Voorkom fouten met dit praktische stappenplan voor goederenindeling

2. Gebruik indelingsregels en toelichtingen

De omschrijvingen van de afdelingen, hoofdstukken en posten zijn uitsluitend bedoeld voor het gemak bij het raadplegen van het douanetarief. Voor juridische doeleinden wordt de indeling bepaald aan de hand van de bewoordingen van de posten en de aantekeningen. De toelichtingen op het Geharmoniseerd Systeem (GS) van de Wereld Douane Organisatie (WDO) en de toelichtingen op de GN-codes (Gecombineerde Nomenclatuur) van de Europese Unie zijn ook erg behulpzaam. Deze bevatten vaak uitzonderingen en praktische voorbeelden.

Zo zou je bloemen van papier op basis van het materiaal kunnen indelen onder post 4823 (werken van papier – 0 procent invoerrechten). In de toelichting op deze post staat echter dat als de bloemen niet uit één stuk zijn verkregen, ze onder post 6702 (kunstbloemen – 4,7 procent invoerrechten) ingedeeld moeten worden.

3. Pas de regels correct toe

Het indelen volgt een vaste hiërarchie.

Regel 1 stelt dat de voorwaarden van de posten en de aantekeningen op afdeling- en hoofdstukniveau voorrang hebben op de overige vijf indelingsregels.

Regel 2 bepaalt het indelen van niet-complete artikelen of goederen in niet-afgewerkte staat en mengsels. Een onvolledig artikel of een artikel in niet-afgewerkte staat kan worden ingedeeld onder dezelfde goederencode als het complete artikel, mits het product het wezenlijke karakter van het complete of afgewerkte artikel bezit. Voorbeeld: onderdelen van een fiets (zoals frame, vork, stuureenheid en remsysteem) worden samen als een complete fiets ingedeeld, omdat zij gezamenlijk de essentiële kenmerken van het eindproduct vormen. Deze kenmerken zijn vastgelegd in de GN-toelichting op post 8712.

Regel 3 wordt toegepast bij producten die vatbaar zijn voor indeling onder twee of meer posten. Hoe bepaal je in dit geval de juiste indeling? Je probeert dan de onderstaande drie regels in deze volgorde toe te passen:

a) Kies de goederencode met de meest specifieke omschrijving.

b) Samengestelde werken, mengsels, stellen en assortimenten worden ingedeeld naar de stof of naar het goed waaraan de werken, mengsels, stellen en assortimenten hun wezenlijke karakter ontlenen.

c) Is er geen meer specifieke omschrijving of kan het wezenlijke karakter niet worden bepaald? Dan wordt het product ingedeeld onder de goederencode die het laatst voorkomt in het douanetarief.

Regel 4 wordt gebruikt voor nieuwe producten die niet aan de hand van de regels 1 tot en met 3 kunnen worden ingedeeld. Deze worden ingedeeld zoals goederen waarmee ze de meeste overeenkomst vertonen. Zo wordt witte thee ingedeeld als groene thee.

Regel 5 behandelt het indelen van bergingsmiddelen en verpakkingsmaterialen: speciaal gevormde of geschikte hoezen, kisten en verpakkingen worden ingedeeld met de goederen die ze bevatten, tenzij het bergings- of verpakkingsmiddel het wezenlijke karakter bepaalt.

Regel 6 bepaalt dat de regels 1 tot en met 5 ook moeten worden toegepast bij de bepaling van de indeling van goederen in de onderverdelingen van een post totdat de complete GN-code is bepaald.

Het correct toepassen van de indelingsregels vereist productkennis en ervaring met het toepassen van indelingsregels. Daarom is het raadzaam medewerkers te trainen of een specialist in te schakelen.

4. Standaardiseer je proces

Zorg in je bedrijf voor een duidelijk indelingsproces. Leg ook de verantwoordelijkheden vast: wie verzamelt de productinformatie, wie bepaalt de indeling en wie onderhoudt deze? Soms is het verstandig de toegang tot dit dataelement van het artikelstambestand in het ERP-systeem te beperken tot specifieke rollen. Stel dan het veld ‘goederencode’ verplicht voordat een product wordt vrijgegeven voor het plaatsen van bestellingen. Gebruik hulpmiddelen zoals de ‘Cheatsheet Goederenindeling’ van evofenedex als leidraad.

5. Zorg voor onderhoud

Goederencodes veranderen regelmatig. Er komen ook steeds nieuwe indelingsverordeningen, toelichtingen, indelingsadviezen vanuit de WDO, conclusies en jurisprudentie, die opgevolgd moet worden tijdens het indelen. Plan daarom vaste momenten in om je indelingen te controleren en te actualiseren, bijvoorbeeld in juni en december. Wijzigingen worden vaak geïmplementeerd per juli en januari. Zo voorkom je problemen in de logistieke processen.

Conclusie

Voor mkb-bedrijven die internationaal actief zijn, is een juiste goederenindeling onmisbaar. Door deze vijf stappen te volgen, voorkom je onverwachte vertraging bij leveringen en zorg je voor correcte douaneaangiften en voorspelbaarheid van de hoogte van invoerrechten.