Stappenplan voor bedrijven die willen beginnen met digitaliseren

Bedrijven, ICT-leveranciers en consultancybureaus staren zich vaak blind op vernieuwende technologieën zoals blockchain, internet of things en kunstmatige intelligentie. Er is van alles mogelijk, maar de praktijk is weerbarstig en het overgrote deel van de bedrijven is er nog niet klaar voor om die technologieën te gebruiken. Dat komt doordat de digitale basis bij veel bedrijven ontbreekt, zo blijkt uit onderzoek van evofenedex. 

De praktische kant bij het organiseren van digitalisering krijgt in veel bedrijven onvoldoende aandacht, met alle gevolgen van dien. ICT-projecten mislukken, pakken veel duurder uit dan verwacht of worden zelfs onbeheersbaar. Of een bedrijf schaft het verkeerde softwaresysteem aan. Het is daarom verstandig voor een integrale aanpak te kiezen, waarbij techniek, proces en mens deel uitmaken van het digitaliseringsproces. Welke stappen moet een bedrijf doorlopen als het wil gaan digitaliseren? Een overzicht.

Stap 1: goed voorlichten

De eerste stap is digitalisering opnemen in de bedrijfsstrategie. De ervaring leert dat bedrijven met een digitaliseringsstrategie een concurrentievoordeel hebben ten opzichte van bedrijven waar digitalisering geen speciale aandacht krijgt. De belangrijkste vraag die een bedrijf bij deze stap moet beantwoorden is hoe digitalisering kan bijdragen aan het behalen van zijn toekomstdoelen en het toevoegen van waarde voor de klant. 

Als duidelijk is wat een bedrijf wil bereiken met digitalisering, is het tijd voor de volgende stap: interne bedrijfsprocessen en de ICT-structuur kritisch onder de loep nemen. Het is belangrijk dat deze twee componenten goed op elkaar aansluiten. Bedrijfsprocessen moeten leidend zijn voor de manier waarop de digitale ondersteuning is geregeld. Bedrijfsprocessen die meerwaarde voor de klant opleveren en nu inefficiënt verlopen, kun je optimaliseren door digitalisering. Onderzoek vervolgens zorgvuldig de hardware en software die daarvoor nodig is. Let daarbij niet alleen op functionele eisen, maar ook dat er bijvoorbeeld een klik is met het bedrijf; een prettige samenwerking met de leverancier van de ICT-oplossing is minstens zo belangrijk voor een succesvolle implementatie. Neem de tijd voor het selectieproces en zorg dat de voorlichting goed is. Via de leverancier is het vaak mogelijk om in contact te komen met bedrijven die al gebruikmaken van bepaalde hardware en software. Bedrijven kunnen in een van de community’s van evofenedex ook sparren met vakgenoten.

Stap 2: betrek je medewerkers erbij

Medewerkers zijn de sleutel tot succesvol digitaliseren. Zij kennen de bedrijfsprocessen en gaan voortaan hun werk digitaal inrichten en uitvoeren. Het is niet mogelijk ‘even tussen de bedrijven door’ te digitaliseren; ingesleten gewoonten veranderen is immers niet eenvoudig. Digitale veranderingen hebben invloed op de gehele bedrijfsvoering en zijn daarom niet door één persoon of alleen de ICT-afdeling te realiseren. Stem verwachtingen daarom af met de medewerkers en faciliteer de veranderingen via extra tijd, geld en steun. Kleine stappen nemen is daarbij belangrijk, omdat snelle successen tot meer enthousiasme voor digitalisering leiden. Door cruciale bedrijfsprocessen te digitaliseren, kunnen medewerkers zich voortaan in hun werk focussen op ‘uitzonderingen’ en werk waarbij menselijk contact het verschil maakt. Het mooiste zou zijn als de medewerkers zelf ambassadeurs voor digitale verandering worden en hun collega’s hierin meenemen. Als zij het belang en de noodzaak van de digitale verandering uitdragen, verhoogt dat de inzet van medewerkers om betere innovatieve oplossingen te steunen.

Stap 3: deel data met elkaar

Als eenmaal de digitale basis op orde is, kan een bedrijf beter inspelen op de uitdagingen in onze snel veranderende wereld. Het kan dan makkelijk informatie delen met partners in de logistieke keten. Informatie digitaal delen gaat immers veel sneller en is minder foutgevoelig dan op een handmatige of analoge manier. De organisatie en data-infrastructuur zijn dan zo ingericht, dat een bedrijf eenvoudig datakoppelingen kan maken met externe partijen. Door data met elkaar te delen is het mogelijk om gezamenlijk de logistieke keten te optimaliseren. Data geven een bedrijf inzicht in de interne bedrijfsprocessen. Op basis van informatie uit het verleden kan het dan beter voorspellingen doen. Bovendien beschikt elke partij in een logistieke keten over dezelfde informatie en dat zorgt voor transparante afspraken. Deze openheid van zaken kan zo discussie en misverstanden voorkomen. 

Wendbaarder en weerbaarder 

Kortom, met datagebruik en digitale processen kun je je als bedrijf onderscheiden van concurrenten en wordt je wendbaarder en weerbaarder. Ook willen andere bedrijven liever samenwerken met een ketenpartner die digitaal informatie kan uitwisselen. Hiermee heeft het bedrijf dus een uniek ‘verkoopargument’ in handen als digitale ketenpartner. Neem dus maatregelen om de digitale basis van je bedrijf op orde te krijgen en digitalisering in de praktijk te brengen. Bedenk daarbij altijd dat digitaliseren een middel is om bedrijfsprocessen te verbeteren en niet een doel op zich.

Digiscan

Digitaliseren is niet iets wat je even erbij doet. Daarom hebben wij de gratis Digiscan ontwikkeld. Het doel van de Digiscan is jou te helpen stappen te zetten in digitalisering, om de druk op jouw logistieke operatie te verlichten.