Vijf valkuilen bij het kiezen van logistieke software en hoe ze te vermijden

• Onvoldoende specificatie van behoeften

“Veel bedrijven laten zich verleiden door mooie presentaties van softwareleveranciers zonder hun eigen behoeften goed in kaart te brengen. Dit leidt tot keuzes van systemen die niet passen bij de werkelijke operationele eisen. Uit het onderzoek van 2021 blijkt dat vijftig procent van de bedrijven hun processen als te uniek beschouwt, waardoor gedacht wordt dat standaardsoftware niet volstaat.

Je doet er daarom goed aan een multidisciplinair team samen te stellen en te beginnen met het documenteren van alle functionele én technische vereisten. Werk samen met interne gebruikers om een realistisch beeld te krijgen van datgene dat echt nodig is.”

• Gebrek aan betrokkenheid van eindgebruikers

“Een van de grootste valkuilen is dat eindgebruikers niet worden betrokken bij het selectieproces van een nieuw systeem. Dit leidt tot weerstand en tot ineffectief gebruik van de software. In het onderzoek van 2023 gaf 77 procent van de bedrijven aan dat training van medewerkers pas als laatste stap in het implementatieproces plaatsvindt. Dit vergroot de kans op fouten en op inefficiënt gebruik. Betrek daarom je gebruikers vroeg bij de keuze en test de software gezamenlijk. 

Zorg niet alleen voor training, maar ook voor interne ambassadeurs die anderen helpen om met de nieuwe software te werken. Uiteindelijk zijn de eindgebruikers de personen die het succes van nieuwe software maken of breken binnen je organisatie.”

• Kiezen voor de goedkoopste oplossing

“Een goedkope oplossing is niet altijd de beste keuze ook al zijn kosten vaak doorslaggevend in aanschaftrajecten. Goedkopere systemen kunnen verborgen kosten met zich meebrengen, in de vorm van maatwerk, beperkte functionaliteit of van moeilijkheden bij de integratie. Uit ons onderzoek van 2023 blijkt dat slechts veertig procent van de bedrijven tevreden is over hun huidige ICT-systeem en over de ondersteuning ervan voor hun processen.

Let daarom beslist op de Total Cost of Ownership (TCO). Houd rekening met aanvullende kosten, zoals implementatiekosten, kosten voor onderhoud, kosten voor integratie en kosten voor toekomstige upgrades.”

• Onvoldoende aandacht voor systeemintegratie

“Vaak ontdekken bedrijven pas tijdens de implementatie dat hun nieuwe software niet goed integreert met bestaande IT-systemen. Dit leidt tot inefficiënte processen en tot het handmatig overtikken van gegevens. In 2021 gaf zestig procent van de bedrijven aan nog steeds gegevens over te tikken van het ene naar het andere systeem. Ook in 2023 noemde dertig procent van de bedrijven systeemintegratie als één van de grootste uitdagingen.

Door heel nauw samen te werken met leveranciers en IT-teams en de koppelingen vooraf te testen, kun je dit soort incidenten voorkomen.”

• Overhaaste implementatie

“In het onderzoek van 2021 gaf dertig procent van de respondenten aan dat ze wel eens met een mislukt ICT-project te maken hebben gehad. Uit de onderzoeksgegevens van 2019 blijkt dat 38 procent van de bedrijven tegen implementatieproblemen aanloopt, vaak omdat ze de complexiteit ervan onderschatten.

Daarom is het belangrijk om te werken met een gefaseerde implementatie. Ook moeten medewerkers de systemen, testen, testen en nog eens testen in een gecontroleerde omgeving. Laat de medewerkers wennen aan het systeem voordat het volledig in gebruik wordt genomen.”

• Strategische aanpak

“Het selecteren van logistieke software vereist een strategische aanpak, waarbij een goed inzicht in de behoeften, de betrokkenheid van medewerkers en aandacht voor integratie, cruciaal zijn. Zo moeten de komende jaren veel bedrijven hun digitalisering naar een hoger niveau tillen, door bijvoorbeeld de digitale registratie van CO2-uitstoot en een CSRD-registratie (Corporate Sustainability Reporting Directive) die vanuit wetgeving noodzakelijk is. Maar ook omdat overheden en klanten, specifieke digitale eisen stellen.”