ICS2 per 1 september 2025 verplicht bij weg- en spoorvervoer in de EU

ICS2 vervangt het huidige ICS1 en moet de veiligheid van goederenstromen verbeteren door eerder inzicht in zendingen te krijgen.  

Over ICS2 

ICS2 is een EU-systeem dat bedrijven verplicht een Entry Summary Declaration (ENS) in te dienen vóórdat goederen de Europese Unie (EU) binnenkomen. Deze verklaring bevat essentiële informatie, zoals: 

• gegevens van afzender en ontvanger (EORI); 
• beschrijving van de goederen, inclusief HS-codes; 
• totaalgewicht van de zending. 

Vanaf 1 september 2025 geldt deze verplichting voor al het weg- en spoorvervoer naar of via de EU, inclusief postzendingen. Bij gebruik van NCTS zijn de Combined Nomenclature-code en het EORI-nummer al verplicht, waardoor de benodigde gegevens in principe beschikbaar zijn. 

Wat verandert er?

Tot nu toe volstond aan de grens vaak een T1-document of een alternatief hiervoor zoals inklaring of een TIR- of ATA-carnet. Met ICS2 verandert dit: voortaan moet de lading vóór binnenkomst altijd een veiligheidsscreening ondergaan. Dit gebeurt via een Entry Summary Declaration (ENS). Sommige lidstaten hebben gekozen voor ENS-data gecombineerd met transitdeclaratie (door keuze van de zogenoemde opt-in-mogelijkheid in NCTS fase 6). Andere lidstaten die een opt-out-optie hebben gekozen, eisen een ENS-aangifte via ICS2. 

Uitzonderingen en uitstel 

Niet alle landen zijn er klaar voor ICS2 toe te passen bij weg- en spoorvervoer. Meerdere lidstaten hebben de Europese Commissie om uitstel gevraagd en dat is vorige week verleend:

• Tot en met 31 december 2025 voor goederen die het douanegebied van de Unie binnenkomen via Ierland, Spanje, Frankrijk, Italië, Litouwen, Hongarije, Finland, Griekenland en het Verenigd Koninkrijk met betrekking tot Noord-Ierland. Tot die datum kunnen de summiere aangiften bij binnenkomst (ENS) worden ingediend in ICS1 of in ICS2.
• Tot en met 1 juni 2026 voor goederen die het douanegebied van de Unie binnenkomen via Kroatië, Letland, Polen, Roemenië en Slowakije. Deze lidstaten zullen de aanvullende en vrijwillige koppeling tussen de ICS2- en NCTS-systemen ontwikkelen (de zogenoemde opt-in-lidstaten). Tot die datum kunnen de summiere aangiften bij binnenkomst (ENS) worden ingediend in ICS1, in ICS2 of, indien van toepassing, in combinatie met de transit-aangifte in NCTS-P5.

Feitelijk geldt ICS2 vanaf 1 september 2025 wel voor onder meer Oostenrijk (grens met Zwitserland), Duitsland (grens met Zwitserland) en Zweden (grens met Noorwegen).

Voor Nederland verandert er weinig. Ons land heeft geen buitengrenzen met niet-EU-landen. Vrachtauto’s die vanuit het Verenigd Koninkrijk via de veerboot binnenkomen, gelden al als maritieme binnenkomst. Daarvoor is ICS2 eerder ingevoerd. 

Wat moet je doen als transporteur? 

Voorbereiding is essentieel. Transporteurs moeten: 

• Per route nagaan of ENS via ICS2 is vereist of transit aangifte via NCTS fase 6 volstaat (voor landen die voor opt-in hebben gekozen).
• Zorgen dat ze over vereiste gegevens beschikken (zoals EORI-nummer, HS-codes, gewicht, contactgegevens).
• Afspraken maken met importeurs en onderaannemers over wie de ENS indient.
• Kiezen voor een indieningsmethode (AS4-protocol, IT-dienstverlener of Shared Trader Portal).
• Systemen testen en de ENS tijdig indienen: minimaal een uur voor wegvervoer en twee uur voor spoor. 

Belang van naleving 

Wie niet voldoet aan de ICS2-vereisten loopt het risico op vertragingen, boetes of zelfs weigering van toegang. Voor transporteurs is het daarom noodzakelijk om voorbereid te zijn. Tegelijkertijd bestaat er nog onduidelijkheid. Wordt het gevraagde uitstel door lidstaten gehonoreerd? En welke partijen kunnen per land ondersteuning bieden bij het indienen van de ENS? Daarnaast hebben belangenbehartigers in Brussel gepleit voor een overgangsperiode van zes maanden. In die periode zouden lidstaten niet direct verplicht zijn tot handhaving, zoals eerder het geval was bij ICS2-implementatie voor lucht- en zeevracht. De Europese Commissie heeft hierover nog geen besluit genomen. 

Heb je vragen over dit onderwerp, neem dan contact op met onze ledenadviseurs.