Digitaal Dossier Douane live op 16 mei: voorbereiding cruciaal

Met het Digitaal Dossier verandert de werkwijze rond het aanleveren van documenten. Bescheiden worden via een systeemkoppeling tussen douanesoftware en DMS ingediend. Daardoor koppelt het systeem documenten automatisch aan de juiste aangifte, controle en behandelend team.

Het gaat om documenten die je tijdens het aangifteproces moet overleggen, zoals facturen, (preferentiële) oorsprongscertificaten en oorsprongsattesten. Volgens de Douane zorgt deze werkwijze voor een snellere, efficiëntere en veiligere afhandeling. Ook sluit het aan op toekomstige verplichtingen uit het Douanewetboek van de Unie (DWU).

Korte overgang

Na de livegang geldt een korte, informele overgangsperiode tot 1 juni 2026. Die is alleen bedoeld voor uitzonderlijke situaties. Daarna accepteert de Douane geen documenten meer via de huidige Postbus Digitaal Dossier voor reguliere indiening. Vanaf dat moment behandelt de Douane uitsluitend bescheiden die via het Digitaal Dossier in DMS zijn ontvangen.

Niet gereed

Ben je nog niet klaar voor aansluiting? Meld dit dan vóór 1 mei 2026 via je softwareleverancier. Als er aantoonbare belemmeringen zijn, kun je samen met de Douane een maatwerkafspraak maken in de vorm van een ‘handelingskader’. De Douane benadrukt dat uitstel alleen in uitzonderlijke gevallen mogelijk is. Het uitgangspunt blijft dat alle partijen per 16 mei operationeel zijn.

Rol softwareleverancier

Softwareleveranciers spelen een sleutelrol in de voorbereiding. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor aangevers en bedrijven. Is een leverancier niet gereed, dan geldt dat ook voor de klanten die daarvan afhankelijk zijn. Loop je risico de deadline niet te halen, neem dan direct contact op met je softwareleverancier.

Breder verplicht

Het Digitaal Dossier geldt niet alleen voor CCI-processen. De Douane maakt duidelijk dat aansluiting een zelfstandige verplichting is. Dit vormt dus geen reden om implementatie uit te stellen.

Testcapaciteit

Vanuit het bedrijfsleven komt het signaal dat nog relatief weinig partijen testen. Opschaling van de BTO-testcapaciteit is nodig om de overgang soepel te laten verlopen. Belangrijke data:

• 16 mei 2026: livegang Digitaal Dossier Douane;
• 1 juni 2026: einde overgangsperiode;
• vóór 1 mei 2026: melden van niet-gereedheid via softwareleverancier;
• na 1 juni 2026: alternatieve aangiftewijze nodig zonder aansluiting.

Heb je vragen over deze ontwikkeling? Neem contact op met de ledenservice van evofenedex. Wij zijn aangesloten bij de douaneprojectgroep Digitaal Dossier en geven signalen uit de praktijk door waar dat nodig is.