkeerd toepassen kan bijzonder vervelende consequenties hebben.” Van Middelkoop vult aan: “Dat hebben we in het verleden ondervonden, toen we producten en componenten gingen inkopen van buiten de EU. We hadden onvoldoende kennis van de wet- en regelgeving op dat vlak. Dat heeft indertijd voor de nodige discussies met de Douane gezorgd. Daarom vind ik het belangrijk dat alle betrokken medewerkers onderwezen worden in de problematiek, en dat hun kennis up-to-date blijft.”

Bij de training op het hoofdkantoor van Vogel’s in Eindhoven eind 2025 schoven nog twaalf medewerkers van de afdelingen Inkoop, Logistiek en Business Support aan. Brouwer: “We hebben geen douaneafdeling, waardoor diverse disciplines zich bezighouden met goederencodes.” Tijdens de drie uur durende sessie ging docent Agnieszka Brodacz van evofenedex onder meer in op het verband tussen bijvoorbeeld de HS-, TARIC- en GN-codes, waarbij GN staat voor Gecombineerde Nomenclatuur. Ook besprak ze het belang van een juiste indeling.

Cruciale rol en gevolgen

“Goederen correct indelen in het douane­tarief is erg belangrijk, omdat daar nogal wat van afhangt”, vertelt Brodacz, die als specialist Customs & Trade Compliance bij de ondernemersvereniging werkt. “Goederencodes vormen niet alleen de basis voor het vaststellen van de hoogte van invoerrechten, maar bepalen ook of antidumpingheffingen van toepassing zijn. Daarnaast spelen de goederencodes een cruciale rol bij productgerelateerde wet­geving, zoals het Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM), en sanctie- en exportcontrolewetgeving. De goederencode bepaalt namelijk of het product valt onder de verplichtingen van die regelgevingen.”

Brodacz ging tijdens de training ook in op de gevolgen van het gebruik van onjuiste of onvolledige goederencodes. “Die kunnen verstrekkend zijn. Het kan bijvoorbeeld leiden tot vertragingen, boetes en naheffingen. Bovendien wordt een onjuiste indeling gezien als een economisch delict en is daarmee een strafbaar feit. Onlangs sprak ik een ondernemer die producten exporteert naar Rusland. Ze hadden in de douane­aangifte een goederencode gebruikt die niet gesanctioneerd was, maar de Douane meende dat de gebruikte code onjuist was. De juiste goederencode volgens de Douane stond wel op de sanctielijst. Dan kun je direct verdacht worden van het omzeilen van sanctiewetgeving. Dan ligt jouw casus heel snel bij het Openbaar Ministerie voor behandeling”, waarschuwt Brodacz.

Een onjuiste goederenindeling kan ook leiden tot een onjuiste invoerheffing. Brodacz maakte bij haar vorige werkgever mee dat een bedrijf door een verkeerde indeling jarenlang te hoge invoerrechten betaalde. “Dit bedrijf importeerde een zogenoemde inverter. De commerciële product­omschrijving in de douaneaangifte was frequentieregelaar. Later bleek de indeling als frequentieregelaar niet te kloppen. Hierdoor betaalde het bedrijf jarenlang 2,8 procent invoerrechten in plaats van 0 procent. Gelukkig kun je altijd een correctie doen over de afgelopen drie jaar. Uiteindelijk leidde dat tot een terugbetaling van een aanzienlijk bedrag.”

Onduidelijke productomschrijving

Voor Vogel’s is deze problematiek herkenbaar. Van Middelkoop: “Soms is het best lastig te zorgen voor een juiste product­omschrijving. Heel recent hebben we vanuit China tv-beugels betrokken die voor de nodige verwarring zorgden bij onze product­omschrijving. Daarmee kregen we een antidumpingmaatregel aan onze broek, die 80 procent van de inkoopprijs bedroeg. We hadden de producten als tv-beugel ingedeeld. Mede door een onduidelijke productomschrijving corrigeerde de Douane ons en deelde ze de producten in een ander tarief in, namelijk die van bevestigingsmiddelen. Voor bevestigingsmiddelen heeft de EU een antidumpingheffing vastgesteld. We zijn nu in overleg met de Douane, want wij kunnen aantonen dat de goederen wel degelijk onder die andere code vallen. Dus die heffing krijgen we wel terug. Maar je ziet dat het allemaal heel nauw luistert.”

Brodacz onderstreept dan ook in haar training het belang van correcte data. “Volledige en correcte productgerelateerde data opslaan wordt steeds belangrijker. Om tot een goede indeling te komen, heb je doorgaans een datasheet nodig met informatie over de verwerkte materialen en de hoofd­zakelijke functie van het product.”

Van Middelkoop: “Bij ons zorgt de afdeling Business Support ervoor dat alle masterdata in het systeem komen. Van tevoren checken zij met Inkoop de data.” We krijgen de HS-codes aangereikt van onze leveranciers, maar lopen die altijd zelf nog na, legt Brouwer uit. “Vervolgens communiceren we de codes met onze vervoerder. Het doen van de douaneaangifte hebben we namelijk uitbesteed aan onze vervoerder op basis van directe vertegenwoordiging. Wij blijven zelf wel verantwoordelijk voor een juiste douaneaangifte en moeten er dus voor zorgen dat de material masterdata op orde zijn.” De eindverantwoordelijkheid voor correcte data en de juiste indeling ligt in eerste instantie bij Inkoop, vult Van Middelkoop aan. “Het naderhand onderhouden van die data valt onder Business Support.”

Jaarlijks onderhoud

Brodacz vertelt dat goederencodes onderworpen zijn aan jaarlijks onderhoud. “Per 1 januari van elk jaar vervallen bepaalde goederencodes en worden er nieuwe geïntroduceerd. Tijdens de training heb ik de cursisten laten zien dat je die informatie kunt vinden in transponeringstabellen van de Douane. Die tabellen kun je vinden op Tarief.douane.nl.” Van Middelkoop: “Onze afdeling Business Support bekijkt die transponeringstabellen om na te gaan of de HS-codes nog geldig zijn. Want met vervuilde data krijg je alleen maar rommel.”

Net als bij Vogel’s gaat het vaak om een opschoning van honderden goederencodes, zegt Brodacz. “Dit is een tijdrovende klus, maar gelukkig zijn er softwarepakketten die de geldigheid van goederencodes toetsen, ook per batch. evofenedex maakt gebruikt van Taric Support. Na afloop van de training heeft de business support manager van Vogel’s de goederencodes gedownload die zij gebruiken. Vervolgens heb ik dat bestand geüpload in de ABC-tool van Taric Support. Binnen no time hadden we het bestand terug met een validatie van de goederencodes. Voor goederencodes die ongeldig zijn, is direct een overzicht beschikbaar van de geldige alternatieven”, aldus Brodacz.

Wat Brouwer vooral is bijgebleven van de training is de uitleg over het categoriseren van producten. “Dit doe je aan de hand van onder meer het materiaal en de functies van het product. Het blijft altijd een uitdaging, maar Agnieszka heeft hiervoor heel praktisch handvatten aangereikt. Van Middelkoop vond het prettig te zien dat er een discussie ontstond. “De deelnemers gingen met elkaar in gesprek over hoe ze diverse producten zouden indelen.” Brouwer: “Dat is het leuke van een incompanytraining. Omdat iedereen werkzaam is bij hetzelfde bedrijf, kun je de training afstemmen op je eigen producten en omstandigheden.”

Ruime praktijkervaring

De ruime praktijkervaring van de docent waardeerde Van Middelkoop zeer. “Agnieszka weet waarover ze het heeft en haalde veel voorbeelden aan, waardoor de materie meer gaat leven en collega’s erover gaan nadenken. Veel van wat we hebben gehoord, kunnen we direct toepassen in de praktijk.” Volgens Brouwer gaan hij en zijn collega’s nu proactiever te werk bij het inventariseren van veranderingen in de goederencodes. “Dit geeft duidelijkheid, maar leidt ook direct tot een kostenbesparing. Een onjuiste indeling kan immers leiden tot onverwacht hogere invoerrechten, wat weer effect heeft op de kostprijs en daarmee op onze omzet.”

Van Middelkoop benadrukt tot slot dat het indelen van goederen veel gevolgen heeft. “Daarom is een internationaal opererend bedrijf dat het indelen niet heeft uitbesteed, het aan zichzelf verplicht ervoor te zorgen dat die kennis in huis is.”