Het invullen van de vrachtbrief

De ruimte op de vrachtbrief voor het vermelden van gegevens (vooral over de goederen) is niet altijd voldoende. Het is mogelijk om meer vrachtbrieven voor dezelfde zending af te geven, waarbij de omschrijving van de goederen varieert. Ook is het mogelijk, maar niet wenselijk, aanvullende gegevens op een afzonderlijk document te vermelden. Dit moet voorzien zijn van een uniek nummer, bij voorkeur het nummer van de vrachtbrief.

De afzender

De afzender is degene die de opdracht tot het vervoer heeft gegeven (opdrachtgever), niet te verwarren met het begrip aflader (laadadres). Dit onderscheid is van belang omdat de afzender onder andere verplicht is de vracht te voldoen. Verder is hij aansprakelijk voor de gevolgen van een eventuele overbelading. Als de aflader de vrachtbrief opmaakt, kan hij aangeven dat hij handelt in opdracht van (‘as agents of’) de afzender. Nadeel hiervan is dat de naam van de aflader dan op de vrachtbrief staat. Dat kan betekenen dat (ook) de aflader een boete krijgt als bij controle in het buitenland blijkt dat de lading niet goed is vastgezet of dat het voertuig is overbeladen.

De geadresseerde

De geadresseerde is degene die als zodanig aan de vervoerder is opgegeven. De geadresseerde hoeft niet dezelfde persoon te zijn als degene die de goederen uiteindelijk in ontvangst neemt.

Plaats van aflevering

De plaats waar de goederen moeten worden afgeleverd, moet nauwkeurig op de vrachtbrief staan. Bij voorkeur moet zijn vermeld of de goederen door de vervoerder gelost moeten worden.

De bijgevoegde documenten

De vervoerder is aansprakelijk voor de gevolgen van verlies of onjuiste behandeling van de documenten die aan de vrachtbrief zijn toegevoegd. Daarom moeten de ‘bijgevoegde documenten‘ op de vrachtbrief staan. Daarbij kan ook worden aangegeven wat de vervoerder met deze documenten moet doen, zoals het laten afstempelen door de douane.

Het aantal colli

Het vermelden van het aantal colli is van belang voor de bewijskracht van de vrachtbrief en soms voor de berekening van de vrachtprijs. Belangrijk is dat het aantal colli wordt vermeld en niet de verpakkingseenheid, zoals pallets of rolcontainers.

Het brutogewicht

Het vermelde brutogewicht is de basis voor de berekening van het maximumbedrag waarvoor de vervoerder aansprakelijk is als goederen beschadigd zijn of verloren zijn gegaan. Het is ook van belang om overbelading te voorkomen. Verder wordt het gewicht gebruikt voor het berekenen van de vrachtprijs.

De aard van de goederen

De afzender moet de inhoud of soort van de goederen altijd op de vrachtbrief vermelden.

Speciale opmerkingen

Als de afzender goederen ongefrankeerd of binnen een bepaalde termijn wil laten vervoeren, moet hij dat uitdrukkelijk op de vrachtbrief vermelden.

Ondertekening door geadresseerde en vervoerder

Als vervoerder en geadresseerde de vrachtbrief ondertekenen, tekenen ze voor een goede ontvangst van de goederen. Daarom moeten zij een uitdrukkelijk voorbehoud op de vrachtbrief maken als de goederen niet in goede staat worden aangeleverd. In de praktijk blijkt het niet altijd voldoende wanneer de persoon die de goederen in ontvangst neemt slechts een handtekening plaatst. Het is gewenst ook de naam van de ondertekenaar in blokletters te vermelden en een firmastempel te laten plaatsen.