Sanctienaleving: wanneer doe je als bedrijf genoeg?

In de EUDR-implementatiewerkgroep van evofenedex zien we dat veel bedrijven de Europese wet inmiddels begrijpen. De discussies gaan steeds minder over de tekst van de verordening en steeds vaker over de vraag hoe je deze wet in de praktijk uitvoert. Daar schuilt dan ook de echte uitdaging. Voor de meeste bedrijven zit die niet in hun eigen organisatie, maar diep in de keten. De benodigde informatie moet vaak afkomstig zijn van leveranciers die zich meerdere schakels verderop bevinden.

Belangrijk misverstand

Vooral geolocatiegegevens en informatie over de herkomst van grondstoffen blijken lastig te verkrijgen én te verifiëren. Daarbij ontstaat soms een belangrijk misverstand. Een geolocatie op zichzelf bewijst niet dat een product EUDR-compliant is. Hiervoor moeten bedrijven ook kunnen aantonen dat de door hen ontvangen informatie betrouwbaar is en dat eventuele risico's voldoende zijn beoordeeld. Die verantwoordelijkheid ligt bij henzelf, ook wanneer ze externe auditors, certificeringspartijen of softwareplatforms inzetten.

De vraag wanneer er genoeg is gedaan, is misschien wel de belangrijkste vraag die ondernemers bezighoudt. Veel bedrijven denken bij sancties direct aan uitgebreide onderzoeken, ingewikkelde eigendomsstructuren en specialistische juridische kennis. De praktijk is echter minder zwart-wit. De vraag is niet of een bedrijf alle mogelijke risico's volledig kan uitsluiten. De vraag is of een bedrijf redelijke en proportionele maatregelen neemt die passen bij de risico's waarmee het te maken heeft.

Een groothandel die uitsluitend binnen de Europese Unie handelt, heeft immers andere risico's dan een exporteur van hoogwaardige technologie die wereldwijd zaken doet. Toch geldt voor beide bedrijven dezelfde basis: weet met wie je zaken doet, begrijp waar goederen terechtkomen en wees alert op signalen die kunnen wijzen op sanctieontwijking.

Alles kunnen uitleggen

Een van de belangrijkste boodschappen uit de publicaties is dat sanctienaleving verder gaat dan het controleren van klanten en leveranciers op sanctielijsten. Vooral het stellen van de juiste vragen maakt vaak het verschil. Waarom loopt een transactie via een derde land? Wie is uiteindelijk de eigenaar van de onderneming waarmee je zaken doet? Waarom wijkt een betalingsconstructie af van wat gebruikelijk is? Wat is het uiteindelijke gebruik van het product en door wie wordt het gebruikt? Op zichzelf hoeft geen van deze situaties problematisch te zijn. Maar wanneer antwoorden ontbreken of niet logisch zijn, ontstaat een risico dat nader onderzoek rechtvaardigt.

Voor bedrijven betekent dit dat een gezonde dosis nieuwsgierigheid soms net zo belangrijk is als het hebben van een goed screeningssysteem. Wie de antwoorden op cruciale vragen niet kent, loopt immers het risico belangrijke signalen te missen.

In gesprekken over sancties ontstaat vaak de indruk dat bedrijven steeds verder in hun keten moeten kijken. De werkgroep van ICC Nederland benadrukt echter dat er ook grenzen zijn aan wat redelijkerwijs van ondernemingen mag worden verwacht. Van bedrijven wordt niet verlangd dat ze alles weten. Wel wordt verwacht dat ze de risico's beoordelen, relevante signalen herkennen en passende maatregelen nemen wanneer daar aanleiding voor is.

Gestructureerde aanpak nodig

Om alles uit te kunnen leggen is een gestructureerde aanpak nodig. Niet alleen controles uitvoeren, maar ook vastleggen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Wanneer achteraf vragen ontstaan van een bank, toezichthouder of andere autoriteit, kun je laten zien welke stappen zijn gezet en welke afwegingen daarbij zijn gemaakt.

Juist voor mkb-bedrijven kunnen sancties overweldigend aanvoelen. De regels veranderen snel en niet iedere onderneming beschikt over een complianceafdeling of jurist. Daarom zijn de nieuwe publicaties nadrukkelijk geschreven vanuit de praktijk. Ze helpen bedrijven om risico's te herkennen, de juiste vragen te stellen en passende maatregelen te treffen zonder meteen specialist te hoeven worden.

De kern van de boodschap is eenvoudig: het naleven van sancties begint niet met weten, maar met vragen stellen. Wie begrijpt welke vragen relevant zijn en signalen serieus neemt, zet al een belangrijke stap naar aantoonbaar verantwoord ondernemen.

Stem van de praktijk

Voor evofenedex was deelname aan de werkgroep belangrijk om ervoor te zorgen dat de stem van handel en logistiek werd meegenomen. Regelgeving moet niet alleen juridisch kloppen, maar ook uitvoerbaar zijn voor bedrijven die er dagelijks mee werken.

De twee publicaties van ICC Nederland helpen daarbij. Ze vertalen complexe regels in praktische handvatten en bieden bedrijven meer houvast in een omgeving waarin sancties steeds vaker onderdeel zijn van de dagelijkse bedrijfsvoering. Die behoefte aan praktische ondersteuning sluit ook aan bij de Week van de Integriteit, die dit jaar plaatsvindt van 26 tot en met 30 oktober. Ook evofenedex draagt weer bij aan dit evenement met een webinar over exportcontrole en vragen van banken. Welke informatie mag een bank van je vragen? Hoe toon je aan dat je risico's beheerst? En welke stappen zijn redelijk en proportioneel?

Want uiteindelijk gaat sanctienaleving niet over de vraag of je alles weet. Het gaat over de vraag of je de juiste vragen stelt, de antwoorden kritisch beoordeelt en kunt laten zien welke stappen je hebt genomen. Dat is een uitgangspunt waar zowel grote bedrijven als mkb-ondernemers mee uit de voeten kunnen.