Gebruiksregels digitale tachograaf voor ondernemer en chauffeur

In het kort

• De digitale tachograaf is verplicht in voertuigen die onder de Europese rij- en rusttijdenwetgeving vallen.
• Zowel de ondernemer als de chauffeur is verantwoordelijk voor correcte bediening en gegevensregistratie.
• Gegevens van de chauffeurskaart moeten minimaal elke drie weken worden gedownload; voertuiggegevens elke 90 dagen.
• Bij verlies, defect of diefstal van de bestuurderskaart moet dit binnen zeven dagen worden gemeld.
• Alle tachograafgegevens moeten minimaal één jaar worden bewaard.

Digitale tachograaf bedrijfsvoorschriften

• Zorg dat de digitale tachograaf en de bestuurderskaart correct worden gebruikt en goed functioneren.
• Zorg voor voldoende printpapier in het voertuig om gegevens te kunnen printen. Een reserverol is niet verplicht, maar wel aan te raden.
• Bij uitval of gebrekkige werking van de digitale tachograaf moet deze, zodra de omstandigheden dat toelaten, worden hersteld door een erkend bedrijf.
• Duurt het langer dan een week voordat het voertuig terug is bij het bedrijf, dan moet de reparatie onderweg worden uitgevoerd.
• Download de gegevens van de bestuurderskaart uiterlijk elke 56 dagen, sla ze op en bewaar ze binnen het bedrijf.
• Download de gegevens uit de digitale tachograaf uiterlijk elke 90 dagen, sla ze op en bewaar ze binnen het bedrijf.
• Bewaar de uitgelezen bestanden minimaal één jaar op kantoor, zodat je ze op verzoek van een controleur kunt tonen of overhandigen.

Gebruiksregels chauffeur

Let op de juiste werking en tijdsaanduiding van de tachograaf en gebruik de bestuurderskaart op de juiste manier. De bestuurderskaart is persoonlijk; gebruik altijd de eigen, onbeschadigde kaart en voorkom beschadiging. Haal de kaart pas aan het einde van de rit uit de tachograaf, tenzij dit is toegestaan, bijvoorbeeld bij een voertuigwissel, een controle of het begin van de dagelijkse rust. Meld gebreken aan de tachograaf zo snel mogelijk bij de werkgever. Controleer bovendien regelmatig de keuringsdatum van de tachograaf; herkeuring moet uiterlijk twee jaar na de datum op het installatieplaatje plaatsvinden.

Invoergegevens

Plaats bij aanvang van de werkdag of vóór vertrek de bestuurderskaart in de digitale tachograaf. Geef daarbij het symbool van het land van vertrek aan. Voer rusttijden of andere werkzaamheden die aan het rijden voorafgaan handmatig in. De digitale tachograaf registreert automatisch de persoonsgegevens, het kenteken en de kilometerstand van het voertuig op de bestuurderskaart.

Handmatige invoer en defecten

Bijzonderheden moeten handmatig worden ingevoerd in de digitale tachograaf. Ook rusttijden en andere activiteiten die niet automatisch zijn geregistreerd, moeten handmatig worden toegevoegd. Wanneer de tachograaf gebreken vertoont, noteert de chauffeur de activiteiten op de achterzijde van het printpapier. Hierop moeten de naam, het rijbewijsnummer en de handtekening van de chauffeur staan. Bij verlies, diefstal of een defecte bestuurderskaart moet vóór aanvang én aan het einde van de dienst een print-out worden gemaakt. Ook deze print moet zijn voorzien van naam, rijbewijsnummer en handtekening.

Aangifte bij verlies of diefstal bestuurderskaart

Bij verlies of diefstal van de bestuurderskaart moet direct aangifte worden gedaan bij de autoriteiten van het land waar het incident heeft plaatsgevonden. Ook in het land waar de kaart is afgegeven én in het land van gewone verblijfplaats moet aangifte worden gedaan.

Zonder bestuurderskaart mag maximaal vijftien kalenderdagen worden gereden, of langer als dit nodig is om het voertuig naar het bedrijf terug te brengen. Een nieuwe kaart moet onmiddellijk worden aangevraagd.

Tijdens het rijden zonder kaart moet de tachograaf worden bediend met de juiste symbolen: het stuurtje voor rijtijd, twee hamertjes voor overige werkzaamheden, een vierkant met diagonale streep voor wachttijd of beschikbaarheid, en het bedje voor pauzes en dagelijkse rust.

Bij controle moeten de print-outs en de bestuurderskaart van de dag van controle kunnen worden getoond, evenals de gegevens van de voorafgaande 56 kalenderdagen. Deze periode moet volledig zijn verantwoord, inclusief activiteiten en rusttijden. Wanneer niet dagelijks wordt gereden, kunnen de dagen zonder ritten worden verklaard met een patronaal attest.

Heb je vragen, neem dan contact op met onze ledenservice.

Update: 5 november 2025