ICC Incoterms® 2020 scheppen duidelijkheid

De elf Incoterms® 2020-regels komen uit de koker van de International Chamber of Commerce (ICC). De ICC schrijft ook een juiste notering van de Incoterms®-regels voor. Deze is als volgt: ‘[de gekozen Incoterms®-regel] [overeengekomen haven, plaats of punt], Incoterms® [jaarversie]’. Door dit zo op te schrijven, komen koper en verkoper snel tot duidelijke afspraken. Zij weten beiden wat er van hen verwacht wordt, zoals wie het vervoer organiseert, het moment van risico-overgang op de koper, en wie verantwoordelijk is voor de douaneformaliteiten. Dit geeft koper en verkoper de ruimte zich bij de onderhandelingen te focussen op de inhoud van de levering, hoeveelheid en prijs.

Het komt geregeld voor dat een Incoterms®-regel wordt genoemd in een vervoerovereenkomst. Ook al horen Incoterms®-regels niet in zo’n overeenkomst thuis, ze kunnen wel leiden tot instructies aan de vervoerder. Een Incoterms®-regel bepaalt namelijk ook wie er moet laden of lossen; dit kan op basis van de gekozen Incoterms®-regel aan de vervoerder worden opgedragen.

(Niet-)maritieme Incoterms®-regels

Er bestaat een onderscheid tussen maritieme en niet-maritieme Incoterms®-regels. Een voorbeeld van het correct vermelden van een niet-maritieme Incoterms®-regel is: ‘DAP 123 Streetway Melbourne, Australia, Incoterms® 2020’. Bij gebruik van een maritieme Incoterms®-regel kan worden volstaan met bijvoorbeeld: ‘CIF Melbourne, Australia, Incoterms® 2020’. Omdat het hier een levering in de haven van Melbourne betreft, kan het adres worden weggelaten. Aan het achterwege laten van het adres bij een niet-maritieme Incoterms®-regel (bijvoorbeeld ‘DAP Melbourne, Australia, Incoterms® 2020’) kleeft een groot risico. De verkoper organiseert en betaalt het vervoer tot aan Melbourne en hij draagt het risico totdat het voertuig met de goederen Melbourne inrijdt. Melbourne is een grote stad; onduidelijk is waar precies het risico op de koper overgaat, en wanneer de verkoper aan zijn leveringsverplichting heeft voldaan. Als er schade ontstaat aan de goederen terwijl deze zich in Melbourne bevinden, zal de verkoper achteraf mogen kiezen waar het risico is overgegaan. Hij zal een plek kiezen die vóór het ontstaan van de schade ligt, zodat de schade niet voor zijn risico is.

Algemene voorwaarden

Het is raadzaam de toepasselijke Incoterms®-regel in het koopcontract te vermelden. Behalve in het contract kunnen Incoterms®-regels ook worden opgenomen in algemene voorwaarden. Daarmee geef je een signaal af dat jij altijd zaken wilt doen onder de daarin vermelde Incoterms®-regel en daar niet zo snel vanaf zult wijken. Als er zowel in de algemene voorwaarden als in het contract naar verschillende Incoterms®-regels wordt verwezen, zullen die in het contract over het algemeen prevaleren, zeker als deze Incoterms®-regels op de factuur of orderbevestiging nog eens genoemd worden. Het advies is in het contract te verwijzen naar het beding in de algemene voorwaarden waar vanaf geweken wordt.

Welke Incoterms®-regel je in jouw algemene voorwaarden en/of koopcontract opneemt, wordt onder meer bepaald door de kennis van de medewerkers over het verrichten van douaneformaliteiten en of je gunstige tarieven voor bijvoorbeeld transport kunt bedingen. Als je een Incoterms®-regel in je algemene voorwaarden hebt opgenomen, moet je er wel voor zorgen dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Dit regel je door in het contract te verwijzen naar de algemene voorwaarden en deze als bijlage toe te voegen, of door de algemene voorwaarden uiterlijk op het moment waarop de deal tot stand komt, van toepassing te verklaren.

Voor- en nadelen

Het voordeel van het noemen van een Incoterms®-regel in algemene voorwaarden is dat de handelspartner weet onder welke condities geleverd wordt. Er hoeft alleen nog een adres en/of plaatsnaam besproken te worden. Nadelen zijn dat algemene voorwaarden vaak niet gelezen worden door partijen of dat nagelaten wordt een adres of plaatsnaam toe te voegen. Allemaal zaken die tot discussies achteraf kunnen leiden. Advies is in elk geval in een offerte of een orderbevestiging altijd nog eens te verwijzen naar de toepasselijke Incoterms®-regel.

Aanpassingen

Er zijn verschillende situaties denkbaar waarbij partijen toch graag een andere Incoterms®-regel willen afspreken, nádat deze al schriftelijk overeen is gekomen. In dat geval kan de Incoterms®-regel alleen tweezijdig worden gewijzigd; koper en verkoper moeten daar dus beiden mee instemmen. Het maakt dan niet uit of de Incoterms®-regel in de algemene voorwaarden is opgenomen of ergens anders. Je kunt dus niet zomaar een Incoterms®-regel veranderen als de afspraken al vastliggen. Het is ook mogelijk de Incoterms®-regel in de algemene voorwaarden voor alle toekomstige leveringen te wijzigen. De aangepaste algemene voorwaarden moet je dan aan bestaande en nieuwe klanten toesturen.

Dit artikel is geschreven door Shari Touw, bedrijfsjurist bij evofenedex, en is ook verschenen in globe, het vakblad voor internationaal ondernemen.