Meer zekerheid bij internationale betalingen met letter of credit

Dit is bijvoorbeeld het geval als je zakendoet met een partij die gevestigd is een land waar een L/C van overheidswege verplicht is. Wittebroek: “Veel landen in Afrika en het Midden- en Verre Oosten kennen een dergelijke verplichting. Dus verdiep je van tevoren goed in wat er nodig is en probeer grip te houden op het proces. Je moet zien te voorkomen dat een L/C je overkomt. Daarom werken wij zelf doorgaans met een concept-L/C. Dit document bevat instructies over hoe we willen dat een L/C eruitziet. Onze klanten sturen dat mee met de offerte. Als je tijdig anticipeert, weet je wat je kunt verwachten. Laat je de L/C je overkomen, dan ben je vaak te laat om actie te ondernemen. Dan krijg je documenten binnen waarvoor je geen tijd meer hebt om iets aan te passen. Het gevolg kan zijn dat je L/C niet uitvoerbaar is, waardoor je afwijkingen op je documenten krijgt. Dit leidt niet alleen tot extra bankkosten, maar ook tot een uitgestelde betaling of in het ergste geval geen betaling. Een ander mogelijk gevolg is dat je klant niet of alleen met vertraging kan inklaren.”

Veelvoorkomende fouten

Volgens Wittebroek kan iedereen met L/C’s werken, maar je moet je er wel eerst in verdiepen. “Kennis van zaken voorkomt onaangename verrassingen en fouten. Een veelvoorkomende fout is dat de verscheping gebeurt na de uiterste verschepingsdatum die voorgeschreven staat in de L/C. Dit kan ook komen door verkeerde interpretatie. De latest date of shipment is bijvoorbeeld 5 maart 2026, maar je hebt dat geïnterpreteerd als de dag waarop de goederen worden opgehaald bij jou als verkoper. Dan is er te laat verscheept en voldoe je niet aan de voorwaarden van de L/C.”

De directeur vervolgt: “Ook komt het vaak voor dat de gekozen ICC Incoterms®-regel niet goed past bij de L/C. Als je als verkoper een L/C overeenkomt, is het niet ideaal een ICC Incoterms®-regel te kiezen waarbij de koper verantwoordelijk is voor het hoofdtransport. Een van de voorwaarden van de L/C is immers altijd dat de verkoper een vervoersdocument moet overleggen. Dat document ontvang je als je de opdrachtgever van de vervoerder bent. Verder zie ik regelmatig dat documenten onderling niet consistent zijn, bijvoorbeeld door een afwijkend gewicht en HS-codes die net even anders zijn op de verschillende documenten.”

Daarom is scholing belangrijk, aldus Wittebroek. “Een training biedt handvatten voor het lezen en begrijpen van een L/C en voor een juiste uitvoering. Dit levert direct kostenbesparing op. Als je overal tijdig aan voldoet en de documenten in één keer goed indient bij de bank, heb je minder afwijkingskosten en neemt het hele proces minder tijd in beslag. Ook zie je dat de samenwerking significant verbetert als er in een organisatie meer kennis is. Dit helpt vooral de binnendienstmedewerker, die vaak als schakel fungeert. Daarnaast bevordert een hoger kennisniveau een soepele samenwerking met stakeholders buiten de organisatie, zoals banken, verzekeraars en vervoerders.”

Wittebroek verwacht niet dat kunstmatige intelligentie (AI) op korte termijn functies op dat gebied zal overnemen. “De werkzaamheden zijn zo specifiek. Wel kan AI een ondersteunende rol gaan spelen. Hierbij denk ik aan het controleren van diverse documenten ten opzichte van elkaar. Zo moet je bij orders naar Bangladesh op alle documenten heel veel HS-codes vermelden. AI kan helpen de codes onderling te checken; een menselijk oog leest snel over iets heen. Dit is overigens wel een kwestie van goede prompting.”

Sparren

De meeste vragen van ondernemers die bij Elceco binnenkomen, hebben te maken met een bepaald land. Wittebroek: “Zo kregen we onlangs een vraag over Algerije. In dit land verlangt de klant dat een derde deel van de originele bill of lading rechtstreeks naar hem gestuurd wordt. In Algerije is dit een gebruikelijke praktijk, maar hiermee moet je als exporteur in principe niet akkoord gaan. Wij bedenken dan een workaround waarmee je als exporteur grip houdt en tegelijkertijd de klant tegemoetkomt.”

Andere vragen die Elceco krijgt, gaan bijvoorbeeld over de Advanced Cargo Information Declaration-procedure in Egypte. “Deze omvat onder meer het uploaden van documenten in een elektronisch douaneportaal door de exporteur, wat een vereiste is onder de L/C. Sinds 1 januari 2026 is deze procedure niet alleen verplicht voor zeevracht, maar ook voor luchtvracht. Verder ontvangen we via de accountmanagers van evofenedex regelmatig vragen van bedrijven die lid zijn van de ondernemersvereniging. Die worden door ons in eerste instantie kosteloos beantwoord vanwege het lidmaatschap.” Dus schroom niet om vragen te stellen, adviseert Wittebroek ondernemers. “Het helpt enorm om met anderen even te kunnen sparren. Zo hoef je niet telkens zelf het wiel opnieuw uit te vinden.