Praktisch stappenplan ter voorbereiding op e-facturatie en digitale btw-rapportage
ViDA-verplichtingen in sommige EU-landen al in werking
Nederlandse bedrijven zijn nog weinig bezig met b2b-e-facturatie en digitale btw-rapportage. Begrijpelijk, want ViDA-verplichtingen gelden pas vanaf 1 juli 2030. Toch krijgen ondernemers die actief zijn in andere EU-lidstaten er nu al mee te maken.
De e-facturatie en digitale rapportage van VAT in the Digital Age (ViDA) gelden voor b2b-leveringen van goederen en diensten aan ondernemingen in andere EU-lidstaten. Hiervoor moet binnen tien dagen na de prestatie een digitale factuur worden verstuurd in EN 16931-formaat. Een aantal EU-lidstaten voert op korte termijn digitale vereisten in, of heeft deze al ingevoerd voor lokale leveringen en diensten om binnenlandse btw-fraude te beteugelen. Internationaal ondernemers kunnen daardoor in die landen te maken krijgen met dergelijke verplichtingen. Met name ondernemingen die voor de btw geregistreerd zijn in andere EU-lidstaten doen er verstandig aan hun verplichtingen na te gaan.
Btw-opleidingen
evofenedex biedt diverse opleidingen op het gebied van btw. Deze zijn ook beschikbaar als incompanytrainingen.
Stappenplan btw-digitalisering
Om je op weg te helpen te voldoen op e-facturatie voor btw binnen de Europese Unie hebben we een handig stappenplan opgesteld. Dit bestaat uit zes stappen.
1. Wijs in de organisatie een persoon aan als verantwoordelijke voor het digitaliseringsproces.
2. Bepaal de doelstellingen
- Voldoen aan lokale verplichtingen in andere EU-lidstaten rond e-facturatie en digitale rapportering.
- Voorbereiden op verplichtingen van ViDA.
3. Voer een risicoanalyse/nulmeting uit
- In welke EU-lidstaten wordt gefactureerd of afgenomen onder een lokaal btw-nummer (lokale buitenlandse transacties)?
- Welke grensoverschrijdende transacties zijn er?
- Wat zijn de deadlines voor verplichtingen (1 juli 2030 voor ViDA)?
- Waar zitten hiaten in processen, systemen en data?
4. Evalueer je software
- Ondersteunt het huidige ERP/facturatiesysteem gestructureerde e-facturatie?
- Is Peppol-integratie mogelijk in Nederland en andere lidstaten?
- Is er afstemming met leveranciers en relaties?
- Welke aanvullende software is nodig en welk implementatieplan?
5. Stel jouw prioriteiten vast
- Prioriteiten stellen op korte, middellange en lange termijn.
- Deelprojecten en einddatum hiervan vaststellen.
- Voortgangsmetingen bepalen.
6. Maak een implementatieplan
- Trainen van medewerkers in nieuwe processen, systemen en btw-kennis.
- Communicatie naar stakeholders.
Dit artikel is een samenvatting van een artikel dat eerder is gepubliceerd in Globe, het vakblad voor internationaal ondernemen van evofenedex. Het volledige artikel lees je hier.
Vragen over internationaal ondernemen?
Evert-Jan en zijn collega's helpen je graag verder
