Wie bepaalt de Incoterms®-regel?

Bij het afspreken van de juiste ICC Incoterms^® 2020-regel met je klant - of leverancier - komen vaak veel zaken kijken. Daarbij is het maar de vraag of de export- of salesmanager wel de juiste persoon is om alles over deze zaken te weten, en te overzien wat de eventuele risico’s en kansen zijn. Ons advies is daarom altijd: stem de keuze van een Incoterms^®-regel op tijd af met de collega’s van alle betrokken afdelingen. Zij moeten de transacties immers afwikkelen en weten doorgaans zeer goed wat daarbij komt kijken qua exportdocumentatie en formaliteiten in het land van bestemming. Het kan ook geen kwaad eens te informeren wat goed gaat en wat fout loopt. De knelpunten en risico’s boven tafel krijgen is vaak een eerste stap. Zo maak je gebruik van de kennis en kunde die je in huis hebt.

Invloed actuele ontwikkelingen

Voor het maken van de juiste keuze is het aan te raden een plan te maken, dat is toegespitst op jouw organisatie. Hiermee breng je in kaart welk effect de keuze van een bepaalde Incoterms^®-regel heeft op jouw bedrijfsvoering. Doe dit door zowel intern als extern de juiste vragen te stellen, om zo te komen tot de meest geschikte Incoterms^®-regel(s) voor jouw bedrijf. Vergeet niet dat de actuele ontwikkelingen in de wereld hier ook invloed op hebben. Vier belangrijke vragen zijn:

1. In hoeverre wil je controle houden over de logistieke planning en het afhandelen van douanezaken? Dan is de Incoterms^®-regel Ex Works (EXW) geen goede keuze, want dan geef je de grip al direct uit handen;
2. Wil je controle hebben over documenten die betaling garanderen en de garantie hebben dat je deze documenten ook echt krijgt? Bij de C- en D-condities is de verkoper de contracterende partij in het vervoer en kan hij, bijvoorbeeld bij transport over zee, met het connossement grip houden op de goederen. Dit is belangrijk bij een documentair incasso of Letter of Credit;
3. Is de huidige transportverzekering nog toereikend? Wat is hieronder gedekt en wat niet? Wil je ingeval van transportschade zelf kunnen claimen? Besef dat je bij de Incoterms^®-regels Ex Works (EXW) of Free Carrier (FCA) het claimrecht vaak ook meteen uit handen geeft;
4. Wil je grip houden op de plaats waar de goederen naartoe worden vervoerd (export compliance)? Want je wilt toch niet dat jouw producten aan gesanctioneerde partijen of landen worden geleverd; ook niet via indirecte leveringen.

Risicospreiding en voordelen

TP Industrial Yarns in Bleiswijk veredelt garens om de eigenschappen daarvan te verbeteren. Tachtig procent van de productie is voor de export. Voor de leveringen wordt standaard gebruikgemaakt van de ICC Incoterms® 2020. Als salesmanager stuurt Friso Heeren de vier accountmanagers voor de diverse regio’s aan. Welke Incoterms®-regel hij en zijn collega’s gebruiken voor een levering, hangt af van de relatie met de klant, de regio en de daar geldende regelgeving. “Op basis daarvan kijken we naar de commerciële en administratieve risico’s en bepalen we welke Incoterms®-regel we hanteren”, legt Heeren uit. “Zo gebruiken wij voor het beleveren van klanten in Zuid-Amerika andere regels dan bij leveringen in Noord-Amerika. In Zuid-Amerika vragen we veelal vooruitbetalingen en/of de combinatie met Cash Against Documents. Zo voorkomen we dat de goederen in bezit komen van de klant zonder dat wij betaald zijn.”

Omdat TP Industrial Yarns ernaar streeft langetermijnrelaties met zijn klanten op te bouwen, wordt er goed nagedacht over de keuze van de Incoterms®-regel. Heeren: “Dat doen wij samen met onze collega’s van logistiek en financiën. Niet voor iedere order, maar bij nieuwe klanten of afwijkende zaken overleggen we even welke regels we gaan hanteren en welke mogelijke risico’s en voordelen daaraan vastzitten.” Voor de voordelen heeft Heeren zeker oog. “De Incoterms® maken het immers ook mogelijk dat je sommige klanten kan en mag beleveren. Zo hebben wij in de Verenigde Staten een eigen entiteit, wat het mogelijk maakt om lokaal te leveren via de Incoterms®-regel Delivered Duty Paid (DDP). Hierdoor krijgen we meer opdrachten.”

Dit artikel is geschreven door Alice Boonstoppel, ledenadviseur internationaal ondernemen bij evofenedex. Het artikel is ook verschenen in globe, het vakmagazine van evofenedex voor internationaal ondernemen.