Boekings- / verschepingsprocedure

De boekings-/verschepingsinstructie vormt de basis voor het cognossement en moet minimaal de volgende gegevens bevatten:

  • naam + adres verscheper
  • type container
  • omschrijving lading + exact aantal colli
  • maat en/of gewicht lading
  • laadhaven + plaats van oorsprong
  • loshaven + plaats van bestemming
  • naam van schip + reisnummer
  • afvaartdatum
  • de overeengekomen vrachtprijs + toeslagen
  • uiterste aanleverdatum (in de boekingsbevestiging)
  • eventuele gevaarlijkeladingclassificatie
  • eventuele gewenste temperatuur bij koel- of vrieslading.

De cargadoor is overigens niet geheel vrij in het accepteren van lading. Hij zal bij een aantal soorten lading moeten overleggen met de rederij, bijvoorbeeld bij gevaarlijke goederen, containers met overhoogte, -breedte of -lengte ('out of range'-containers), koel- en vrieslading. Daarom is het raadzaam bij het aanbieden van dit soort lading een schriftelijke acceptatiebevestiging te eisen.

Allotments

In de verschillende havens krijgen de cargadoors ‘allotments’. Dit is de hoeveelheid ruimte of gewicht die de rederij per afvaart aan een bepaalde haven toewijst. Bij de acceptatie van lading moet de cargadoor hiermee rekening houden. Zit hij tegen z’n allotment aan, dan moet hij de lading onder voorbehoud accepteren. Soms gebeurt dat niet, uiteraard met gevolgen voor de verlader. Het kan voorkomen dat de lading die voor een bepaalde afvaart is geboekt, niet meer mee kan omdat die afvaart is volgeboekt.

Bij export naar de Verenigde Staten speelt dat de rederij alle relevante ladinggegevens 24 uur vóór belading van het schip moet doorgeven aan US Customs. In de praktijk betekent dit vaak dat verladers de gegevens minimaal 72 uur vóór vertrek van het schip moeten hebben aangeleverd.

Bij aanlevering van de goederen horen ook de begeleidende documenten van de douane, Kamers van Koophandel en gezondheidscertificaten.