Toets je eigen processen rond productveiligheid

Tekortkomingen bij producten hangen in de praktijk vaak niet samen met het product zelf, maar met de manier waarop processen in een organisatie zijn ingericht. Productveiligheidsproblemen ontstaan in de praktijk zelden op zichzelf, maar zijn vaak het gevolg van onduidelijke verantwoordelijkheden, gebrekkige documentatie of onvoldoende opvolging van signalen en klachten. Denk bijvoorbeeld aan onvolledige of ontbrekende technische documentatie, beperkte traceerbaarheid in de keten of onduidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden bij een incident. Ook komt het regelmatig voor dat klachten en signalen niet structureel worden vastgelegd of opgevolgd.

Rollen in de keten

Bij de productwetgeving wordt niet gewerkt met termen als ‘exporteur’ of ‘handelaar’, maar met rollen zoals fabrikant, importeur, distributeur en fulfilmentdienstverlener. Welke verplichtingen voor een bepaald bedrijf gelden, hangt af van de feitelijke rol die het vervult.

Productwetgeving van de EU is in de kern gericht op de bescherming van de Europese consument. De Europese regels richten zich daarom op de producten die bedrijven binnen de EU aanbieden. Voor producten die buiten de EU op de markt worden gebracht, geldt dat landen zelf hun wetgeving vaststellen. Dit betekent dat bedrijven bij inter­nationale handel niet alleen rekening moeten houden met Europese regels, maar ook met de eisen die in derde landen gelden.

In de praktijk lopen de rollen van bedrijven regelmatig door elkaar, zeker bij internationale handelsstromen. Dat maakt het lastiger om scherp te hebben welke verplichtingen gelden en wie waarvoor verantwoordelijk is, en daarmee om productveiligheid aantoonbaar op orde te hebben. Dit kan ertoe leiden dat een onderneming andere en soms verdergaande verplichtingen heeft dan vooraf werd aangenomen. Zo kan een fulfilmentdienst­verlener die zichzelf als distributeur beschouwt, in bepaalde situaties worden aangemerkt als de verantwoordelijke partij binnen de EU, met de bijbehorende verplichtingen. Voor veel bedrijven is de vraag daarom niet alleen welke rol ze denken te hebben, maar welke rol ze feitelijk vervullen en wat dit betekent voor hun verplichtingen.

Productveiligheid is geen checklist die je één keer kunt afvinken. Het vraagt om een samenhangende aanpak binnen de organisatie. Denk aan het vastleggen van verantwoordelijkheden, structureel opvolgen van signalen en klachten, en op orde houden van documentatie en traceerbaarheid. In de praktijk gaat de aandacht vaak in eerste instantie uit naar het product zelf: voldoet het aan de eisen en zijn de juiste documenten aanwezig? Die vragen zijn relevant, maar schetsen slechts een deel van het beeld.

Zo kan een product technisch in orde lijken, terwijl niet kan worden aangetoond hoe de veiligheid is beoordeeld, welke risico’s zijn mee­gewogen of hoe signalen en klachten worden opgevolgd. Dergelijke tekortkomingen komen vaak pas aan het licht wanneer gerichte vragen worden gesteld, bijvoorbeeld naar aanleiding van een consumentenklacht, een incident of een controle door een markttoezichthouder.

Om dit probleem inzichtelijk te maken, heeft de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) vanuit de praktijk van het bedrijfs­gerichte toezicht een zelfinspectietool ontwikkeld. De tool ‘zelfinspectie algemene productveiligheid’ vertaalt de inspectielijsten uit het toezicht in een praktische vragenlijst, gebaseerd op dezelfde onderwerpen en typen vragen die tijdens inspecties aan bod kunnen komen. Bedrijven krijgen daarmee inzicht in hoe hun werkwijze zich verhoudt tot de onderwerpen die bij het toezicht van belang zijn en waar mogelijke aandachtspunten liggen.

De vragen zijn afgestemd op de rol die een bedrijf in de keten vervult, zoals fabrikant, importeur of distributeur. Vervult een bedrijf meerdere rollen, dan kan het de tool per rol invullen om een volledig beeld te krijgen. Dit helpt juist ook in complexe situaties, waarin rollen door elkaar lopen, om inzicht te krijgen in verantwoordelijkheden en verplichtingen. Bij het ontwikkelen van de tool is samengewerkt met een feedbackgroep van marktdeelnemers uit verschillende schakels van de keten. Hierdoor sluiten de vragen en praktijkvoorbeelden goed aan op de dagelijkse praktijk van bedrijven.

Volledig anoniem

De zelfinspectietool helpt om blinde vlekken te ontdekken, processen te verbeteren en beter voorbereid te zijn op vragen van afnemers en toezichthouders. Daarmee kunnen bedrijven zelf risico’s in de keten verkleinen. De tool is laagdrempelig te gebruiken en bedoeld om vooraf inzicht te krijgen, in plaats van achteraf te moeten bijsturen. Goed om te weten: de tool vul je volledig anoniem in en is nadrukkelijk geen controle-instrument.