Praktisch stappenplan voor ViDA

ViDA versnelt de digitale transformatie van financiële processen en stelt hogere eisen aan systemen, data en samenwerking binnen organisaties. Hoewel 2030 nog ver weg lijkt, is de voorbereidingstijd beperkt. Organisaties hebben vaak meerdere jaren nodig om systemen, processen en data op orde te brengen. Bedrijven die nu starten, creëren een efficiënter, toekomst­bestendig en compliant order-to-cashproces en voorkomen zo dat ze later achter de feiten aanlopen. Met dit praktisch stappenplan kun jij jouw organisatie goed voorbereiden op ViDA:

Stap 1 - Breng het volledige order-to-cashproces in kaart

• Welke factuurstromen bestaan er?
• Waar worden data handmatig ingevoerd?
• Welke systemen zijn erbij betrokken?
• Waar zitten risico’s op fouten of vertragingen?
• Zijn leveranciers en klanten voorbereid? Zo ja, hoe?

Stap 2 - Onderzoek of je huidige ERP-, boekhoud- en facturatiesystemen geschikt zijn voor:

• e-facturatie volgens EU-standaarden;
• realtime rapportage;
• actuele btw- en SBI-codes;
• koppelingen met CRM-, betaal- en rapportagesystemen.

En breng in kaart welke software moet worden aangepast, gekoppeld of vervangen.

Stap 3 - Stel een multidisciplinair projectteam samen en laat dit:

• impactanalyses uitvoeren;
• budgetten en deadlines bepalen;
• verantwoordelijkheden vastleggen;
• softwareleveranciers en platforms beoordelen, zoals Basware, Coupa, Peppol en Tungsten. En serviceproviders als Pagero, Sofos en Universal Post.

Stap 4 - Volg wet- en beleidsontwikkelingen op de voet

De EU-lidstaten werken de Europese regels de komende jaren verder uit in nationale wetgeving. Blijf deze ontwikkelingen volgen via de Belastingdienst, Rijksoverheid, brancheorganisaties en evofenedex. De implementatie is voor Nederland gepland in juni 2028. Bereid je daarom tijdig goed voor.

Stap 5 - Zet een strategie uit om ViDa te implementeren en plan testfases in.

Dit stappenplan komt uit een artikel van Joan Knight (docent evofenedex) dat eerder gepubliceerd is in Globe, het vakblad voor internationaal ondernemers van evofenedex. Het volledige artikel lees je hier.