“Trade compliance is een uitdaging op zichzelf”

1. Wat is voor jou momenteel de grootste uitdaging op het gebied van trade compliance?

“De snelheid waarmee bedrijven in regio’s als Centraal-Azië, Turkije en het Midden-Oosten zich ontwikkelen - en soms zelfs lokaal vestigen - om in Europa producten te kopen die uiteindelijk bedoeld zijn om in sanctielanden op de markt gebracht te worden”, reageert Jan Veraart direct. “Soms is een werkwijze dusdanig fijn geslepen, dat het lastig is om te achterhalen of de potentiële koper daadwerkelijk de persoon is die hij of zij beweert te zijn. Het achterhalen van waar deze potentiële koper de gekochte producten gaat afzetten of waarvoor hij ze gaat gebruiken, komt doorgaans neer op tasten in het duister.”

Volgens Mirjam Eikelenboom is er geen grote of kleine uitdaging te benoemen. “Het trade compliance vak is een uitdaging op zichzelf en kent veel facetten op het gebied van douane en wetgeving. Er is, om het zo maar te zeggen, never a dull moment. Tegelijkertijd is het samenwerken met teams, afdelingen en entiteiten verreweg de mooiste uitdaging voor mij. Dat is ook de beste manier om diverse projecten op te zetten en af te ronden.”

Yasar Cosgun loopt vooral aan tegen de nieuwe regels. “Bij de implementatie van DMS 4.0 en 4.1 [DMS staat voor het nieuwe Douaneaangiften Management Systeem, red.] zijn er nog steeds te veel onduidelijkheden over bepaalde controleprocessen en aanpassingen die daarvoor verplicht - en soms nodig - zijn.”

2. Hoe ga je hiermee om?

“Vooral door te proberen aansluiting te maken bij de Douane”, zegt Cosgun. “Daarnaast sta ik in nauw contact met onze softwareleverancier voor DMS. Ook probeer ik binnen Herbalife zoveel mogelijk te communiceren naar en met het interne projectteam voor het nieuwe aangiftesysteem.”

Eikelenboom houdt vooral haar ogen en oren wijd open. “Ik sta open voor feedback van alle partijen. Ik leer van dat voortschrijdende inzicht en pas mijn doelen daar op aan.”

Ook Veraart zorgt ervoor goed op de hoogte te blijven. “Ik ben aangesloten bij diverse informatiekanalen, zoals van de Nederlandse Douane, en ik lees de nieuwsbrieven van de Europese Commissie. Soms is het ook een kwestie van het nieuws goed volgen, zoals dat over de sancties tegen Rusland. Op deze manier houd ik onze interne organisatie goed op de hoogte en kan ik waarschuwen voor risico’s. Het blijft ook belangrijk nieuwe en bestaande klanten constant te screenen.”

3. Voor welke valkuil(en) rondom deze uitdaging zou je andere trade compliance managers willen waarschuwen?

“Als een deal te mooi is om waar te zijn, dan is die deal dat doorgaans ook”, weet Veraart uit ervaring. “Blijf verder alert op aanvragen die uit de hier bovengenoemde regio’s komen, zonder dat daar enige aanleiding toe is. Datzelfde geldt voor aanvragen vanuit een bedrijf in de Europese Unie, die zomaar uit de lucht komen vallen. Toch even extra opletten, in zo’n geval. En blijf ook letten op de bestaande klantenportfolio. Screen die regelmatig.”

Eikelenboom is van mening dat af en toe creatief denken geen kwaad kan. “Er leiden meerdere wegen naar Rome. Wees geduldig en probeer mensen mee te nemen in je verhaal. Blijf daarnaast bekend met wet- en regelgeving en stel je open voor samenwerking en nieuwe inzichten”, is haar advies.

Volgens Cosgun kan het geen kwaad om proactief stappen te zetten. “Begin op tijd”, raadt hij aan. “Zorg dat je intern, binnen je bedrijf, budget hebt vrijgemaakt voor het project en regel dat je genoeg aandacht en commitment hebt van alle stakeholders. Probeer een projectteam op te (laten) stellen en zorg dat alle douaneprocessen die geraakt worden door DMS 4.0 en 4.1, op tijd gereviewd en herschreven zijn voor het nieuwe aangiftesysteem.”

Dit artikel is ook verschenen in globe, het vakblad voor internationaal ondernemen van evofenedex.

Trade Compliance Community

We vinden het belangrijk om onze kennis te delen en leden samen te brengen om van elkaars ervaringen te leren. Door deze gezamenlijke manier van ondernemen helpen we elkaar verder. Daarom hebben we een aantal waardevolle communities voor leden opgericht, waaronder de Trade Compliance Community. Klik op onderstaande button voor meer informatie over deze community en hoe je je hiervoor kunt aanmelden.