Betrokken medewerkers verhogen kans op succes van digitalisering

Uit onderzoek van evofenedex blijkt dat ruim 30 procent van onze leden een eigen ICT-project in de logistiek heeft zien mislukken. Onvoldoende tijd, te hoge kosten en complexiteit van de implementatie zijn vaak de oorzaken, maar óók de medewerkers zelf. Onvoldoende digitale kennis en vaardigheden en de houding van medewerkers hebben impact op het succes van een ICT-project. Voor, tijdens en na de afloop van zo’n project is het cruciaal daar oog voor te hebben. We lichten toe waarom eigen medewerkers in al die fasen de sleutel zijn tot succes. En hoe je hen bij het project kunt betrekken.

Feedback

Het voorbereiden van een ICT-project neemt veel tijd in beslag. Onverstandige keuzes in deze eerste fase kunnen negatieve gevolgen hebben voor het verdere verloop van het project. Daarom hoor je vaak dat bedrijven enkele maanden of zelfs jaren bezig zijn met de voorbereiding, of uiteindelijk zelfs besluiten om het ICT-project af te blazen. Dat is enorm zonde natuurlijk. Vanaf het eerste moment is het daarom raadzaam enkele eigen medewerkers met operationele en tactische functies te betrekken bij het project. Zowel bij de ontwikkeling van de plannen zelf als bij de uitvoering. Digitale veranderingen hebben invloed op de gehele bedrijfsvoering en moeten breed gedragen worden. De eigen medewerkers kennen de huidige manier van werken op hun duimpje en zijn een belangrijke bron voor feedback. Door de werkzaamheden door eigen personeel te laten uitvoeren, is het eenvoudiger om te bedenken hoe ze veranderd en verbeterd kunnen worden. Geef daarom eigen medewerkers altijd de gelegenheid mee te denken en ideeën te delen.

Ambassadeurs

Vroegtijdig eigen medewerkers betrekken heeft – naast waardevolle feedback – als voordeel dat de kans op acceptatie en omarming van de nieuwe digitale werkwijze een stuk toeneemt. Betrokken medewerkers kunnen ambassadeurs voor digitale verandering worden en hun collega’s hierin meenemen. Als de ambassadeurs het belang en de noodzaak van de digitale verandering uitdragen, verhoogt dat de inzet van andere medewerkers om digitalisering te steunen. Om het laatste te bereiken is het ook belangrijk de keuze voor een bepaald softwaresysteem of technologie niet alleen af te stemmen op de toekomstplannen van het bedrijf, maar ook op de werkzaamheden van de medewerkers.

Rolverdeling

In de voorbereidingsfase is het verder van belang te bepalen wie welke taken en verantwoordelijkheden op zich neemt. Niet alleen in het bedrijf zelf, maar ook bij eventueel ingehuurde hulp van buitenaf. In ieder geval is een duidelijke rolverdeling tussen de interne ICT-afdeling, het management, de medewerkers uit de operatie en de ICT-leverancier essentieel.

De ICT-leverancier is de technische expert en zal de implementatie voorbereiden, maar draagt veelal geen verantwoordelijk voor de begeleiding ervan. Iemand van buitenaf kan onmogelijk een expert zijn in de huidige werkwijzen van een bedrijf. Die kennis hebben de medewerkers uit de operatie wel. Vervolgens moet er een goede samenwerking zijn tussen de diverse afdelingen, teams en betrokkenen van buitenaf. Vooraf de verantwoordelijkheden en verwachtingen van het ICT-project goed met elkaar bespreken, verkleint de kans op miscommunicatie.

Testen

Op een gegeven moment begint de fase waarin de nieuwe digitale werkwijze wordt geïmplementeerd. Dat is een spannend moment. In deze periode zal blijken hoe goed de betrokkenen op elkaar ingespeeld zijn, aangezien er vaak onverwachte dingen gebeuren. Om er zeker van te zijn dat de nieuwe werkwijze in de praktijk werkbaar is, zullen de medewerkers door-en-door moeten testen. Dat geldt niet alleen voor de dagelijkse, maar ook voor incidentele werkzaamheden. Omdat een ICT-leverancier geen ervaring heeft met de werkzaamheden, wordt vaak de afspraak gemaakt dat het bedrijf zelf verantwoordelijk is voor het testen en accepteren van de nieuwe werkwijze door medewerkers.

Trainen

Het succes van de nieuwe manier van werken staat of valt het met de mate waarin de werknemers de veranderingen omarmen. Allereerst is het nodig dat alle medewerkers een training krijgen in het gebruik van de nieuwe technologie. Daarna zullen medewerkers zich continu moeten blijven ontwikkelen om nieuwe digitale kennis en vaardigheden toe te kunnen passen in hun werk. Flexibiliteit en bereidheid tot veranderen zijn enorm belangrijk. Door eigen medewerkers bij het project te betrekken en verantwoordelijkheden te geven, wordt meegaan in de verandering veel eenvoudiger. Daarom zijn digitale bewustzijn, basiskennis en vaardigheden van het personeel ook zo belangrijk voor het slagen van een digitaliseringsproject bij een bedrijf.

Dit artikel verscheen eerder in evofenedex magazine 2/2023.