Due diligence in 6 stappen

1. Integreer maatschappelijk verantwoord ondernemen in beleid en managementsystemen

De eerste stap in het due diligence-proces heeft als doel IMVO-beleid op te stellen of bestaand beleid bij te stellen. Bedrijven krijgen zo inzicht in de mate waarin dit beleid is verankerd in interne systemen, processen, verantwoordelijkheden en inkoopbeleid. De kern is dat IMVO is geïntegreerd in het beleid en de managementsystemen van het bedrijf.

2. Identificeer en beoordeel negatieve gevolgen

Stap 2 in het due diligence-proces is het verkrijgen van inzicht in de keten en de materialen, grondstoffen en processen die worden gebruikt om producten te maken. Dit inzicht is belangrijk omdat een bedrijf anders niet in staat is door middel van een risicoanalyse een volledig overzicht te creëren van de diverse risico’s en gevolgen die verbonden zijn aan deze producten en processen. Betrek hierbij niet alleen interne maar ook externe stakeholders om een goed beeld te krijgen van waar de risico’s liggen. Bijvoorbeeld klanten, leveranciers, omwonenden, vakbonden, maatschappelijke organisaties en concullega’s. Veel sectoren hebben voor verschillende productgroepen sectorale risicoanalyses gemaakt.

Om een eerste inventarisatie te maken, heeft MVO Nederland de MVO Risico Checker ontwikkeld. Uiteindelijk moeten bedrijven inzicht krijgen in alle risico’s van hun waardeketens. Om een start te maken, kun je kijken naar de ketens met de grootste volumes en de ketens uit risicolanden of risicosectoren. Om tot concrete stappen te komen, mag je de risico’s prioriteren. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld gebruikmaken van de prioriteitencheck van MVO Nederland. Bij het prioriteren van risico’s kijk je naar:

Risiconiveau

1. De ernst. Hoe groot is de negatieve impact op mens en/of milieu?
2. De reikwijdte. Om hoeveel mensen gaat het? Hoe groot is het getroffen gebied?
3. De herstelbaarheid. Is de negatieve impact nog te herstellen of niet?

Invloed

1. Welke mogelijkheid heb je als organisatie om de negatieve impact te voorkomen en/of te verminderen?

3. Stop, voorkom of beperk negatieve gevolgen

Door stap 2 van het due diligence-proces goed te doorlopen komt een bedrijf erachter welke activiteiten negatieve gevolgen (kunnen) veroorzaken. De volgende stap is deze gevolgen te beperken en uiteindelijk te stoppen. Als je de risico’s kent en hebt geprioriteerd, is het tijd concreet aan de slag te gaan. Maak een plan om negatieve gevolgen te stoppen, te voorkomen of te beperken. Kijk hierbij ook naar de mogelijkheden om dit met ketenpartners of andere bedrijven te doen.

4. Monitor praktische toepassing en resultaten

Je hoeft bij het due diligence-proces niet voor alle IMVO-thema’s tegelijk doelstellingen en acties te formuleren. Je kunt de voor jouw bedrijf meest relevante aspecten prioriteit geven, als je maar kunt uitleggen waarom. Het is wel belangrijk de voortgang van de werkzaamheden te meten. Op basis van de resultaten kun je het beleid waar nodig aanpassen.

Een valkuil is alleen te focussen op meetbare impact. Monitor daarom niet alleen kwantitatieve maar ook kwalitatieve voortgang. Hiervoor kun je in dialoog gaan met verschillende stakeholders. Hieronder 2 voorbeelden van indicatoren:

1. Het percentage van overeengekomen actiepunten dat is geïmplementeerd binnen de vastgestelde termijnen;
2. Het percentage van de getroffen stakeholders dat van mening is dat de negatieve gevolgen adequaat zijn aangepakt.

Richt binnen je bedrijf ook een proces in om de negatieve gevolgen aan te pakken en te monitoren. Denk hierbij aan aandachtspunten voor het inkoopbeleid, of het opstellen of aanpassen van de code of conduct. Kijk ook naar impact en meetbaarheid van de risico’s. Er zijn diverse tools voorhanden die je kunnen helpen om jouw waardeketen te toetsen. Voorbeelden hiervan zijn Amfori BSCI, Amfori BEPI en Sedex met de daarbij behorende SMETA-audits.

Elise Wieringa, sustainabilitymanager bij Royal Lemkes

Royal Lemkes is aangesloten bij het wereldwijde sectornetwerk Floriculture Sustainability Initiative. Aansluiten bij een sectororganisatie of een IMVO-convenant helpt volgens Wieringa om samen de risico’s voor de sector te bepalen.

“Voor onze sector hebben wij risico’s specifiek gemaakt door middel van een eigen analyse voor onze producten, sourcinggebieden en leverancierspallet. Voor de specifieke risico’s hebben we nagedacht over beheersmaatregelen, zoals:

• Certificering van onze producten (milieu/Good Agricultural Practice) en in de nabije toekomst ook sociale certificering. Dit monitoren we maandelijks via Floridata, zodat we continu inzicht hebben;
• Vermindering van plastic in de keten. We registreren nu onze verpakkingen en hebben samen met onze inkoopafdeling en plantenleveranciers workshops georganiseerd;
• CO2-reductie in productie en transport. We berekenen samen met onze transporteurs de CO2-voetafdruk en zijn betrokken bij het opzetten van een sector footprintprotocol (FloriPEFcr), zodat we straks appels met appels kunnen vergelijken;
• Waar mogelijk zetten we de beheersmaatregelen meteen in de inkoopvoorwaarden, SLA-afspraken of andere contractuele afspraken;
• Naast risico’s van onze toeleveringsketen kijken we ook naar de voetafdruk van Royal Lemkes zelf, zo berekenen wij al jaren onze CO2-emissie en ondernemen we acties om deze te verminderen. Inmiddels is 80 procent van ons leasewagenpark elektrisch met een hele parkeerplaats vol met laadpalen, die op stroom van onze eigen zonnepanelen lopen.”

Tips van Royal Lemkes

• Sluit je aan bij een sectororganisatie of convenant.
• Ontwikkel beleid en beheersmaatregelen voor de risico’s die er zijn.
• Vul inkoopvoorwaarden aan met duurzaamheidsvoorwaarden.
• Meet op de beheersmaatregelen, bijvoorbeeld het percentage gecertificeerde leveranciers of producten.

5. Communiceer hoe gevolgen worden aangepakt

Stap 5 in het due diligence-proces is het communiceren naar de buitenwereld over de uitvoering van due diligence. Het gaat erom dat bedrijven zichtbaar maken hoe zij mens, milieu en dier respecteren. Zo krijgen belanghebbenden, zoals ketenpartners en consumenten, een helder beeld van de risico’s en de door een bedrijf genomen maatregelen. De OESO-richtlijnen beschrijven criteria om te voldoen aan deze stap. Kort samengevat, komt dit neer op de volgende punten:

1. Communiceer zowel intern als extern over jouw MVO-beleid, processen en activiteiten;
2. Vertel over de manier waarop due diligence binnen jouw bedrijf is toegepast en geborgd;
3. Ga ook in op de grootste risico’s voor jouw waardeketen en hoe je deze aanpakt;
4. Communiceer over de manier waarop je omgaat met misstanden;
5. Beschrijf ook welke externe stakeholders (denk hierbij aan ngo’s, vakbonden, overheden) je hebt betrokken bij het uitvoeren van jouw due diligence-aanpak;
6. Als je deel uitmaakt van een multistakeholdersinitiatief, communiceer daar dan ook over, allereerst over de doelen.

Bij CSRD heb je echt een rapportageverplichting. Deze richtlijn vereist een geformaliseerde en gestandaardiseerde vorm van communicatie. Bij CSDD is bewust gekozen voor communiceren. Het gaat erom dat je al jouw stakeholders informeert over jouw risico’s in de waardeketen, hoe je deze aanpakt en wat dat heeft opgeleverd. Hoe je dit doet, hangt af van de stakeholders. Houd rekening met de volgende 4 aandachtspunten:

1. Wie is het publiek (stakeholders) voor wie je iets maakt?
2. Hoe krijgt deze groep het liefst informatie tot zich?
3. Houd bij de punten 1 en 2 ook rekening met geletterdheid, taal, tijdstip van communicatie en digitale vaardigheid;
4. Relevantie van informatie die je deelt met betreffende stakeholdergroep.

6. Zorg voor herstelmaatregelen of werk hieraan mee

Een belangrijk onderdeel van de OESO-richtlijnen is dat bedrijven verantwoordelijkheid moeten nemen voor herstel van eventuele milieuschade en schendingen van mensenrechten en arbeidsrechten in hun waardeketen. De soort van betrokkenheid bij de uiteindelijke (potentiële) negatieve impact is bepalend voor de mate waarin je deze verantwoordelijkheid dient te nemen. Een bedrijf kan directe veroorzaker van de negatieve impact zijn, hieraan bijdragen of er indirect aan verbonden (gelieerd) zijn. In elk geval is het voor ieder bedrijf relevant een robuust klachtenmechanisme te hebben. Ook dit maakt onderdeel uit van het doorlopende due diligence-proces.

Monique Ansink, directeur Jumbo Spanbandfabrikant

Als grootste uitdaging bij IMVO noemt Ansink het doorbreken van patronen. “Wij zijn gewend dat een product er op een bepaalde manier uitziet. Onze bestseller is een spanband die voorheen oranje was. Omdat de verf milieuonvriendelijk is, besloten we de spanband wit te laten. Het duurde best lang voordat klanten dit accepteerden. Het heeft wel zes jaar geduurd voordat we een beetje marktaandeel voor dit product kregen. Pas nu is er steeds meer vraag naar! Je hebt soms echt een lange adem nodig.”