Exporteren als mkb’er? Eén foutje kan je veel geld kosten

In het midden- en kleinbedrijf (mkb) hebben medewerkers vaak meerdere petten op. Waar een multinational een gespecialiseerde exportmanager heeft, is het bij een mkb-bedrijf vaak de directeur, logistiek manager of salesverantwoordelijke die zich bezighoudt met export en import. En daar schuilt een risico.

Een verkeerd toegepaste HS-code of onduidelijke Incoterms®-regel bij het exporteren van een product, lijkt misschien een detail, maar kan grote gevolgen hebben. Denk aan extra kosten, vertraging bij de douane of zelfs een juridische conflict over de leveringsvoorwaarden.

“Ik kom bij veel mkb’ers over de vloer. Wat mij opvalt is de grote focus op het product en minder op de processen eromheen die nodig zijn om het product probleemloos in het buitenland te krijgen. Dat is een gemiste kans met de nodige kostbare risico’s”, waarschuwt Denise Boekestijn, projectmanager bij evofenedex en verantwoordelijk voor MKB Business Tour, een netwerk waarbij mkb-medewerkers kennismaken met vakgenoten dankzij bedrijfsrondleidingen.

HS-codes: geen administratief vinkje

Zo bepaalt de HS-code (HS staat voor Harmonized System) hoeveel invoerrechten een bedrijf betaalt, of het recht heeft op handelsvoordelen en of zijn zending soepel door de douane komt. Een foutieve code leidt niet alleen tot onnodige kosten, maar soms ook tot boetes of vertragingen. “De ervaring leert dat dit regelmatig voorkomt”, stelt Boekestijn. “En de verantwoordelijkheid daarvoor ligt altijd bij jou als exporteur of importeur, niet bij je expediteur of de douane.”