Gebruiksregels analoge tachograaf voor ondernemer en chauffeur

Algemene gebruiksregels

Voor het gebruik van een analoge tachograaf is een tachograafschijf (registratieblad) verplicht. Niet elke schijf past echter in elke tachograaf. Dit komt doordat voertuigen met verschillende maximumsnelheden rijden. Een bestelauto mag bijvoorbeeld harder rijden dan een vrachtauto, waardoor de snelheidsregistratie met een aangepaste schijf – geschikt voor hogere snelheden – moet worden vastgelegd. In de analoge tachograaf staat het typenummer vermeld. De gebruikte schijf moet overeenkomen met dit typenummer. Op de achterkant van de schijf staat in welke typen tachograaf deze kan worden gebruikt. Eén van de e-nummers op de achterzijde van de papieren tachograafschijf moet overeenkomen met het typeplaatje van de tachograaf.

Controle van de tachograaf en installatieplaatje

Bij de installatie in het voertuig wordt een installatieplaatje aangebracht in de buurt van de tachograaf. Op dit plaatje staan de naam van de installateur, het kenteken van het voertuig en de datum van de laatste (her)keuring. Het plaatje moet verzegeld zijn of zo zijn bevestigd dat het bij verwijdering onherstelbaar wordt beschadigd. Na het ijken van de tachograaf wordt dit installatieplaatje vervangen ter bevestiging dat de tachograaf opnieuw is geijkt. Het ijken van de tachograaf moet eens per twee jaar worden uitgevoerd door een RDW-erkende garage. Dit wordt gecombineerd met de periodieke APK-keuring.

Bedrijfsvoorschriften

• Zorg ervoor dat de tachograaf goed wordt gebruikt en naar behoren functioneert. Geef bestuurders voldoende tachograafschijven van een goedgekeurd model.
• Bij uitval of gebrekkige werking van de tachograaf moet deze, zodra de omstandigheden dit toelaten, worden hersteld door een erkend bedrijf. Duurt het langer dan een week voordat het voertuig terug is bij het bedrijf, dan moet de reparatie onderweg worden uitgevoerd.
• Tijdens een controle moeten chauffeurs de rij- en rusttijdgegevens (tachograafschijven en/of bestuurderskaart) van de dag van controle én van de voorafgaande 56 kalenderdagen kunnen tonen. Zo kan de inspectie vaststellen of de chauffeur voldoende dagelijkse en wekelijkse rust heeft genomen.
• Neem de gebruikte tachograafschijven van chauffeurs in na de bewaarperiode in het voertuig. Bewaar de ingeleverde schijven per chauffeur en op datum, minimaal één jaar op kantoor, zodat ze op verzoek van een controleur kunnen worden getoond of overhandigd.

Let op: vanuit andere wetgeving kan een langere bewaartermijn gelden. Zo schrijft de Algemene wet inzake rijksbelastingen voor dat alle documenten die betrekking hebben op de financiële administratie van een onderneming minimaal zeven jaar moeten worden bewaard. Omdat tachograafschijven ook kunnen worden gebruikt om de gewerkte uren van een chauffeur vast te stellen, kan de Belastingdienst ernaar vragen.

Gebruiksregels chauffeur

Tachograafschijven zijn persoonsgebonden. Als een chauffeur gedurende de dag in een andere vrachtauto gaat rijden, moet hij de tachograafschijf uit de eerste auto halen.

De werkgever moet ervoor zorgen dat er in de vrachtauto voldoende lege en onbeschadigde schijven aanwezig zijn. De chauffeur moet elke werkdag een nieuwe tachograafschijf gebruiken.

Bij aanvang van de werkdag controleert de chauffeur of de schijven niet zijn beschadigd en of ze het juiste typenummer hebben. Ook moet de tachograaf de juiste tijd aangeven.

Let op:

• gebruik de tachograafschijf niet langer dan 24 uur;
• haal de schijf of bestuurderskaart niet voor het einde van de rit uit de tachograaf, tenzij dit is toegestaan (vervanging na 24 uur, wisseling van voertuig, controle of begin van de dagelijkse rust);
• meld gebreken aan de tachograaf zo snel mogelijk bij de werkgever;
• let op de keuringsdatum van de tachograaf: herkeuring uiterlijk twee jaar na de datum op het installatieplaatje.

Invullen van de tachograafschijf

Bij aanvang van de dienst

Vul op het middenveld van de voorkant van de tachograafschijf de volgende gegevens in:

• voor- en achternaam van de chauffeur (zoals vermeld op rijbewijs);
• naam van de plaats van vertrek;
• datum;
• kenteken van het voertuig;
• beginstand van de kilometerteller.

Aan het einde van de werkdag

De chauffeur haalt de tachograafschijf uit de tachograaf. Een schijf mag maximaal 24 uur in de tachograaf zitten; overlapping in tijd is niet toegestaan. De chauffeur vult vervolgens deze gegevens in:

• naam van de waar de rit eindigt;
• datum;
• eindstand van de kilometerteller;
• totaal aantal gereden kilometers.

Bij wisseling van vrachtauto tijdens de werkdag

Als de chauffeur van voertuig wisselt, schrijft hij eerst op de voorkant van de schijf de eindstand van de kilometerteller en het aantal gereden kilometers. Op de achterkant van de tachograafschijf vult hij daarna de gegevens van het nieuwe voertuig in:

• tijdstip van de wisseling;
• beginstand kilometerteller van het nieuwe voertuig;
• kenteken van het nieuwe voertuig;
• eindstand van de kilometerteller van het oude voertuig
• aantal gereden kilometers met het vorige voertuig.

Dubbele bemanning

Bij dubbele bemanning vullen beide chauffeurs bij aanvang van de rit de gegevens op hun eigen tachograafschijf in. De bijrijder plaatst zijn schijf achter de doorzichtige scheidingsplaat. De bestuurder plaatst de schijf op de gebruikelijke positie in de tachograaf. Bij het wisselen van chauffeur moeten ook de schijven van plaats worden verwisseld. De bijrijder registreert op zijn tachograafschijf de beschikbaarheidstijd. Aan het einde van de werkdag vullen beide chauffeurs de resterende gegevens op hun schijf in, op de gebruikelijke wijze.

Defecte tachograaf

Bij een defecte tachograaf moet de chauffeur zijn arbeidstijden handmatig registreren. Dit kan op de achterkant (het onbedrukte deel) van de tachograafschijf.

Let op:

• vermeld bijzonderheden op het onbedrukte deel aan de achterzijde van de schijf;
• vul overige activiteiten handmatig in op de bedrukte achterkant van de schijf als deze niet automatisch zijn geregistreerd;
• noteer bij gebreken aan de tachograaf de activiteiten op de bedrukte achterkant van de schijf;
• maak bij verlies, diefstal of een defecte bestuurderskaart vóór aanvang en na afloop van de dienst een print-out, en voorzie deze van naam, rijbewijsnummer en handtekening.

Aandachtspunten bij gebruik

Bedien de tachograaf met behulp van de volgende symbolen:

• stuurwiel: rijtijd;
• twee hamers: overige werkzaamheden;
• vierkant met diagonale streep: wachttijd of beschikbaarheidstijd;
• bedje: pauzes en dagelijkse rusttijd.

Zorg dat er niet te veel of te weinig schijven in jouw voertuig aanwezig zijn.

Bij een controle moet de chauffeur de gebruikte schijven, print-outs en bestuurderskaart van de dag van controle kunnen tonen, plus de gebruikte schijven en/of gegevens van de voorafgaande 56 kalenderdagen.

Kruisje bij aanvang dienst verboden

Oudere wetgeving over de tachograaf schreef voor dat chauffeurs bij aanvang van de dienst een kruisje op de tachograafschijf moesten zetten. Dat is niet meer toegestaan.

Door de tachograaf correct te gebruiken en de schijven zorgvuldig te beheren voldoen chauffeurs en werkgevers aan de wettelijke eisen voor rij- en rusttijden. Een goed bijgehouden tachograaf voorkomt hoge boetes en geeft inzicht in de werkelijke rij- en rustmomenten. Zo blijft het vervoer veilig, efficiënt en volledig in lijn met de wetgeving. Heb je vragen, neem dan contact op met onze ledenservice.

Update: 5 november 2025